EASY auf der DMS Expo 2006 / DMS-Lösungen für mehr Produktivität

(PresseBox) (Mülheim a. d. Ruhr, ) Unter dem Motto "We save time." präsentiert die EASY SOFTWARE AG auf der diesjährigen DMS Expo ihre erweiterten Lösungen für elektronische Archivierung und Dokumenten-Management. Im Mittelpunkt stehen dabei die branchen- und anwenderorientierten EASY SOLUTION PACKAGES, mit denen die Geschäftsprozesse in den Unternehmen beschleunigt, die Kosten gesenkt und die Produktivität deutlich gesteigert werden kann. Erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt werden zwei leistungsstarke Lösungen für die Rechnungseingangsverarbeitung unter Navision und SAP (EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV und EASY INVOICE for mySAP). Die SAP-Lösung beinhaltet das neu entwickelte Inbound-Modul EASY iCENTER. Außerdem zeigt der Mülheimer Software-Entwickler in einer Preview das speziell für die wachsenden Anforderungen in Ämtern und Behörden konzipierte EASY eGOVERNMENT.

EASY INVOICE erlaubt auch kleineren und mittelständischen Unternehmen, eine weitestgehend automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnungen kostengünstig bei sich einzuführen. Die Lösung berücksichtigt alle wesentlichen Prozesse von der Erfassung und Extraktion über Datenabgleich, Verifizierung und Kontierung bis hin zur Freigabe, Buchung und revisionssicheren Archivierung.

Um den Erfolg von EASY INVOICE seit der Premiere auf der diesjährigen CeBIT weiter auszubauen, wird das SOLUTION PACKAGE nun durch Inbound Center-Anwendungen für SAP und Navision ergänzt:

EASY INVOICE for mySAP und EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV

Dabei knüpft EASY INVOICE, ob nun unter SAP oder in der Microsoft Dynamics NAV-Umgebung, problemlos an die Rechnungseingangsprozesse des Unternehmens an und integriert sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe. Seine Daten bezieht EASY INVOICE von der vorgeschalteten OCR-Lösung EASY xTRACT.

Zu Beginn der Rechnungsverarbeitung bei mySAP-Anwendern steht die vielfach bewährte revisionssichere Ablage des "Originaldokuments" in EASY ENTERPRISE. Kreditor-Sachbearbeitern steht mit dem EASY iCENTER eine neu entwickelte Inbound-Lösung zur Verfügung, die als "Steuerzentrale" (Rechnungseingangsbuch) nach der Extraktion alle für die Rechnungsverarbeitung relevanten Daten bereitstellt. Die Buchungsdaten werden an SAP übergeben und als IDOC weiter verarbeitet. Die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt wahlweise in SAP-Business-Workflows oder in SAP-externen Web-Workflows. Im Falle von Preis- oder Mengenabweichungen können zusätzliche Workflows angestoßen werden, die dafür sorgen, dass die verantwortlichen Einkäufer automatisch benachrichtigt werden. Auch EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV kombiniert die neueste Technologie für die elektronische Rechnungslesung mit einem webbasiertem Workflow und sorgt damit in Navision-Umgebungen für einen hohen Automatisierungsgrad. Der aktuelle Status ist dabei für jedes Dokument jederzeit einsehbar.

In vielen Fällen kann mit Hilfe existierender Stamm- und Bestelldaten aus Microsoft Dynamics NAV eine vollautomatische Verarbeitung ohne Nutzereingriff erfolgen. So wird die tägliche Arbeit von unnötigem Ballast befreit und der Sachbearbeiter kann sein fachspezifische Wissen voll und ganz auf die "anspruchsvollen" Rechnungsfälle konzentrieren.

Der in beiden Invoice-Lösungen integrierte Web-Workflow von EASY DOCUMENTS ist multiplattformfähig und wird ganz einfach im Browser bedient. Der Anwender erhält EASY INVOICE mit einem maßgeschneiderten Best-Practice-Workflow. Das heißt, EASY INVOICE bildet unternehmensspezifische Rechnungsgenehmigungsprozesse so ab, dass sich alle beteiligten Mitarbeiter darin wiederfinden. Auch nachträglich kann EASY INVOICE mittels Microsoft Visio ganz einfach an veränderte Workflows angepasst werden. Die flexible Workflow-Engine erlaubt zudem, beliebige weitere dokumentenbasierte Prozesse zu erstellen.

