Invoice Management-Therapie für Unfallklinik Murnau

(PresseBox) (Neustadt/Wied, ) Effizienzsteigerungen und mehr Transparenz in der Buchhaltung hat sich die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik Murnau (BGU) auf ihre Fahnen geschrieben. Dazu plant die BGU die Einführung eines automatisierten Invoice Managements mit Integration in SAP R/3. Ziele sind die Optimierung der fachbereichsübergreifenden Geschäftsprozesse und eine Beschleunigung des Belegflusses innerhalb der Organisation.

Zur Erreichung dieser Ziele führt die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik Murnau (BGU) ein System zur elektronischen Vorgangsbearbeitung mit automatisierter Rechnungsverarbeitung ein. Unterstützt wird der Vorgang der Rechnungsprüfung durch eine elektronische Rechnungserfassung, die die ausgelesenen Rechnungsinformationen an den SAP-Workflow übergibt. Zudem sollen alle Eingangsrechnungen in ein Rechnungseingangsbuch eingetragen werden, das auch als Monitoringtool dient.

Nachdem die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik Murnau eine ganze Reihe von Systemen geprüft hatte, entschied man sich für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit dem Rechnungsleser DOXiS InvoiceMaster Read und der Rechnungsprüfungskomponente InvoiceMaster SAP Control. „Die SER-Lösung passte einfach am besten zu uns und unseren Anforderungen“, berichtet Matthias Tripp, IT-Verantwortlicher für das Projekt. „Sie entsprach sowohl unseren Leistungsanforderungen als auch unseren preislichen Vorstellungen.“

Bisher wurden die eingehenden Rechnungen manuell verteilt und von den Mitarbeitern im SAP-System erfasst. Dadurch entstanden z.T. sehr lange Durchlaufzeiten, die zum einen eine konsequente Skontonutzung verhinderten und zum anderen unnötige Ressourcen für die Nachforschung nach Rechnungsbelegen gebunden haben. Der neue Ablauf wird die manuellen Tätigkeiten reduzieren, daher erwartet die Unfallklinik u.a. Effizienzsteigerungen durch die automatisierte Erfassung der Rechnungsdaten und ihre Übergabe an das SAP-System. Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Belege) sollen in Zukunft sogar automatisch verbucht werden, wenn sie mit der Bestellung übereinstimmen. Für die workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung werden die elektronischen Rechnungsbelege und die ausgelesenen Rechnungsdaten nach der Implementierung des Systems automatisch via InvoiceMaster-Modul SAP Control zur Prüfung an die entsprechenden Mitarbeiter übergeben. Nicht SAP-User sollen über eine Web-Freigabekomponente in den Prüfungsprozess miteinbezogen werden. Die Freigabe der Rechnungen mithilfe des Workflows beschleunigt den Gesamtprozess der Rechnungsprüfung, die elektronische Archivierung der Belege im bestehenden elektronischen Archiv wird Recherche-Zeiten einsparen.

1953 in Murnau eröffnet, versorgt die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik derzeit im Jahr rund 9.500 stationäre Patienten, es werden rund 12.000 Operationen durchgeführt. Die Versorgung von Notfall-Patienten ist an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr sichergestellt.

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