Warum sich Excel & Co nur bedingt zur Projektsteuerung eignen

Jörg Steiss über weitverbreitete, aber ineffiziente Vorgehensweisen und was man besser machen kann
Jörg Steiss Mindjet VP DACH, Eastern Europe & Nordics (PresseBox) (Alzenau, ) Jeder kennt das: Es gilt schnell ein kleines Projekt, etwa einen Workshop, eine Kampagne o. ä., vorzubereiten. Da wird nicht lange recherchiert, sondern die Aufgaben werden einfach mittels der vorhandenen Softwarewerkzeuge umgesetzt. Dieser Weg ist aber nicht immer sinnvoll und erfolgreich – dabei ist es so einfach und kostengünstig, attraktive Alternativen zu nutzen.

Herr Steiss, Sie behaupten, im Projektmanagement würden viel zu viele ungeeignete Tools zum Einsatz kommen. Was meinen Sie damit?

Steiss: In den Unternehmen gibt es zahlreiche Projekte, sogenannte Business-Projekte, die von Mitarbeitern geplant und durchgeführt werden, die weder ausgebildete Projektleiter sind, noch entsprechende Systeme zur Verfügung haben. PM-Software wie MS Project oder Oracle Primavera sind dafür viel zu mächtig. Wir sprechen bei Business-Projekten von kleineren bis mittleren Projekten, wie eine Event-Planung im Marketing, eine Produkt-Einführung, eine System-Migration in der IT, eine Forecast-Planung im Vertrieb oder ein neues Weiterbildungsprogramm in der Personalabteilung. In diesen Fällen greifen Mitarbeiter häufig auf Werkzeuge zurück, die sie schon kennen: Meeting-Protokolle werden in Word geschrieben und per Outlook verschickt, Notizen aus Brainstorming-Sitzungen werden abfotografiert und als Bilder auf dem File Server abgelegt und die Aufgabenplanung wird durch bunte Zeilen und Spalten in Excel abgebildet. Für die Mitarbeiter sind das naheliegende Lösungen, aber sie sind letztendlich für das Projektmanagement umständlich und ungeeignet, weil sie ja nicht wirklich dafür gedacht sind.

Aber gerade Excel scheint mir doch recht übersichtlich zu sein, wenn ich beispielsweise Tage und Wochen als Spalten anlege und die einzelnen Aufgaben in farbigen Zeilen markiere.

Steiss: Eine Gantt-Darstellung ist eine klassische Projektübersicht in zeitlicher Abfolge und Abhängigkeit. Und wer kein Gantt-Werkzeug zur Hand hat, kann vieles über Excel abbilden. Ein statischer Projektplan könnte in Excel ganz ähnlich aussehen, aber die Realität verlangt mindestens zwei wichtige Möglichkeiten: Flexible Änderungen und ergänzende Informationen.

Was heißt das genau?

Steiss: Zunächst zu den flexiblen Änderungen: In der Praxis läuft doch nicht immer alles nach Plan. Man muss schnell reagieren und korrigieren können, um trotzdem die definierten Ziele zu erreichen und ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Krankheitsfälle, Verzögerungen, neue Ideen, ergänzende Anforderungen von Partnern oder Kunden, all dies führt zu notwendigen Anpassungen. Das heißt eben auch, dass man ein Tool verwenden sollte, das schnell und einfach Änderungen erlaubt und dann aber auch neu entstandene Konflikte aufzeigt. Hier kommen Werkzeuge, die nicht für Projektmanagement bestimmt und entwickelt sind, schnell an ihre Grenzen. Manuelle Änderungen in Excel sind umständlich und automatische Neuberechnungen würden das Programmieren durch einen Excel-Profi erfordern.

Die zweite große Herausforderung ist die Zugänglichkeit zu den Informationen, die für die einzelnen Aufgaben notwendig sind. Zur Aufgabe „Angebot einholen“ gehören die entsprechenden Angebote; zur Aufgabe „Infoblatt erstellen“ gehören Produktbilder und ein erster Textentwurf, usw. D.h. es gibt im Kontext eines Projektes und der einzelnen Aufgaben immer zahlreiche Informationen, Dokumente, E-Mails usw., die irgendwo im Unternehmen, auf externen Webseiten oder in persönlichen Mail-Boxen liegen und anderen zugänglich gemacht werden sollen. Idealerweise sind sie direkt mit der Aufgabe verbunden, so dass ein Mausklick genügt, um die Informationen parat zu haben. Auch hier scheitern Tools, die nicht dafür geschaffen sind.

Wenn ich Sie richtig verstehe, geht es also im Wesentlichen um Übersichtlichkeit, Zeitersparnis und schnelle Verfügbarkeit. Das sind natürlich schlagende Argumente. Wie sieht es mit der Erfolgskontrolle aus?

Steiss: Status- und Erfolgskontrolle sind eine wichtige Voraussetzung, um sicher zu stellen, dass ein Projekt nach Plan läuft. Hier kommen häufig Checklisten zum Einsatz, die im Einzelfall zwar ihren Zweck erfüllen, aber in der Regel leider keine Abhängigkeiten und Konsequenzen abbilden.

Wie sieht denn dann Ihre Lösung aus, um alle von Ihnen erwähnten Aspekte zu erfüllen?

Steiss: Für wirkliche Großprojekte wie den Bau eines Flughafens braucht man professionelle Projektmanager und ein klassisches Projektmanagement- und Portfolio-System. Nichtsdestotrotz ist es auch hier wichtig für die kreative Planungsphase, kleinere Teilprojekte und beispielsweise Meeting-Protokolle dynamische Werkzeuge zu haben, denn die großen Systeme sind meist wenig flexibel und gehen auch nicht immer in die entsprechende Detailebene, die es für die Durchführung einzelner Aufgaben braucht.

In Ergänzung zu den großen Systemen und für die anfangs erwähnten Business-Projekte würde ich natürlich immer MindManager wählen. Das ist ein intuitives Software-Tool, das durch die visuelle Darstellung in sogenannten Mindmaps und die einfache Handhabung für jeden schnell einsetzbar ist. Mit MindManager können Sie Informationen sammeln und strukturieren sowie jederzeit Änderungen vornehmen. Durch Hyperlinks und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten lassen sich auch verteilte Informationen in den jeweiligen Projekt-Kontext einbinden. Funktionen wie beispielsweise die Budgetkalkulation oder eine Gantt-Ansicht sind gerade darauf abgestimmt, von weniger erfahrenen Projektleitern schnell und einfach eingesetzt zu werden. Die einfache Aufgabenverteilung und-kontrolle liefert jederzeit auf einen Blick den aktuellen Status aller Aufgaben. MindManager schließt sozusagen die Lücke zwischen den großen PM-Systemen und den Office-Werkzeugen, um gerade auch in kleineren und mittleren Projekten erfolgreich zu sein.

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