Dokumente blitzschnell finden

Die paperless group liefert mit ihrem neuen Produkt noch schneller Dokumententreffer im Archiv. Die Lösung paperless-finder lässt sich in die ISKV-Anwendungen und anderen Programme der gesetzlichen Krankenkassen integrieren.
Die Tastenbelegung für die Schnellsuche lässt sich über eine übersichtliche Maske sehr einfach eingeben. (PresseBox) (Köln, ) Viel Zeit sparen können gesetzliche Krankenversicherungen (GKV) bei der Recherche in einem elektronischen Archiv mit dem neuen paperless-finder der paperless group. Der Kölner Dienstleister ermöglicht dem Anwender mit dieser universellen Schnellsuche einen direkten Aufruf eines oder mehrerer Dokumente aus der ISKV-Applikation heraus. Damit wird die Suche im elektronischen Archiv drastisch verkürzt. ISKV ist eine Basissoftware für die GKV und wird bei 290 Betriebskrankenkassen, Innungskassen und Ersatzkassen eingesetzt. Sie enthält sowohl administrative Komponenten als auch fachliche Funktionalitäten wie Melde- und Beitragswesen, Finanzbuchhaltung oder Leistungsverwaltung. In diesen Anwendungen kann der Nutzer mit dem paperless-finder einen gewünschten Text oder auch Zahlen wie eine Versichertennummer markieren und dann durch Drücken einer vorher definierten Tastenkombination innerhalb weniger Sekunden zum gewünschten Dokument im Archiv gelangen. Die neue Funktionalität steht für die Archivsysteme verschiedener Hersteller, unter anderem d.3 von d.velop, zur Verfügung und erspart das vergleichsweise umständliche Ausfüllen von Kriterien und Indexfeldern in den herkömmlichen Suchmasken. Die jeweilige Tastenkombination kann individuell und unter anderem für verschiedene Dokumentenarten festgelegt werden. So könnte „Strg und Taste F11“ die Suche nach einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sein und „Strg und Taste F12“ für die Recherche in einer Versichertenakte stehen. Die Mitarbeiter der Krankenkassen können mit dem paperless-finder noch rascher auf Kundenanfragen reagieren und ihre Arbeit somit sehr effizient erledigen.

Die mhplus Krankenkasse (mhplus BKK) in Ludwigsburg nutzt seit kurzem die Schnellsuche von paperless für die Recherche in ihrem d.3-Archiv aus der ISKV-Applikation heraus. Bei der mhplus BKK arbeiten bis zu 450 Anwender der insgesamt 780 Mitarbeiter mit dem System. Zeitgleich sind permanent etwa 90 bis 100 Mitarbeiter angemeldet. Pro Tag wurden im Juli 2006 durchschnittlich rund 2.800 Zugriffe auf die Dokumente registriert. Nimmt man im Mittel für die Suche im digitalen Archiv eine halbe Minute an (was in der Praxis eigentlich in der Regel sehr viel schneller abläuft) und für eine Suche im Aktenarchiv dagegen dreieinhalb Minuten, ergibt sich durch die Einführung des elektronischen Archivs und der Suche in digitalen Dokumenten eine Zeitersparnis von 142 Stunden pro Tag. mhplus-Projektleiter Ronny Neidel kommentiert: „Wir setzen für die Berechnung einer Zeitersparnis heute noch sehr konservative Werte an. Tatsächlich liefert die Schnellsuche uns die gesuchten Dokumente in maximal zehn Sekunden auf den Bildschirm. Die Vorteile gegenüber der Suche in unserem Archivraum sind also weit größer als die ermittelten 142 Stunden täglich.“ Die mhplus BKK hat gemeinsam mit der paperless group und der d.velop AG ein umfassendes Dokumenten-Management-System mit elektronischem Posteingang realisiert, welches unter anderem das Vertragsmanagement, Mitgliedsakten, Beitragsnachweise und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen verwaltet.

Der paperless-finder springt bei Eingabe der Tastenkombination direkt auf das gesuchte Dokument. Gibt es mehrere Dokumente, die zu dem Suchbegriff gehören, so wird eine Trefferliste angezeigt, aus der der Anwender per Mausklick das entsprechende Dokument aufrufen kann. Optional lässt sich in der ISKV-Anwendung auch eine einfache benutzerdefinierte Suchoberfläche aufrufen. In dieser können die definierten Suchkriterien manuell eingegeben werden. Diese Suchoberfläche ist unter Windows in das Systemtray integriert. Von dort aus wird es sowohl konfiguriert als auch gestartet.

Kontakt

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH
Industriestraße 165a
D-50999 Köln
Udo Prell
Geschäftsführer
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Walter Visuelle PR GmbH

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