Sitzungsmanagement einfach im Griff - Anwenderbericht der Verbandsgemeinde Weißenthurm

Sichere Langzeitarchivierung von Sitzungsunterlagen im Archiv EASY PROXESS
(PresseBox) (Salzwedel, ) "Sitzungsmanagement einfach im Griff" war das Thema eines Vortrags im Rahmen des "Praxistag Kommune" zur DMS Expo 2006 in Köln.

Vorgestellt wurde der integrierte Einsatz des Archivsystems EASY PROXESS in das Sitzungsverwaltungprogramm Session für Ämter und Behörden am Beispiel der Verbandsgemeinde Weißenthurm am Rhein. Karl Heift, EDV-Leiter der VG Weißenthurm, Karl-Heinz Breuch von der Somacos GmbH & Co. KG, Günther Esch von Esch & Pickel GmbH, sowie Lutz Krocker von Akzentum GmbH zeigten hier die Vorteile der integrierten Lösung auf.

Die Verbandsgemeinde Weißenthurm als zweitgrößte Verbandsgemeinde in Rheinland-Pfalz mit ca. 150 Mitarbeitern führt jährlich etwa 300 Sitzungen in 60 Gremien durch. Zur Vor- und Nachbereitung der Sitzungen ist bereits seit mehreren Jahren das Sitzungsmanagementsystem "Session" im Einsatz. Die dabei entstehenden Dokumente und Anlagen wie Einladungen, Beschlussvorlagen, Beschlüsse, Fachanlagen und Stellungnahmen müssen zum Teil sogar doppelt für die Verbandsgemeinde selbst als auch für die Gemeinden und Städte archiviert werden.

Nachdem seit zwei Jahren bereits erfolgreich über eine Schnittstelle alle Kassenanordnungen, Rechnungsbelege, Steuerbescheide und Haushaltspläne mit EASY PROXESS archiviert werden, entschloss man sich Anfang 2005 auch eine Integration von Session zu EASY PROXESS zu realisieren. Sitzungseinladungen, Beschlussvorlagen, Beschlussfassungen sowie Nachträge werden nun seit etwa einem Jahr automatisch ins EASY PROXESS Archiv übergeben, mit Barcodeverfahren indexiert und damit zu Vorgängen zusammengefasst.

Durch die Integration der beiden Systeme wird der Arbeitsaufwand für das Sitzungsmanagement entscheidend vereinfacht. Zusätzlich besteht für alle Beteiligten die Möglichkeit auch mit der komfortablen Volltextsuche in EASY PROXESS, Beschlüsse und Sitzungsprotokolle jederzeit zu recherchieren und einzusehen. Alle Vorgänge werden mit den zugehörigen (unterschriebenen) Dokumenten verknüpft und können gemeinsam aus Session heraus wieder aufgerufen werden. Neben besserer und schnellerer Information bietet das EASY PROXESS Archiv gleichzeitig die sichere Langzeitarchivierung aller Dokumente an einem zentralen Ort.

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Bernd Thiem
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