So vermeiden Sie Abmahnungen

Signaturen und Disclaimer via Exchange rechtskonform zentral verwalten und verteilen
Signaturen und Disclaimer via Exchange rechtskonform zentral verwalten und verteilen (PresseBox) (Heubach-Lautern, ) Sie wickeln Ihre Geschäftskorrespondenz ganz oder teilweise via E-Mail mit Outlook/Exchange ab? Still und leise hat der Gesetzgeber ab dem 1.1.2007 die Rechtslage verändert: Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister definiert neue, formale Grundlagen nun auch für den E-Mail-Verkehr. Das heißt für den Outlook-Nutzer: Die Informationen, die bisher nur in der Fußzeile der Brief-Korrespondenz erschienen, sind nun auch für Outlook-Signaturen/Disclaimer Pflicht. Das Problem: Angehängte Visitenkarten (auch als Outlook-vCard bekannt) genügen dem Gesetzgeber hier leider nicht. So müssen jetzt Angaben wie Handelsregisternummer, Firmensitz und Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschäfts-Email sein. Dies betrifft Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Die Konsequenz bei Zuwiderhandlung: Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld. Wie aber der anrollenden Abmahnwelle entgehen? Sicher ist, das es mit Inkrafttreten dieses Gesetztes noch wichtiger ist, die Gestaltung der firmeneigenen Signaturen/Disclaimern nicht den Mitarbeitern lokal zu überlassen, sondern diese zu vereinheitlichen und zentral zu steuern/zu verteilen. Der Exchange-Serverdienst OLXDisclaimer Agent aus dem Hause OLXSolutions verhilft Ihnen zur Rechtssicherheit im externen E-Mail-Verkehr – jetzt noch komfortabler mit der brandneuen Version 1.6.

Zugriff auf Adressinformationen direkt aus dem ActiveDirectory
Mit dem OLXDisclaimer Agent können beliebig viele Jobs definiert werden. Dabei kann der OLXDisclaimer Agent mehr als alle anderen Signatur-Tools: Dieser Agent ermöglicht es, für einen oder verschiedene User der Exchange-Umgebung unterschiedliche Einstellungen zu definieren. Und das individuell für jede Ebene der AD-Struktur, inklusive aller selbst definierten Organisationeinheiten (OUs), so dass dieser Agent User aus allen Ebenen der Produktivumgebung verarbeiten kann. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Pflege einer separaten Kontaktdatenbank entfällt.

Unterschiedliche Signaturen verwenden
Bereits existierende Signatur-Dokumente können problemlos in den OLXDisclaimer Agent integriert werden. Der Anwender wählt selbst, welche Vorlage er mit welchem Nachrichtenformat verbinden möchte. Je nachdem, ob der Nutzer mit Nur-Text, Rich-Text oder HTML arbeitet, kann die selbstdefinierte Vorlage bequem zugewiesen werden. Es ist also keine Neuerstellung der vorgefertigten, mühsam erarbeiteten, unternehmensüblichen Signaturtexte nötig. Besonderes Highlight: Der OLXDisclaimer Agent erlaubt zielgenaue Einpassung des Textes entweder am Schluss und/oder zu Beginn der Mail.

Frei definierbare Platzhalter
Der OLXDisclaimer Agent kann nicht nur eigen Vorlagen einbinden, sondern mit Hilfe frei definierbarer Platzhalter Signaturen oder Disclaimer auch individuell gestalten. Neben den agenteigenen Platzhaltern wie Datum, Zeit, Attachment-Anzahl und Grösse stehen dem Nutzer alle relevanten ActiveDirectory-Platzhalter zur Verfügung. Zur besseren Orientierung entsprechen die Platzhalternamen weitestgehend den Beschriftungen auf der jeweiligen Registerkarte.

Unterstützt alle relevanten Nachrichtenformate
Der OLXDisclaimer Agent unterstützt alle verfügbaren Nachrichtenformate. Damit der Kunde bei der Wahl des Signaturlayouts frei entscheiden kann, welches "Outfit" die Visitenkarte seines unternehmens- spezifischen Corporate Mail-Design haben soll. Der OLXDisclaimer Agent kann mit allen verfügbaren Formaten umgehen- und gibt dem Nutzer das entsprechende Werkzeug an die Hand – inklusive Anhängen von Attachments.
Zentrale Steuerung
Als All-In-One Lösung in Sachen automatisierter Mailversand hat der OLXDisclaimer Agent außerdem die Möglichkeit, die Signatur- und Disclaimerverteilung per integrierter Userverwaltung bequem zentral zu steuern. Der Kunde bestimmt durch einfaches Hinzufügen einer Ausschlußliste , welche Mitarbeiter die automatisierten Mailergänzungen (Signaturen, Anlagen, Disclaimer) nutzen und welche ausgenommen werden sollen.

Konfliktlösung für lokale Signaturen
Nicht bei jeder Mail, die in einem Unternehmen versendet wird, ist das Beifügen einer Firmen-Signatur erwünscht. Auch für dieses Szenario hat der OLXDisclaimer Agent eine Lösung parat: Der Kunde kann bestimmen, welche Textpassagen oder -phrasen innerhalb des Mailtextes die Aktivierung des selbst definierten Signaturautomatismus außer Kraft setzt. Außerdem können hier eigenständige Vorlagen beim Antworten oder Weiterleiten definiert werden. So kann der Anwender die Distribution unternehmensweiter Signaturen noch besser steuern.

Lizenzen nach Maß
Die Lizenzgebühr für die Verwendung des OLXDisclaimer Agent umfasst eine unbegrenzte Firmenlizenz. Die Kosten belaufen sich einmalig auf 495€. Eine 30-Tage-Testversion (2,10 MB) steht im Internet zum kostenlosen Download bereit. (5406 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)

Homepage: www.gangl.de
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Gerne vermitteln wir Ihnen ein Interview oder versorgen Sie mit weiterführenden Informationen. Gerne schicken wir Ihnen von OLXDisclaimer Agent ein kostenloses Rezensionsexemplar zu. Die Testversion dürfen Sie ohne Rückfrage auf eine Heft-CD oder -DVD übernehmen.

Wir freuen uns sehr, wenn Sie uns über Veröffentlichungen auf dem Laufenden halten. Bei Online-Texten reicht uns ein Link, ansonsten freuen wir uns über ein Belegexemplar, einen Scan, ein PDF oder über einen Sendungsmitschnitt.

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