Identifikation verwendeter und nicht verwendeter Formulare im SAP-System

SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems als hilfreiches Tool
Screenshot der SAP-Formular-Analyse (PresseBox) (Röttenbach, ) Mit der SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems können verwendete und nicht mehr verwendete Formulare in SAP-Systemen auf Knopfdruck identifiziert werden. Das ist besonders für solche Unternehmen interessant, die ihre Ausgabeverfahren zentralisieren bzw. optimieren oder die Formularausgabe geräteunabhängig gestalten wollen.

In SAP-Systemen findet sich normalerweise eine Vielzahl von Formularen zu unterschiedlichen Geschäftsprozessen. Doch nicht alle diese Formulare werden tatsächlich noch gebraucht bzw. aktiv vom Mitarbeiter verwendet. Nicht selten kommt es vor, dass alte Versionen von Formularen nicht gelöscht werden. Stattdessen bleiben sie einfach im SAP-System gespeichert und werden ohne Grund auf neue Treiber angepasst oder bei Systemupdates getestet und gegebenenfalls modifiziert. All jene Formulare zu identifizieren, die sich tatsächlich im direkten Zugriff durch die Mitarbeiter befinden, ist deshalb häufig eine große Herausforderung. Dafür gibt es nun die SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems. Auf Knopfdruck können damit nicht mehr verwendete Formulare identifiziert und anschließend deaktiviert werden.

Insbesondere solche Unternehmen, die ihre Ausgabeverfahren zentralisieren oder optimieren und die Formularausgabe geräteunabhängig gestalten wollen, kommen um eine Bestandsaufnahme der Formulare nicht herum. Denn in diesem Zusammenhang muss geklärt werden, welche Formulare verwendet werden, wann und wie häufig die Ausgabe erfolgt, welche Ausgabegeräte- und Verfahren verwendet werden und wer die Ausgabe auslöst.

Die Antwort auf diese Fragen liefert die SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems. Denn sie identifiziert, welche Formulare im SAP wann, von wem, wie oft und auf welchem Drucker verwendet werden. Die Formulardaten werden in einer Tabelle gespeichert, deren aktueller Stand jederzeit über eine Transaktion ausgewertet werden kann.

Diese Analyse lohnt sich vor allem dann, wenn viele Formulare vorhanden sind und ein SAP Releasewechsel ansteht. Die Analyse macht offensichtlich, welche Formulare nach dem Releasewechsel getestet und weiterhin gepflegt werden müssen. Außerdem ist sie sinnvoll wenn ein großflächiger Austausch der Druckerflotte durchgeführt werden soll. Denn dann ist es wichtig zu wissen, welche Formulare auf die neuen Drucker umgestellt werden müssen.

Um die SAP-Formular-Analyse durchführen zu können genügt eine kleine Erweiterung im SAP System, die für die jeweils relevanten Formularverfahren SapScript, SmartForms bzw. IFbA aktiviert wird. Diese Erweiterung muss für einen ausreichend langen Zeitraum im SAP aktiv sein, um auch solche Formulare zu erfassen, die nicht täglich ausgeführt werden. Sie ist für aktuelle SAP ERP 6.0 Releasestände verfügbar.

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SEAL Systems AG
Lohmühlweg 4
D-91341 Röttenbach
Susanne Meier
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