Session-Dokumente und Anträge rechtsverbindlich archiviert

(PresseBox) (Salzwedel, ) Versehentliches Löschen nicht mehr möglich – durch eine neue Schnittstelle der DMS- und Archivlösung von codia zum Ratsinformationssystem Session werden alle Sitzungsdokumente automatisch in einem langfristig stabilen Format aufbewahrt.

Ob es der schnelle Zugriff auf Sitzungsunterlagen ist oder ein kurzer Einblick in den aktuellen Terminkalender – vom Bürger über den Stadtrat bis zum Oberbürgermeister bietet das Ratsinformationssystem Session heute für verschiedenste Nutzer bequemen online-Zugriff auf sämtliche Informationen rund um das Sitzungsmanagement. Eine revisionssichere elektronische Archivierungsmethode erlaubt es dabei, auf die Archivierung in Papierform zu verzichten. Die codia Software GmbH hat hierfür eine Anbindung von Session an die DMS- und Archivsysteme d.3 von d.velop und SAPERION geschaffen. Die Schnittstelle ermöglicht das elektronische Ablegen von Vorlagen, Sitzungsunterlagen und begleitenden Dokumenten sowie deren Recherche aus Session heraus und die Übernahme der Session-Berechtigungen in das Archiv. Die Session-Datenbank verwaltet lediglich einen Link auf die archivierten Dokumente. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt aus Session heraus oder auch unabhängig vom Ratsinformationssystem.
Vor dem Hintergrund von eGovernment scheint die Verbindung von Sitzungsmanagement mit elektronischem Archiv zwingend, vor allem aufgrund elektronisch unterschriebener Dokumente. Denn zunehmend werden Dokumente – Einladungen, Niederschriften, Beschlüsse, Expertisen oder sonstige Schreiben – heute elektronisch erzeugt und verschickt und bedürfen nach Verwaltungsverfahrensgesetz einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Elektronische Signatur verliert an Haltbarkeit
Als Gegenstück zur klassischen handschriftlichen Unterschrift muss die elektronische Signa-tur die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit des unterschriebenen Dokuments gewährleisten. Das heißt, dass die Nachricht auch wirklich vom angegebenen Absender stammen muss (Authentizität), unversehrt bleiben muss und nicht unterwegs unautorisiert modifiziert werden darf (Integrität) und vertrauliche Informationen nicht zu unautorisierten Parteien gelangen dürfen (Vertraulichkeit). Hohe Anforderungen also, die nur gewährleistet werden, wenn dem Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungs- und Signaturverfahren genutzt werden.
„Hier kommt der Stolperstein“, erklärt Laurenz Stecking, Geschäftsführer der codia Software GmbH, „weil die verwendeten kryptographischen Algorithmen mit der Zeit technisch überholt sind und unsicher werden, kann im Gegensatz zu Papierdokumenten die Integrität und Au-thentizität elektronisch signierter Dokumente im Laufe der Zeit abnehmen. Verfällt aber die elektronische Signatur und müssen alle Dokumente mit neueren kryptographischen Verfah-ren nachsigniert werden, bedeutete dies einen immensem Aufwand für den Fall, dass die elektronischen Dokumente unstrukturiert und verteilt in den einzelnen Fachanwendungen aufbewahrt sind.“ Wer keine verwaltungsweite und revisionssichere Archivlösung einsetzt, hat in diesem Fall schlechte Karten.
Als Lösung empfiehlt der IT-Experte die Einrichtung eines zentralen verwaltungsweiten Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems. Durch die Nutzung einer gemeinsamen Archivinfrastruktur können alle zentral gespeicherten Signaturen aufgefrischt werden - ob sie aus dem Ratsinformationssystem stammen, im Rahmen von eVergabe und eBau angefallen sind, es sich elektronische Rückmeldungen handelt, die Auf-bewahrungspflicht zehn Monate oder zehn Jahre beträgt oder... Ein Heraussuchen aus den einzelnen Fachanwendungen ist dann nicht mehr nötig.
Hinzu kommt der Rationalisierungseffekt zeit- und papierintensiver Arbeitsprozesse durch den Einsatz moderner DMS-Software - weg von der papiergebundenen hin zur elektroni-schen Vorgangsbearbeitung und Archivierung – eines der größten Potentiale zur Kostenreduktion im öffentlichen Sektor. Um bis zu 75% kann sich der Zeitaufwand für das Einsortieren reduzieren, wenn Dokumente nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch verwaltet werden. Erforderliche Akten sind immer vollständig und sofort verfügbar; mehrere Sachbearbeiter können gleichzeitig auf eine Akte zugreifen.
Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation und Verwaltung elektronischer Do-kumente nutzen die codia-Archivlösungen und Session den Daten- und Diensteprozessor ProGOV. Verschiedene eGovernment Anwendungen laufen damit auf nur einer Plattform, was eine leichte und kostengünstige Implementierung ermöglicht. Der codia ProGOV Archiv-Adapter stellt eine Lösung zur Verwaltung und langfristigen, revisionssicheren Archivierung aller in einer Verwaltung auf elektronischem Wege eingehenden Dokumente und Nachrich-ten dar – ob sie aus dem Baugenehmigungsverfahren stammen, einem Ratsinformationssys-tem, dem E-Mail-System oder auch einer Office Anwendung. Für die Archivplattformen d.3 und SAPERION und den ProGOV codiaArchivAdapter bietet die codia Software GmbH ne-ben der Session-Integration weitere Lösungen an, unter anderem für die BereicheBau, Owi und KFZ Zulassung.
Organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll ist die elektronische revisionssichere Archivierung für grundsätzlich alle Dokumente, die langfristig aufzubewahren sind – und dazu zählen auch Dokumente aus dem Sitzungsdienst. Das gilt sowohl für selbst erzeugte elektronische als auch für eingehende Dokumente wie allgemeinen Schriftverkehr oder einge¬scannte Pläne, Gutachten etc. Zu beachten ist dabei, dass eine Umwandlung in ein langfristig stabiles For-mat wie z. B. TIFF automatisch stattfindet.
Durch die Archivintegration in Session lässt sich bequem auch ein im DMS hinterlegter Ak-tenplan verwenden: Bei der Erstellung eines Dokumentes fragt Session das DMS automa-tisch nach einem Aktenplanzeichen und führt dieses anschließend mit. Bei der Archivierung wird das Aktenplanzeichen dann als Bestandteil der XML-Datei mitübergeben.
Laurenz Stecking ist sich sicher: „Behörden und Kommunen müssen sich mit wachsendem eGovernment zwangsläufig mit elektronischer Archivierung befassen, denn das eine funktio-niert nicht ohne das andere.“ Die verschiedenen codia DMS- und Archivlösungen sorgen ver-fahrensübergreifend für eine rechtskonforme Behandlung der elektronisch signierten Doku-mente und stellen verwaltungsweit sicher, dass alle elektronischen Dokumente entsprechend ihrer Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden und Nachsignaturen bei Bedarf stattfinden. Si-chergestellt ist, dass immer das Original mit Signatur und Laufzettel archiviert werden. Bei absichtlicher oder unabsichtlicher Änderung bleibt das Original dennoch bestehen, ein ver-sehentliches Löschen ist damit unmöglich.

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