Haben Sie ein Lizenzmanagement?

(PresseBox) (Karlsruhe, ) Darf ich die Antwort auf die obige Fragen vorwegnehmen? Ich nehme mal an, die Antwort ist Nein. Jedenfalls dürfte das die mit Abstand häufigste Antwort auf diese Frage sein. Und das, obwohl ein richtiges Lizenzmanagement in geschätzt 90% der Fälle zu wirtschaftlich spürbaren Einsparungen und in geschätzt 100% der Fälle zu einem nicht zu unterschätzenden Schutz vor Abmahnungen und Schadensersatzforderungen von Softwareherstellern führt.

Nahezu kein Unternehmen dürfte exakt die Lizenzen (hier stets gemeint als Nutzungsrechte an Software) besitzen, die es auch nutzt, oftmals nicht einmal die exakte Anzahl an Lizenzen, die es braucht. Wir reden dann von Überlizenzierung oder von Unterlizenzierung.

Überlizenzierung ist rechtlich gesehen erst einmal uninteressant. Sie haben dann eben zu viele Nutzungsrechte, Nutzungsrechte an Software, die Sie nicht mehr einsetzen oder für Arbeitsplätze, die nicht mehr besetzt sind o.ä. Wirtschaftlich gesehen aber schlummert hier oft ein ungehobener Schatz, denn Sie zahlen dann in der Regel für Lizenzen (wenn es Miet- oder Leasingverträge sind), die Sie nicht nutzen oder aber, Sie haben Lizenzen „herumliegen“, die Sie evtl. Weiterverkaufen könnten (zum Thema „gebrauchte Software“ finden Sie ein paar interessante Beiträge in unserem Kanzleiblog) und damit zu Geld machen können.

Unterlizenzierung ist rechtlich betrachtet das gefährliche. Das bedeutet nämlich, Sie nutzen Softwarekopien, für die Sie keine Nutzungsrechte (Lizenz) erworben haben. Das geht schneller als Sie denken, bspw. dadurch, dass ein Mitarbeiter sich ein Programm herunterlädt, das er zur Erledigung einer bestimmten Arbeit braucht und das für gewerbliche Nutzung lizenzpflichtig ist oder aber das nach einer bestimmten Testphase gekauft werden muss oder aber Sie nutzen schlicht die falschen Softwareversionen (bspw. die Student-Version von Microsoft Office statt der regulären) o.ä. Immer dann hat der Urheber bzw. Rechteinhaber, in der Regel der Softwarehersteller Ansprüche gegen Sie und zwar auf Unterlassung und Schadensersatz (mindestens in Höhe der ersparten Lizenzgebühren). Daneben ist das Ganze auch noch strafbar (§§ 106 ff. UrhG) oder eine Ordnungswidrigkeit (Bußgeldbescheid droht).

Was also ist zu tun? Setzen Sie ein sauberes Lizenzmanagement auf, indem Sie in einer Datenbank alle genutzten Softwarekopien im Unternehmen erfassen, den Tag des Lizenzerwerbs, die Dauer der Lizenz, den Umfang derselben, die Nutzer dieser Software etc. Und dann muss diese Liste natürlich leben, also immer aktuell gehalten werden und es muss ein Prozess etabliert werden, der das Erkennen von Über- und Unterlizenzierungen ermöglicht.

Ob das auch einfacher geht? Grundsätzlich ja: Sie fragen einfach uns und wir kümmern uns darum.

Timo Schutt
Rechtsanwalt
Fachanwalt für IT-Recht

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