EasyArc unterstützt Workflow-Prozesse

Software Engineering GmbH realisiert elektronische Vorgangsbearbeitung in DMS-Projekten mit Workflow-Produkten von Ultimus
(PresseBox) (Düsseldorf, ) Immer häufiger realisieren Unternehmen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) zeitgleich eine elektronische Vorgangsbearbeitung. Die Software Engineering ergänzt daher in ihren Projekten ihre bewährte Dokumenten-Management-Lösung EasyArc um die leistungsfähigen Workflow-Tools des langjährigen Partners Ultimus GmbH. Mit Hilfe der Steuerungs- und Koordinationsfunktionen lassen sich Rollen verteilen und Sachbearbeiter bestimmten Arbeitsgruppen zuordnen, elektronische Vorgänge anstoßen und Genehmigungsprozesse einleiten. Durch die einfache Anbindung der Vorgangsbearbeitung mittels Standardschnittstelle können Anwender begleitende Dokumente, die mit der jeweiligen Aufgabe aus dem Workflow verknüpft sind, direkt im Archiv aufrufen. So optimiert Software Engineering bei ihren Kunden unter anderem Arbeitsschritte im Personalwesen, wie zum Beispiel die Weiterleitung von Reisekostenabrechnungen an zuständige Mitarbeiter und Führungskräfte. In Industriebetrieben wurde durch den Einsatz von EasyArc in Verbindung mit dem Ultimus-Workflow bereits eine workflow-gestützte Lenkung von Fertigungsdokumenten realisiert. Bei der Einbindung von Workflow-Prozessen stehen für den Düsseldorfer DMS-Spezialisten stets die Optimierung und Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen sowie die vollständige Integration aller an Geschäftsvorgängen beteiligter Mitarbeiter im Vordergrund.

"Wer ein Dokumenten-Management-System einführt, will vor allem sein Papieraufkommen reduzieren. Erfahrungsgemäß durchlaufen Belege und Formulare aber meist mehrere Stationen im Unternehmen, bevor ein Vorgang abgeschlossen ist. Daher ist es wesentlich, diesen dokumentenbasierten Prozess ebenfalls elektronisch zu unterstützen. So müssen die Dokumente nicht länger in der Papierversion von Abteilung zu Abteilung gereicht werden. Nicht zuletzt steigert dies auch die Akzeptanz des elektronischen Archivs," bestätigt Claudia Daniels, DMS-Leiterin des Düsseldorfer Systemanbieters. In Zusammenarbeit mit Ultimus hat Software Engineering in der Vergangenheit bereits zahlreiche Workflow-Projekte in den Bereichen Personalwesen, kommunale Verwaltung sowie der Fertigungsindustrie durchgeführt. Mit Hilfe eines Beschaffungsworkflows im öffentlichen Sektor können Mitarbeiter gezielt Prozesse zur Beschaffung und Genehmigung steuern. Dabei werden alle notwendigen Informationen zu Nutzern, Lieferanten und Vorgängen übersichtlich dargestellt. Somit kann jeder autorisierte Mitarbeiter den Dokumentenfluss anstoßen, nach Belegen im Archiv EasyArc recherchieren, Genehmigungen einholen und den Auftragsstatus überwachen. Ferner können die Anwender Regeln und Ausnahmebehandlungen definieren und erhalten nach Abschluss eines Prozesses einen Vorgangs-Bericht. Workflow-Prozesse in der Fertigungsindustrie umfassen vor allem eine Prüfung und elektronische Signierung sowie die Verteilung und Archivierung der Dokumente. Software Engineering hat insbesondere bei der Integration von Lösungen in validierte und zertifizierte Systemumgebungen von pharmazeutischen Unternehmen hervorragende Ergebnisse erzielt.

Mit der Standardlösung EasyArc for IDMS bietet das Düsseldorfer Systemhaus ein branchenneutrales Produkt zur Verwaltung und revisionssicheren Archivierung unternehmensrelevanter Daten an. Um den jeweiligen Bedürfnissen von Unternehmen oder Verwaltungen gerecht zu werden, passt Software Engineering das System von Fall zu Fall den individuellen Anforderungen an. Darüber hinaus sind die Branchenlösungen EasyArc GovLine für die kommunale Verwaltung sowie JuriArc zur Unterstützung des Vertrags- und Kommunikationsmanagements in Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen erhältlich.

Über Ultimus GmbH:
Ultimus wurde 1994 gegründet und ist seither der innovative Marktführer für anspruchsvolle Workflow-Produkte. Vom Entwurf über die Automatisierung bis hin zur Verwaltung von dynamischen Geschäftsprozessen stellt Ultimus Unternehmen und Verwaltungen eine umfangreiche Produktpalette zur Verfügung. Die herausragende Softwareumgebung ermöglicht nicht nur die schnelle Einrichtung komplexer Geschäftsprozesse, sondern auch deren Modifizierung und Aktualisierung. Das Unternehmen bietet somit eine optimale Workflow-Management-Plattform für Unternehmensvorgänge wie Eingangsrechnungen, Einkauf, Personalwesen, ISO 9000 sowie E-Government. Durch zahlreiche Schnittstellen zu Datenbanken, Desktop, Applikationen und den unterschiedlichsten Dokumenten-Management- und Content-Management-Systemen lassen sich Produkte von Ultimus nahtlos an bestehende IT-Umgebungen, z.B. an EasyArc von Software Engineering anbinden.

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Robert-Stolz-Str. 5
D-40470 Düsseldorf
Claudia Daniels
Leitung DMS
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