University of Maryland verwaltet Studentenakten digital

(PresseBox) (Waldbronn, ) Die Mikromatic GmbH – bundesweit agierender Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management – hat rund 120.000 Aktenseiten der University of Maryland digitalisiert. Dabei handelte es sich vor allem um Studentenakten, die eingescannt, klassifiziert und indiziert wurden. Auf die Unterlagen können nun die Mitarbeiter der Universität über das elektronische Dokumenten-Management und Archiv-System windream direkt zugreifen.

Die University of Maryland befindet sich in Heidelberg und ist eine Einrichtung der US Army. Sie bietet verschiedene Lehrgänge, Abschlüsse etc. für Armeeangehörige an. Um einen vereinfachten und raschen Zugriff auf ihre Dokumente zu erhalten, entschloss sich die Universitätsleitung zur Digitalisierung der Studentenakten Akten. Der Auftrag ging an die Mikromatic GmbH, die bereits zuvor für die Einführung eines elektronischen Archivsystems herangezogen worden war.

Insgesamt wurden rund 8.000 Studentenakten mit durchschnittlich fünfzehn Seiten pro Akte, sowie circa 1.600 Akten aus einer anderen Abteilung digitalisiert. Damit die Images genauso aussehen wie die Originale, wurden die Akten in Farbe gescannt. Die Indizierung der Dokumente erfolgte nach Name und Sozialversicherungsnummer, ergänzt durch einen Datenbankabgleich.
Die gescannten Images stellte Mikromatic als TIFF-Datei auf einer selbsttragenden CD einschließlich Index und Rückgriffssoftware zur Verfügung. Außerdem sind die Images in das bereits zuvor von Mikromatic installierte elektronische Dokumenten-Management- und Archiv-System windream der windream GmbH eingebunden. Das Besondere an windream ist, das es seine Funktionen direkt in das MS-Windows-Betriebssystem integriert. Der Anwender nutzt den Windows Explorer oder einen WEB-Client als Recherchetool. Eine in windream integrierte Lebenszyklusverwaltung ermöglicht eine Ablagestruktur, die den Archivierungszeitraum einzelner Dokumenttypen berücksichtigt. Eine Usergruppen-Rechteverwaltung ermöglicht den Schutz vor unerlaubten Zugriffen. Insgesamt zehn Arbeitsplätze sind bei der University of Maryland mit dem Produkt ausgestattet. Aufgrund der positiven Resonanz sind Erweiterungen für andere Verwaltungsbereiche bereits in konkreter Planung.

„Von der Umwandlung unserer Papierakten in elektronische Dokumente erhoffen wir uns vor allem vereinfachte und beschleunigte Vorgänge“, erklärt Michael Boyd, bei der Universität. „Auch der Sicherheitsfaktor spielte bei der Entscheidung zur Digitalisierung eine Rolle, da nun keine Unterlagen mehr verloren gehen können.“

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