Systematischer Umgang mit dem Wissen der Organisation

TÜV SÜD erklärt Umgang mit der neuen ISO 9001
Ulrich Wegner (PresseBox) (München, ) Die neue ISO 9001, deren Veröffentlichung für Ende 2015 geplant ist, führt den Begriff "Wissen" ein. Da dieser in der alten Norm nicht verwendet wurde, ist die Tiefe und Systematik des Themas neu. Hierfür definiert die ISO 9001:2015 Anforderungen an den Umgang mit dem Wissen der Organisation in folgenden vier Phasen analog zum PDCA-Zyklus: 1. Notwendiges Wissen für die Durchführung der Prozesse sowie die Konformität der Produkte und Dienstleistungen bestimmen, 2. Wissen aufrechterhalten und in ausreichendem Umfang vermitteln, 3. das vorhandene Wissen der Organisation im Vergleich mit erkennbaren Veränderungen betrachten und 4. notwendiges Zusatzwissen erlangen. Die Experten von TÜV SÜD erklären, wie Unternehmen die Anforderungen umsetzen können und was dabei zu beachten ist.

Die Einführung des Begriffs "Wissen" in der neuen ISO 9001 soll für die Bewahrung und Vernetzung von Know-how sensibilisieren, um Unternehmen zukunftsorientiert aufzustellen. "Da es sich um ein sehr breites Thema mit individuellen Definitionen handelt, muss jede Organisation für sich selbst festlegen, was sie darunter versteht", erläutert Ulrich Wegner, fachlicher Leiter der Zertifizierungsstelle der TÜV SÜD Management Service GmbH. "Je nach Größe und Art des Unternehmens kann der Blick auf das Thema 'Wissen' ganz unterschiedlich sein. Ein großer Automobilhersteller definiert beispielsweise andere Schwerpunkte als eine Rechtsanwalts- oder Steuerkanzlei." Die neuen Anforderungen zielen nicht darauf ab, den Umgang mit Wissen auf ein bürokratisches Informations- oder Dokumentenmanagement auszurichten, sondern den Prozess zu systematisieren und mit den Rahmenbedingungen des Qualitätsmanagements (QM) in Einklang zu bringen.

Die vier Phasen, welche die Anforderungen an den Umgang mit dem Wissen der Organisation definieren, enthalten verschiedene Schwer- und Anhaltspunkte, an denen sich Unternehmen orientieren können. So ist es zu allererst sinnvoll, Wissens- und Kompetenzziele festzulegen. Dafür sollten Unternehmen beispielsweise Wissen über die Erwartungen und Anforderungen der Kunden sowie über besondere Produktionsprozesse und Serviceabläufe identifizieren. Durch Schulungen, arbeitsplatznahes Lernen oder E-Learning können sie im Anschluss planen, wie die festgelegten Ziele zu erreichen sind.

In der zweiten Phase sollten Methoden bestimmt werden, um Wissen intern auszutauschen und zu erhalten. So können Mitarbeiter zum Beispiel Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten oder aus Fehlern im Sinne von "Lessons Learned"-Ansätzen an andere Kollegen weitergeben. Ein großes Risiko für Wissensverlust besteht, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden oder ihre Kenntnisse nicht teilen. Um dies zu verhindern, können Organisationen das vorhandene Know-how z.B. in Wikis sammeln und pflegen oder für einen gezielten Wissensaustausch sorgen.

In der dritten Phase ist es wichtig, neues, beispielsweise durch Schulungen vermitteltes Wissen zu bewerten, gegebenenfalls Mitarbeiter zum erreichten Wissensstatus zu befragen und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Eine große Herausforderung besteht darin, Veränderungen auf dem Markt oder im technologischen Bereich zu beobachten und zu analysieren, inwieweit diese das erforderliche Wissen im eigenen Unternehmen betreffen.

Gibt es Verbesserungspotenziale in bestimmten Bereichen, sind in der vierten Phase gezielte Maßnahmen zu ergreifen. Je nach Sachlage können Unternehmen beispielsweise die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Service-Anbietern weiterentwickeln oder ihre Mechanismen zur Absicherung von Wissen verbessern. So kann es sinnvoll sein, Kündigungsfristen für wissenskritische Funktionen zu verlängern oder das vorhandene Know-how durch Patente stärker zu schützen. Neben interner Weiterbildung können auch externe Quellen wie Newsletter, Fachzeitschriften, Mitgliedschaften in Verbänden oder wichtige Partnerschaften zur Wissenserweiterung genutzt werden. Die neue ISO 9001 sensibilisiert mit dem Thema "Wissen" Organisationen für nachhaltige und zukunftsorientierte Erfolgsfaktoren.

Weitere Informationen rund um die ISO 9001 gibt es unter
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Die TÜV SÜD Akademie bietet zudem Seminare zur Revision der Qualitätsmanagementnorm an
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