Open Text präsentiert neue Version seiner Lösung für Vertragsmanagement

Exklusiv zur DMS Expo 2006
(PresseBox) (München, ) Open Text (Nasdaq: OTEX, TSX: OTC), führender Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software, stellt exklusiv zur DMS Expo 2006 die neue Version 1.5 seiner Vertragsmanagementlösung „Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ vor. Wichtigste Neuerungen sind die Integration in SAP® und die intelligente Nutzung von vordefinierten Vertrags- und Textbausteinen innerhalb von Microsoft Word. Workflows zur weitgehenden Automatisierung und Unterstützung von Freigabeprozessen lassen sich jetzt auf der Ebene verschiedener Vertragsarten definieren und überwachen. Änderungen, die sich durch Fusionen, Unternehmenskäufe oder Umfirmierungen bei den Vertragspartnern ergeben, können automatisiert durchgeführt werden. Als abteilungs-, aber auch konzernweit einsetzbare Lösung deckt Contract Lifecycle Management den vollständigen Lebenszyklus aller Verträge entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens ab, ob Einkaufsverträge, Kooperationsverträge, Beratungsverträge, Geheimhaltungserklärungen oder Personalverträge. Die Lösung lässt sich wie alle ECM-Bausteine von Open Text nahtlos in die bestehende Infrastruktur des Kunden einbinden. Mehr Transparenz, höhere Prozessproduktivität, reduzierte Kosten und eine lückenlose Qualitätssicherung durch das zuverlässige Einhalten von unternehmensinternen und -externen Regularien (Compliance) sind das Ergebnis. Einer der prominentesten Anwender der neuen Lösung ist unter anderem die Rechtsabteilung einer der weltweit größten Technologiekonzerne. Der DMS Expo 2006-Stand von Open Text befindet sich in Halle 8, Nr. E060/F061.

Nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens, ob Einkauf, Verkauf, Personalwesen, M&A, IT oder auch das Finanzwesen haben an den Vertragsprozessen und damit am Lebenszyklus von Verträgen Anteil. Vertragsmanagement ist daher ein integraler Bestandteil der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.

Die Vertragsmanagementlösung „Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ bietet Anwendern einen standortunabhängigen personalisierten Zugriff auf Verträge und es wird eine konsequent prozessorientierte Sicht auf jede Art von Vertrag ermöglicht. Vollständig integrierte ECM-Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, flexible Suchmöglichkeiten, revisionssichere Archivierung sowie Wiedervorlagen und Auswertungen nach Kriterien wie Vertragslaufzeiten oder Vertragsvolumen pro Kunde unterstützen den Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit und sorgen für vollständige Transparenz zu Verträgen und begleitenden Dokumenten sowie zu jedem einzelnen Prozessschritt.

„Livelink ECM – Contract Lifecycle Management deckt alle Phasen des Lebenszyklus von Verträgen lückenlos ab, begonnen bei den Vertragsverhandlungen über die Vertragsgenehmigung, -änderung und -erfüllung bis hin zur Beendigung und sicheren Aufbewahrung“, so Jan Hendrik von Ahlen, Manager Business Unit EMEA Solutions, Open Text. „Ein konsequent prozessorientiertes Vertragsmanagement birgt ein enormes Wertschöpfungspotenzial in sich. Denn damit sind die Unternehmen in der Lage, Prozesskosten zu sparen und allgemeine Qualitätsstandards unternehmensweit zuverlässig und nachvollziehbar einzuhalten. Finanzielle Verluste, die sich durch die Verletzung von vertraglich vereinbarten Pflichten oder umgekehrt die Nichtwahrnehmung von Rechten bei Großunternehmen schnell zu mehreren Millionen Euro summieren können, lassen sich zuverlässig vermeiden, rechtliche Risiken etwa im Zusammenhang mit Corporate Governance-Richtlinien oder gesetzlichen Bestimmungen minimieren.“

Herzstück der Vertragsmanagement Lösung ist die Vertragsakte, die nicht nur den Vertrag, sondern auch alle dazugehörigen Informationen rund um dessen Entstehung und Erfüllung enthält. Zu diesen Informationen zählen u.a. Referenzierungen auf Rahmenvereinbarungen, E-Mails, Protokolle oder Notizen, die für den Vertrag eines Kunden maßgeblich sind, aber auch Zuständigkeiten von Mitarbeitern, die am Lebenszyklus des Vertrages beteiligt sind. Es wird eine 360 Grad-Sicht auf den Vertrag hergestellt. Durch die nahtlose Integration in die Microsoft Office Welt können per Drag and Drop E-Mails einzelnen Vertragsobjekten zugeordnet oder ein Dokument direkt aus Word als neue Version im System gespeichert werden. Benutzer können direkt aus dem Microsoft Explorer auf Vertragsinformationen zugreifen oder diese anlegen, ohne ihre gewohnte Umgebung zu verlassen. Auf der anderen Seite stellt die Integration mit SAP sicher, dass die in der Lösung erfassten Stammdaten zu einem Vertragspartner mit den SAP-Stammdaten übereinstimmen. Vertragsakten, die im System abgelegt sind, lassen sich mit SAP Business-Objekten verknüpfen und direkt im SAP-System anzeigen sowie direkt aufrufen.

Alle Lösungskomponenten der „Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ Lösung sind nicht nur Bestandteil des Open Text Produktportfolios, sondern darüber hinaus auch nahtlos mit allen anderen Open Text Produkten integriert. In Verbindung etwa mit der Lösung Livelink Enterprise Scan können Verträge, die bislang nur in Papierform existieren und deren Verwaltung in Papierarchiven häufig einen nicht unrelevanten Kostenfaktor darstellen, elektronisch erfasst und in das System überführt werden. Über eine Barcode-Funktion wird zudem sichergestellt, dass ebenfalls die unterzeichneten finalen Verträge in das System überführt und Medienbrüche vermieden werden.

„Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ wird allen Anforderungen an eine ausgereifte und hochintegrierte Vertragsmanagement-Lösung gerecht und unterstützt Unternehmen bei der optimalen Unterstützung ihrer Vertragsprozesse entlang der Wertschöpfungskette.

Weitere Informationen über die Open Text Contract Management-Lösung können unter http://www.opentext.com/... abgerufen werden.

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