Einfach und effizient 4000 Gäste persönlich einladen

Bringen Sie die Organisation Ihres Event auf den nächsten Level!
AMAG Summer-Night 2015 (PresseBox) (Schaffhausen, ) Gibt es etwas Schöneres, als gemeinsam den Sommer mit einem rauschenden Fest einzuleiten?

Genau das hat sich auch das grösste Schweizer Automobilunternehmen gefragt und kurzerhand die AMAG Summer-Night 2015 lanciert. Bei ungezwungener Atmosphäre sollten Kunden und Mitarbeiter im schönen Garten des Restaurants Sommerlust flanieren können und sich beim Grill-Buffet verwöhnen lassen. colada übernahm dabei das gesamte Gästemanagement inklusive Lettershop.

Im nachfolgenden Abschnitt wird der colada Lettershop näher vorgestellt. Bevor wir uns aber den Business Case genauer anschauen, gilt es zu klären, was unter einem Lettershop verstanden wird. Hierfür bedienen wir uns an der grössten freien Enzyklopädie - Wikipedia: «Unter einem Lettershop versteht man das be- und verarbeiten von Mailings, Katalogen oder anderen personalisierten Sendungen, die der Post übergeben werden.»

Ausgangslage

Die Herausforderung für die Summer-Night war, aus einem Kundenstamm von rund 4.000 Personen ausgewählte Teilnehmer einzuladen, Registrierungen über ein Web-Formular abzuwickeln und eine finale Gästeliste bereitzustellen. Eine wichtige Vorgabe stellte das fristgerechte Versenden der Einladungen dar. Dazu wurde der komplette administrative Aufwand des Lettershops an colada übertragen.

Einladungen

Von 4.000 Kunden wurden 1800 via E-Mail und 2800 per Post eingeladen. Dabei übernahm colada in einem ersten Schritt das Design der Einladungen. Dazu gehörte auch die Sicherstellung, dass die Unterschrift des zuständigen Verkäufers übernommen wurde. In einem zweiten Schritt wurden die Briefe ausgedruckt, gefaltet, in ein Couvert gepackt und versendet.

Registrierung

Die Einladung enthielt einen persönlichen Code, mit welchem der Gast sich auf der von colada vorbereiteten Webseite einloggen konnte. Dort fand der Kunde das Registrierungsformular vor und konnte sich selbst sowie eine Begleitperson anmelden.

Retouren

Im colada Lettershop ebenfalls enthalten, ist das Verwalten allfälliger Retouren in einem dritten und letzten Schritt. Dazu gehört ebenso das Beantworteten von Rückfragen sowie das Überwachen des Anmeldekontingents.

Fazit

Unter Berücksichtigung der vielen Anmeldungen und Reaktionen innert kürzester Zeit sowie des ausgebuchten Gästekontingents von 400 Personen, lässt sich ein überaus positives Fazit ziehen. Am Event selbst sorgten sommerliche Temperaturen, ein reichhaltiges Buffet und musikalische Begleitung von DJ Mr DA-Nos für optimale Rahmenbedingungen, um sich im Garten der Sommerlust verwöhnen zu lassen.

AMAG-CEO-Sandro-Schwager-Testimonial für colada

«Die Idee der AMAG Summer-Night ist sehr spontan entstanden und wir wollten, trotz der kurzen Vorbereitungszeit, dennoch einen sehr professionellen Auftritt sicherstellen. Mit der Firma colada haben wir einen Partner gefunden, welcher unsere Erwartungen sehr schnell aufnehmen und in die Tat umsetzen konnte. Wir mussten uns lediglich um die Adressen kümmern - den Rest erledigte colada! Der gesamte Prozess verlief einwandfrei und die Kunden äussersten sich sehr positiv über die hochwertige Einladung. Sehr geschätzt wurde die Einfachheit mit bereits vordefinierten Feldern - eine mühelose Registrierung hat massgeblich zum Erfolg dieses Events beigetragen. Herzlichen Dank!»

Kontakt

colada ag
Mühlenstrasse 26
CH-8200 Schaffhausen
Mario Pfeiffer
Pressearbeit

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