IQ-work Software AG überrascht im Vorfeld der DMS 2006 mit neuen Workflow-Tools

Innovative Lösungen für eine automatisierte Bearbeitung von Rechnungs- und Posteingängen
(PresseBox) (Maintal, ) Kurz vor Beginn der diesjährigen DMS in Köln überrascht die IQ-work Software AG mit zwei neuen Anwendungen, die das Workflow-Management-System IQ-work konsequent erweitern. IQ-work präsentiert zwei neue Tools zur automatisierten Bearbeitung zweier zentraler Arbeitsbereiche, dem Rechnungseingang und dem Posteingang. Auf dem Stand des Partners windream GmbH (Halle 8, Stand H-004 / G-003) können sich Besucher vom 19. bis 21. September 2006 von der Effektivität der vielseitigen und individuellen Lösung des Maintaler Workflow-Management-Spezialisten und speziell von den innovativen, neuen Anwendungen live überzeugen.

IQ-work RecOfficeFlow – Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang und verschwenden Sie keine wertvolle Zeit

Mit IQ-work RecOfficeFlow können Rechnungen schnell eingescannt und elektronisch weiter verarbeitet werden. Dabei werden die Sachbearbeiter von typischen Arbeitsabläufen und zeitaufwendigen, wenig produktiven Tätigkeiten beim Rechnungseingang weitestgehend befreit. Beispiele hierfür sind das Eintippen der Rechnungsinformationen, der Abgleich mit Bestell- und Lieferantendaten, der Versand per Hauspost, die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner, unnötige Rückfragen etc.

Die Rechnungen werden gescannt und softwaretechnisch ausgelesen. Somit wird jeder Rechnungseingang automatisch mit Referenz zur Stammnummer des Kreditors erfasst. Buchungsrelevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag werden aus dem gescannten Dokument ausgelesen, digitalisiert und zur Weiterbearbeitung an das jeweilige Warenwirtschafts- oder ERP-System, z.B. SAP, übergeben. Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich bei Übereinstimmung bis hin zur Durchbuchung im Warenwirtschafts- oder ERP-System vollständig automatisiert verarbeiten. Rechnungen ohne Bestellbezug werden mit einem elektronischen, standardisierbaren Rechnungsprüfungs-Workflow den Sachbearbeitern automatisch zugeführt. Jeder nur erdenkliche Prüfvorgang (Geschäftsprozess) kann mittels des grafischen Prozessmodellers modelliert werden und durch die Workflow-Software ohne aufwändige Programmierung direkt im Unternehmen ausgeführt werden. Das gibt Sicherheit und spart Ressourcen.

Mit IQ-work RecOfficeFlow für Rechnungseingänge kommen weitere Vorteile wie etwa die optische Archivierung zum Tragen. Das frühe Entfernen der Papierdokumente aus dem Arbeitsablauf trennt das. Dadurch wird die Buchhaltung spürbar entlastet. Das zeitkritische Erfassen und Buchen zu Abschlussterminen zum Beispiel am Monatsende wird deutlich entzerrt, da die Rechnungen im Workflow bereits vorerfasst werden. Kapazitätsgewinne und Kostenersparnisse sind das Resultat.

IQ-work PostOfficeFlow – Innovative Posteingangsverarbeitung mit Workflow für den gesamten Verwaltungs- und Buchhaltungs-Bereich

Die erste Station der Dokumentenbearbeitung ist häufig die Poststelle. Bereits hier verschenken viele Unternehmen, die ihre Briefe noch manuell sortieren und in Postkörbe legen, viel Zeit und Geld. IQ-work PostOfficeFlow ermöglicht eine einheitliche und vollautomatisierte papierlose

Verarbeitung aller Dokumente, egal, ob sie elektronisch oder per Post eintreffen. Die nun elektronisch vorliegenden Dokumente werden klassifiziert und über das IQ-work-Workflow-System sofort dem zuständigen Mitarbeiter zugestellt, der die Inhalte ohne manuellen Aufwand leicht weiterbearbeiten kann. Neben der schnelleren Verteilung und der einfachen Weiterverarbeitung bietet die Automatisierung des Posteingangs auch den Vorteil der besseren Dokumentation. Zu jeder Zeit kann jedes Dokument und dessen Bearbeitungszustand in IQ-work überprüft werden. IQ-work PostOfficeFlow gibt einen kompletten Überblick über alle eingegangenen Briefe, Faxe, E-Mails und Notizen, einschließlich ihrer vergangenen und aktuellen Stati im Prozess der Posteingangsverarbeitung. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass IQ-work komplett web-basiert ist und diese Lösung in vorhandene IT-Infrastrukturen einbettet werden kann und so für eine größtmögliche Funktionssicherheit sorgt.

Die DMS EXPO findet vom 19. bis 21. September 2006 auf dem Kölner Messegelände in Halle 8 statt. Besuchen Sie die IQ-work Software AG auf dem Stand des Partners windream GmbH in Halle 8, Stand H-004 / G-003.

Kontakt

IQ-optimize Software AG
Robert-Bosch-Straße 8
D-63477 Maintal
Peter Eggers
Drillisch AG - Unternehmenskommunikation
Pressesprecher (Fachpresse)
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