Mikrofilm-Archiv bei der Deutschen Steinkohle AG abgebaut

ALOS GmbH digitalisierte komplettes Mikrofilmarchiv mit mehr als vier Millionen Imagedateien in nur fünf Monaten
Die Deutsche Steinkohle AG verwaltete mit ihrem ursprünglichen Mikrofilmarchiv alle Dokumente ihrer rund 400.000 Mitarbeiter. (PresseBox) (Köln, ) Die ALOS GmbH, Köln, hat bei der Deutschen Steinkohle AG (DSK) ein umfangreiches Mikrofiche-Archiv digitalisiert. Insgesamt 20.331 Planfilme mit mehr als vier Millionen Imagedateien wurden von dem Komplettanbieter für Dokumenten-Management-Lösungen gescannt, indiziert und auf optischen Datenträgern an ein bestehendes IXOS-Archiv übergeben. ALOS hielt dabei das vorgegebene Zeitfenster von nur fünf Monaten zuverlässig ein. Die Deutsche Steinkohle AG mit Hauptsitz in Herne verwaltete mit ihrem ursprünglichen Mikrofilmarchiv alle Dokumente ihrer rund 400.000 Mitarbeiter. Jährlich ist hier eine Zahl von etwa 4.000 Anfragen von Rentenversicherungen, Knappschaften und anderen Institutionen zu bearbeiten. Das Heraussuchen, Erstellen von Papierkopien, Rücksortieren der Filme und die Weiterleitung der Belege waren für die Fachabteilung „Zentralstelle für Arbeitsauskünfte“ bislang mit sehr hohem Aufwand verbunden. Um Zeit und Kosten zu sparen, sollten die Imagedateien daher im elektronischen Archiv zeitnah aufzurufen sein. Das Kölner Systemhaus konnte bei der DSK gegenüber Mitbewerbern sowohl mit seiner technischen Ausstattung im eigenem Document Service Center als auch den entsprechenden Personalkapazitäten überzeugen. Nach Abschluss des Projekts zieht man bei der DSK eine positive Bilanz: „ALOS hat die komplexe Aufgabe mit großen Know-how und auf hohem technischen Niveau hervorragend gelöst. Durch den Einsatz der automatisierten Zeichenerkennung konnte der Erfassungsaufwand so gering wie möglich gehalten werden“, erläutert Axel Ritzkat, Projektleiter der DSK.

Herausforderungen in diesem anspruchsvollen Digitalisierungsprojekt waren die teilweise sehr schlechte Imagequalität der Planfilme, die Verarbeitung unterschiedlicher Filmformate sowie ein hoher Aufwand zur Erfassung der jeweiligen Stammnummer eines Images. Die Mikrofiche wiesen unterschiedliche Ausprägungen je nach Anlagentyp und Erstellungsjahr auf. Es handelte sich sowohl um Duplikatfilme mit unterschiedlichen Rasterformaten, als auch um Mikrofilm-Jackets im DIN-A6-Hochkantformat. Zur Digitalisierung wurden von ALOS drei unterschiedliche Scannermodelle eingesetzt, um die Imageergebnisse der jeweiligen Mikrofiche so optimal wie möglich zu gestalten. Drei Geräte verarbeiteten die Originale mit automatischer Zuführung, eines wurde manuell bedient. Letzteres war wichtig, da zahlreiche Mikrofiche wegen früherer Recherchen starke Oberflächenschäden aufwiesen. Insgesamt mussten die Rasterkoordinaten für das Scannen so genau wie möglich eingestellt werden, damit die nachgeschaltete OCR-Applikation „OCR for AnyDoc“ eine optimale Zonenerkennung anhand definierter Rasterpunkte durchführen konnte. Versatz und Schräglagen bei den Duplikatfilmen ließen sich so weitgehend automatisiert ausgleichen.

Eine Besonderheit bei der OCR-Erkennung waren die verschiedenen Anlagentypen, für die jeweils Formfamilien generiert wurden, um hier individuelle Parametereinstellungen festzulegen. Darüber hinaus wurden verschiedene Prüfroutinen programmiert, um die Daten schon frühzeitig zu verifizieren und sicherzustellen, dass die Erkennungswerte richtig sind. Für manche Anlagentypen gab es zu einer Stammnummer mehr als ein Image. Diese Daten wurden bei der Konvertierung in das Archivformat automatisch zu einem IXOS-Dokument zusammengeführt. Bei einem weiteren Anlagentyp war eine Mehrfachindizierung erforderlich, weil auf einem Image teilweise bis zu 25 Stammnummern verzeichnet waren. Nach der Digitalisierung und Verifizierung der Daten wurden alle Images mittels AnyDoc EXCHANGEit konvertiert und an das IXOS-Archiv übergeben. Währen dieser Phase ließen sich die Erkennungswerte nochmals anhand separater Prüfroutinen kontrollieren.

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