EASY eGOVERNMENT (Preview)

Die Ansprüche der Bürger an die Serviceleistungen des öffentlichen Dienstes sind heute höher als jemals zuvor. Durch zügige Vorgangsbearbeitung, mehr Flexibilität und schnelle Auskünfte soll die Kundenzufriedenheit gesteigert werden - was aber angesichts des Personalabbaus vielerorts nur unzureichend gelingt. Vor diesem Hintergrund stellt das neue EASY eGOVERNMENT ein maßgeschneidertes Lösungspaket für Ämter und Kommunen dar, das die Arbeitsprozesse nachhaltig optimiert.

EASY eGOVERNMENT ist webbasiert, multiplattformfähig und offen zu anderen Systemen. Es lässt sich individuell an vorhandene Systemarchitekturen, Datenbankstrukturen und Arbeitsprozesse anpassen. Die Bedienung im Browser ist intuitiv und selbsterklärend. Vorgangsdaten und Prozesse können zu jeder Zeit in einem XML-basierten Format aufbereitet und so für andere Systeme zur Verfügung gestellt werden.

Mit EASY eGOVERNMENT lassen sich nicht nur E-Mails, Office-Dokumente und bestehende (Bürger-)Akten erfassen und kundenbezogen archivieren - auch die Briefpost kann weitgehend automatisiert gescannt, extrahiert, interpretiert, revisionssicher abgelegt und in digitaler Form den zuständigen Stellen im Haus zugeleitet werden. Die einzelnen Vorgänge werden einfach über Microsoft Visio definiert; die Kommune greift dabei auf den vordefinierten Best-Practice-Workflow zurück.

Die Erkennungsquote ist mit den vorkonfigurierten Einstellungen bereits sehr hoch und kann durch individuelle Einstellungen der Belegerkennung weiter gesteigert werden. Was EASY eGOVERNMENT nicht erkennt, wird manuell geprüft und eingegeben - und beim nächsten Mal von der lernfähigen Software korrekt interpretiert.

Mit EASY eGOVERNMENT haben alle Mitarbeiter, die über eine entsprechende Autorisierung verfügen, gleichzeitigen Zugriff auf die aktuellen Datensätze und können jederzeit Auskünfte über einen Vorgang geben, selbst wenn sie den Fall nicht persönlich bearbeitet haben. Dabei helfen eine Volltext- und Stichwortsuche oder entsprechende Suchmasken. Ausgewählte Daten können auch den Kunden selbst zur Verfügung gestellt werden - dazu werden ihnen entsprechende Zugangsrechte gewährt. So können jederzeit via Internet Bearbeitungsstände oder andere Informationen abgerufen werden, was den Mitarbeitern in den Behörden etliche telefonische Anfragen erspart. Ämter und Kommunen stehen dem Bürger damit praktisch "rund um die Uhr" zur Verfügung. Andreas Nowottka, Geschäftsbereichsleiter Produkte der EASY SOFTWARE AG: "Immer mehr Unternehmen und Behörden arbeiten am Limit und stehen unter hohem Zeit- und Kostendruck. Deshalb halten sie am Markt gezielt nach Lösungen Ausschau, die ihnen Zeit sparen und einen reellen, produktiven Mehrwert bieten. Mit den vorkonfigurierten EASY SOLUTION PACKAGES wird der Aufwand für das Customizing deutlich reduziert; somit können wir diese Best-Practice-Anwendungen zu einem sehr überschaubaren Betrag anbieten."

Die EASY SOLUTION PACKAGES, kurz ESP, sind teils Branchenlösungen für unterschiedlichste Sparten, teils branchenübergreifende Lösungen für bestimmte Unternehmensaufgaben. Gemeinsam ist den ESPs ihre besonders leichte Implementierbarkeit und ihre Anwenderfreundlichkeit durch intuitive Oberflächen und nahtlose Integration in bestehende Workflows. Bislang werden Lösungspakete für die Bereiche Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung, CRM, Postkorb- und Aktenspiegel (für Banken und Versicherungen) sowie für die digitale Bürgerakte angeboten; weitere Lösungen werden folgen.

Kontakt

EASY SOFTWARE AG
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D-45468 Mülheim
Joachim Urra
Marketing und Presse
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