Akzeptanz statt Widerstand bei der Portaleinführung

(PresseBox) (Freiburg, ) Nicht selten müssen Unternehmen die bittere Erfahrung machen, dass ein neu eingeführtes Portal von den Mitarbeitern ignoriert wird. Schuld daran sind oftmals nicht die schlechte Umsetzung oder fehlende Inhalte, sondern eine mangelnde interne Kommunikation bei der Einführung. Sind die Mitarbeiter von den Vorteilen der neuen Anwendung nicht überzeugt oder fühlen sie sich bei der Umsetzung übergangen, so macht sich das bemerkbar: Das Portal wird wenig genutzt oder regelrecht boykottiert. Selbst das beste Intranetportal stößt so auf Widerstände, wenn die Einführung nicht gut organisiert wird.

Über die Konzeption einer neuen Portal-Lösung im Unternehmen entscheiden in der Regel zunächst die Geschäftsleitung und IT-Abteilung. Letztendlich sind jedoch weit mehr Personen von dem Projekt betroffen und entscheiden damit über dessen Erfolg: Neben Anwendern, Bereichsleitern und dem Betriebrat sollten meist ebenso Partnerunternehmen einbezogen werden. Werden diese Gruppen nicht umfassend informiert, füllen Mutmaßungen und Gerüchte die Informationslücke. Hitzige Debatten, starker Widerstand und negative Emotionen sind die Folgen, die das Ende des Portals bedeuten können. Der Veränderungsprozess in der Unternehmensorganisation muss daher gut durchdacht und geregelt sein.

Nach der Identifikation der betroffenen Gruppen ist es wichtig, deren Einstellungen und Erwartungen in Bezug auf eine neue Software zu erfahren. Ebenso sollten bereits zur Verfügung stehende Kommunikationsmedien und Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter erfragt werden. Damit lässt sich ein Kommunikationsplan mit geeigneten Maßnahmen über den ganzen Zeitrahmen des Projektes erstellen. Eine einzelne Infoveranstaltung oder einmalige Flyer-Verteilung deckt schließlich lange noch nicht alle Fragen der Mitarbeiter ab. Neben Gründen für die neue Portaleinführung sind die Mitarbeiter vor allem an anstehenden Veränderungen interessiert. Sie möchten wissen, welche Konsequenzen die Einführung für sie persönlich hat und was genau technisch und organisatorisch umgestaltet wird.

Das Erfolgsprinzip für ein gelungenes Change-Management lautet daher, alle Betroffenen frühzeitig zu informieren, sie auf Ziele, Vorteile und Veränderungen aufmerksam machen und aktiv mit einzubeziehen. Ein solches Involvement der einzelnen Mitarbeiter kann die vorherige Unsicherheit schließlich in ein Gemeinschaftsgefühl umkehren. Wenn die Mitarbeiter die Veränderungen als Chance und nicht als Risiko sehen, ist der erste Meilenstein für ein erfolgreiches Projekt gelegt. Und nichts schweißt ein Unternehmen mehr zusammen, als die Freude, das Projekt gemeinsam gemeistert zu haben.

Der Softwarehersteller United Planet bietet daher erstmalig in seiner Academy nun auch Schulungen im Bereich "Change-Management" an. Im Gegensatz zu den bisherigen Seminaren, die sich weitgehend mit inhaltlichen Themen rund um die Portalerstellungssoftware Intrexx Xtreme beschäftigen, widmet sich dieses Seminar nun eher psychologischen Aspekten. Es zeigt auf, wie Unternehmen den Wandel bei der Software-Einführung erfolgreich gestalten und kommunizieren. Das Seminar steht unter dem Titel "Mitarbeiter für Enterprise Portale erfolgreich begeistern". Neben einer eintägigen Veranstaltung wird das Seminar zusätzlich verteilt auf zwei Tage angeboten, um abends eine zusätzliche Plattform zum Austausch unter den Teilnehmern zu schaffen. Erfahrungen und Hinweise aus der Praxis können so in entspannter Atmosphäre gewinnbringend geteilt werden.

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