Controlling: Gewinnoptimierung durch lückenlose Datenanalyse

Daten erzählen die wahre Geschichte über Unternehmensprozesse
(PresseBox) (Neunkirchen, ) Stoßen Unternehmen an ihre Wachstumsgrenzen, die den Verlust von Marktanteilen sowie erhebliche Gewinn- und Vermögensminderungen zur Folge haben, wird schnell zu Rationalisierungsmaßnahmen gegriffen, um den drohenden Verlusten entgegenzuwirken. Schnell sind Bereiche, Produkte und Mitarbeiter ausgemacht, die scheinbar nicht mehr profitabel arbeiten.

Die Basis, auf der solche Entscheidungen getroffen werden, beruht in den meisten Fällen eher auf subjektiven Eindrücken als auf Fakten anhand der eigenen Unternehmensdaten. Und oft wird den traditionellen Konzepten und Ergebnissen konventioneller Auswertungen mehr vertraut, als sich mit den objektiven Eigenarten der zugrunde liegenden Daten eingehend zu befassen.

Liegen Ergebnisse in Reportform vor, sind sichere Entscheidungen aus folgenden Gründen selten möglich:

- Vollständigkeit und Aktualität der Datenbasis sind nur schwer zu beurteilen
- Datenqualität (Formate) und –quantität sind oft unzureichend
- die geforderten Reports sind häufig zu komplex
- die Prüfung der Daten hinsichtlich Reproduzierbarkeit der Ergebnisse bleibt häufig aus
- die übliche Vorgehensweise erlaubt nur Zeitpunktbetrachtung
(keine Prozesssicht)
- die Beziehung der in Relation gesetzten Daten ist nicht Gegenstand von Analysen

Umfrageergebnisse belegen, dass bis zu 70% der Unternehmensführungen mit den Rationalisierungsergebnissen unzufrieden sind. Dieses Ergebnis ist nicht zuletzt die Folge von Entscheidungen auf der Basis von vermeidbaren Defiziten in beschreibenden Fakten.

Häufig steigen die Kosten als Konsequenz der Rationalisierungsmaßnahmen. Know-how Verluste senken Effizienz und Produktivität und können zu Imageschäden bei Mitarbeitern, Kunden und sonstigen Interessengruppen führen. Bis das Unternehmen zur alten Stärke zurückgefunden hat, vergehen 2 bis 5 Jahre oder mehr.

Eine lückenlose Datenanalyse hilft frühzeitig Veränderungen zu erkennen sowie Optimierungspotential zu nutzen. Nötige Anpassungen und Veränderungen können für alle Beteiligten des Unternehmens schonender durchgeführt werden.

Einige gesetzliche Rahmenwerke wie z.B. die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) geben Hilfestellung, wie man bei einem Datenanalyseprojekt vorgehen kann. Ist z.B. eine retrograde und progressive Prüfung anhand der Daten nicht möglich, sind meist Schwachstellen in den Schnittstellen gegeben. Hier finden sich auch schnell Optimierungsmöglichkeiten in den Prozessen und Abläufen.

Betrachtet man die Prozesse beginnend vom ersten bis zum letzten buchungsbegründenden Dokument, erhält man schon ein sehr deutliches, abteilungsübergreifendes Bild hinsichtlich Qualität, Quantität und zeitlichem Ablauf.

Themen für eine Datenanalyse sind meist klassische betriebswirtschaftliche Fragestellungen, wie z.B. Optimierung der Finanzdisposition oder Liquiditätsplanung, darüber hinaus auch Produktivitäts- und Rentabilitätsanalysen für unterschiedlichste betriebliche Bereiche.

Datenanalyse unter dem Gesichtspunkt Datenqualität und den daraus resultierenden Ergebnissen lässt einen schnellen Schluss auf die Aussagekraft von Reports und Listen sowie die Abbildungsmöglichkeiten von Kennzahlensystemen zu. Nur ein frühzeitiges Erkennen von Schwächen in der Datenqualität und deren Behebung ermöglicht zeitnahe und sichere Entscheidungen!

„Aus technischer Sicht bringt das Thema Datenanalyse einige Schwierigkeiten mit sich. Meist sind die Datenmengen für die vorhandenen Werkzeuge zu groß und die Ansicht der Daten in Listen oder Tabellenform bringt nicht die nötige Transparenz und Übersicht. Die Software InfoZoom schließt diese Lücke. Mit InfoZoom werden durch die einzigartige Visualisierungstechnologie große Datenmengen (bis zu mehreren Millionen) auf einer Bildschirmbreite übersichtlich dargestellt. Die Daten können sofort nach Auffälligkeiten analysiert werden. Datenqualitätsprobleme werden sofort erkannt. Die Zoomtechnologie ermöglicht sowohl die schnelle Recherche innerhalb der Daten als auch das schnelle Auffinden einzelner Datensätze zur Lokalisierung der Ursachen von Auffälligkeiten. Mit der Link- und Joinfunktion wird eine beliebige Anzahl von Tabellen verknüpft und somit vergleichbar. Der detaillierten retrograden und progressiven Prüfung sowie Prüfung von Schnittstellen steht nichts mehr im Wege. Ein Abgleich der erwarteten bzw. geforderten Prozesse und Verfahren mit den tatsächlich gelebten ist schnell erstellt und ermöglicht eine völlig neue Perspektive auf die Unternehmensprozesse und –verfahren“, so Marco Geuer, Key Account Manager der humanIT Software GmbH.

Bodo Bruder, Geschäftsführer der deducto Unternehmensberatung GmbH, unterstreicht: „Die defizitäre Datenqualität ist regelmäßig die Ursache für problemorientierte Entscheidungslagen. Zwar müssen Entscheider ihre Aussagen unter großen Risiken treffen und werden auch in Zukunft nicht immer alle für eine Entscheidung erforderlichen Fakten kennen. Tragfähige Aussagen über die Qualität der Datenbasis können die aus Informationsdefiziten folgenden Risiken teilweise erheblich reduzieren. Hierdurch wird der Weg zur lösungsorientierten Vorgehensweise geebnet. Sowohl die Geschwindigkeit für die Entscheidungsfindung als auch der Umfang der Entscheidungsqualität kann dadurch signifikant heraufgesetzt werden.“

Weitere Informationen:
www.datenanalyse.org
www.gdpdu-toolbox.de

Über humanIT Software GmbH
Die humanIT Software GmbH mit Sitz in Bonn bietet mit ihrem Produkt InfoZoom, einem Tool für die Analyse umfangreicher Datenmengen, eine intelligente Software-Lösung: Daten schnell finden, ad-hoc analysieren und flexibel reporten.
Die Einsatzbereiche von InfoZoom sind vielfältig: ob Vertriebs-, Personal-, Marketing- oder Finanzcontrolling, analytisches CRM, digitale Betriebsprüfung (GDPdU) oder Katalog Management - mit InfoZoom erhalten Anwender in kürzester Zeit genau die Informationen, die sie für ihre Entscheidungen benötigen. Zum Kundenkreis zählen mittelständische und Großunternehmen, Behörden und Institute.
Weitere Informationen: www.InfoZoom.com

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