Spreadsheets in Banken: Unverzichtbar und hoch riskant

Studie: Tabellenkalkulationen sind allgegenwärtig, aber selten systematisch verwaltet
(PresseBox) (Frankfurt am Main, ) Nach Erkenntnissen einer Untersuchung von Lepus Consulting unter Top-Finanzdienstleistern in Großbritannien, kommen Tabellenkalkulationen (Spreadsheets) in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz. Aber nur die wenigsten Finanzkonzerne haben die damit einhergehenden Risiken im Blick.

Die Untersuchung konzentrierte sich auf fünf Hauptbereiche: Das Ausmaß der Spreadsheet-Nutzung bei den befragten Banken, die Prozesse, in denen Tabellenkalkulationen zum Einsatz kommen, sowie das Management von Spreadsheets. Außerdem wurden die damit verbundenen Risiken beleuchtet und ausgelotet, ob Kontrollmöglichkeiten über Spreadsheets genutzt werden. Lepus Consulting ist eine Managementberatung für Finanzdienstleister. Die qualitative Studie wurde im Auftrag von Actuate im Sommer dieses Jahres durchgeführt.

Spreadsheets sind heute ein integraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit von Finanzdienstleistern. Jedoch sind mit der allgegenwärtigen Nutzung eine Vielzahl von Risiken verbunden, die dem Ansehen und der Rentabilität der Unternehmen schaden können. Die Studie konzentriert sich auf die gesamte Bandbreite der Spreadsheet-Nutzung, um einen Einblick in die aktuellen Branchenpraktiken zu bekommen und untersucht besonders die Funktionen und Zwecke, für die Spreadsheets in Front, Middle und Back Offices genutzt werden.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Untersuchung:

Ausmaß der Spreadsheet-Nutzung

- Spreadsheets werden in allen Front Office-Bereichen genutzt. Das heikelste Einsatzgebiet im Front Office ist der Handel mit Wertpapieren (Trading). Dabei kommen Spreadsheets für Preiskalkulation, Wertfeststellung, sowie Risiko- und Gewinn- und Verlust-Rechnung zum Einsatz.

- Spreadsheets sind Kernbestandteil der Berichtsprozesse im Middle und Back Office. Demzufolge werden Spreadsheets zur Daten-Aggregation genutzt, also zur Konsolidierung von Daten aus mehreren Quellen zum Zweck der anschließenden Analyse.

Risiken der Spreadsheet-Nutzung

- Ein Mangel an Genauigkeit in der Nutzung gefährdet ganz grundlegend die Integrität vieler Spreadsheets. Manuelle Eingriffe, Nachlässigkeit oder übertriebene Eile können zu großen Problemen führen, etwa durch falsches „Copy and Paste“ und „blindes Verknüpfen“ von Spreadsheets. Unter solchen Umständen kann die „single version of the truth“ nicht gewährleistet werden.

- Der regulatorische Druck steigt. Viele der befragten Banken sehen sich gezwungen, dem Gesetzgeber immer einen Schritt voraus zu sein und setzen deshalb auf eine Verbesserung des Spreadsheet Managements.

Management von Spreadsheet-Prozessen und Einsatzumgebungen

- Viele Firmen haben zwar mittlerweile ein unternehmensübergreifendes Gremium zur Steuerung des Spreadsheet Managements eingerichtet. Doch bis zu 50 Prozent der Finanzinstitute belassen die Verantwortung bei den einzelnen Geschäftsbereichen, sodass es zu deutlichen Abweichungen bei der Strenge der Kontrollen kommen kann.

Kontrolle über die Spreadsheet-Nutzung gewinnen.

- Eine automatisierte, Server-basierte Spreadsheet-Generierung schließt menschliche Fehler aus. Eine automatische Spreadsheet-Erstellung, bei der jede Tabelle aus einer Blaupause abgeleitet wird, vermeidet die Probleme manueller Eingriffe.

- Die automatische, zeitgesteuerte Verteilung erhöht die Effizienz der Spreadsheet-Nutzung. Zur Verkürzung der Time-to-Market ist es unverzichtbar, prozessrelevante Spreadsheets zeitgerecht zu verteilen, damit der Prozess selbst nicht ins Stocken gerät.

Die vollständige Studie untersucht einige der für die Spreadsheet Nutzung typischen Risiken und analysiert, wie Finanzdienstleister versuchen, ihre Spreadsheet-Prozesse zu managen. Es zeigt auch, wie einige dieser Probleme gelöst werden können und entwirft abschließend ein Best Practices-Modell für das Spreadsheet Management.

„Spreadsheets gehören weltweit zu den meistgenutzten Applikationen und sind das bevorzugte Reporting- und Analyse-Tool für viele Profis, weil man mit ihrer Hilfe Informationen austauschen und gemeinsam daran arbeiten kann“, kommentiert Vincent De Gennaro, Vice President EMEA bei Actuate. „Trotz ihrer Beliebtheit stellen unsachgemäße, ungenaue oder ohne ausreichende Kontrolle genutzte Spreadsheets eine größere Gefahr für Unternehmen dar, als man sich vorstellen kann.“

Vincent De Gennaro fügt hinzu: „Die Untersuchung von Lepus bestätigt unsere Überzeugung, dass Spreadsheets wirklich allgegenwärtig sind und Unternehmen damit kämpfen, sie angemessen zu kontrollieren, ohne ihre Vorteile für den selbstbestimmten Anwender einzuschränken. Genau das bieten wir mit Actuate 9 e.Spreadsheet: Eine Anwendungsplattform für Spreadsheet-Management, mit der Unternehmen das Fehlerpotenzial und die Risiken der herkömmlichen Spreadsheet-Nutzung eindämmen können, während das Wissen, das in ihnen steckt, erhalten bleibt.“

Die vollständige Studie „The Management of Spreadsheet Use in Financial Services“ steht nach Registrierung zum Download bereit unter http://www.actuate.com/....

Weitere Informationen über Actuate und Spreadsheet Management erhalten Sie unter http://www.actuate.com/... .

Journalisten und Analysten erhalten die Studie auf Anfrage direkt bei Hotwire.

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