Neue Klassifizierung als Basis für Prozessoptimierungen im Posteingang

ALOS mit intelligenter Klassifizierungslösung „AnyDoc Classify“ auf der DMS-Expo: Halle 8, Stand F091/G090
AnyDoc Classify (PresseBox) (Köln, ) Mit dem Produkt AnyDoc Classify präsentiert die ALOS GmbH, Köln, auf der diesjährigen DMS-Expo eine neue intelligente Klassifizierungslösung für Eingangspost und deren digitale Verteilung. In AnyDoc Classify werden unsortierte Dokumentenstapel gescannt und die Dokumententypen automatisiert erkannt. Die Bestimmung des Dokumententyps erfolgt auf der Basis von Formaten, bestimmten Merkmalen oder auch aufgrund des Dokumentinhalts. Die Lösung unterstützt bei der Klassifizierung eine Suche nach Schlüsselwörtern im Volltext. Die Dokumente werden automatisiert den nachfolgenden Prozessen zugeordnet. Index-Informationen können je nach Anforderung ebenfalls ausgelesen werden, so dass sich die Dokumente später in einem elektronischen Archiv leichter finden lassen. AnyDoc Classify fasst zusammengehörige Seiten zu einem Dokumenten-Set zusammen. Mit AnyDoc Classify können sowohl Image- als auch Textfiles klassifiziert werden. Die Prozessabläufe für AnyDoc Classify lassen sich mit Drag-and-Drop-Funktionalitäten auch für ungeübte Mitarbeiter einfach anlegen.

AnyDoc Classify bietet die Grundlage für beschleunigte Prozesse und eine erhöhte Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden. Gekoppelt an weitere Komponenten der AnyDoc-Produktfamilie entstehen ganzheitliche Lösungen, die ein effizientes Arbeiten mit Dokumenten ermöglichen. So können etwa über AnyDoc Captureit zusätzliche externe Stellen über das Internet in den Posteingangsprozess integriert und damit bereits digital vorliegende Eingangsbelege verarbeitet werden. Der AnyDoc BusinessWorkflow steuert die zu verarbeitenden digitalen Dokumente und Belege zielsicher an die entsprechenden Mitarbeiter im Unternehmen. Von großem Vorteil für Anwender und Entscheidungsträger im Unternehmen ist die hohe Transparenz der Prozesse, die die Einführung einer automatisierten Posteingangsbearbeitung mit sich bringt. Während papierbezogene Prozesse sehr viel länger dauern und die Auskunftsbereitschaft erschweren, kann man auf Basis der elektronischen Verarbeitung sehr schnell erkennen, wer einen Vorgang bearbeitet und wie der aktuelle Status des Dokuments ist.

Spezielle Arbeitserleichterungen ergeben sich auch im Bereich der Rechnungsbearbeitung. Kombiniert man AnyDoc Classify mit AnyDoc Invoice, lässt sich der gesamte Prozess im Rechnungswesen durchgehend automatisieren. Die in der Eingangspost enthaltenen Rechnungen werden dann automatisch erkannt und digital an AnyDoc Invoice übergeben. So können einerseits die relevanten Daten erfasst werden, andererseits übernimmt das System auch eine formelle Rechnungsprüfung sowie den Abgleich mit vorhandenen Bestelldaten. Mit dem AnyDoc BusinessWorkflow können die Dokumente innerhalb des Unternehmens zur Prüfung, Genehmigung und Kontierung verteilt und anschließend im ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem gebucht werden.

Dieter Woeste, Geschäftsführer der ALOS GmbH: „Sehr viele Schlüsselprozesse beginnen im Posteingang. Damit relevante Daten schnell in die Zielsysteme einfließen, bedarf es einer hochwertigen Klassifizierung. So werden Medienbrüche beseitigt. Die gesamte dokumentenbezogene Arbeit wird nicht nur effizienter, sondern auch qualitativ verbessert.“

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