Nase vorn bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Duft- und Aromahersteller Symrise hat die Prozesse im Rechnungswesen mit ReadSoft-Lösung automatisiert
Duft- und Aromastoffe-Anbieter Symrise hat die Nase vorn bei der Rechnungsverarbeitung. (PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Rund 80.000 Eingangsrechnungen im Jahr verarbeitet der viertgrößte Anbieter für Duft- und Geschmacksstoffe Symrise AG, Holzminden, mit der Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft in den deutschen Standorten. Die Komponenten DOCUMENTS for Invoices, Invoice Cockpit und Web Cycle wurden bei Symrise harmonisch in die vorhandene IT-Infrastruktur, bestehend aus SAP-System, FileNet-Archiv und Lotus Notes, integriert. Im Rahmen eines „Fit-for-Growth“-Programms erfolgte im Konzern auch die Analyse einiger Prozesse im Rechnungswesen. Speziell in der Rechnungsprüfung wurden aufgrund der sehr aufwändigen manuellen Erfassungstätigkeit Einsparungspotenziale identifiziert, woraufhin die Auswahl einer geeigneten Lösung erfolgen sollte. ReadSoft überzeugte im Wettbewerb mit zahlreichen Softwareanbietern vor allem mit der hohen Bedienerfreundlichkeit seiner Komplettlösung. Mit der Basissoftware DOCUMENTS for Invoices werden die Rechnungen automatisiert erfasst und die Rechnungspositionen einzeln ausgelesen. Die Software verarbeitet auch den Anteil von rund 20 Prozent Auslandslieferanten, die Fremdwährungen und viele Sprachen enthalten. Mit dem komfortablen Invoice Cockpit als Schaltzentrale in SAP arbeiten die Mitarbeiter im Rechnungswesen weiterhin innerhalb ihrer gewohnten Umgebung, so dass kein Umdenken erforderlich war. Die Workflow-Komponente Web Cycle ermöglicht den elektronischen Genehmigungsprozess im gesamten Unternehmen. „Für Symrise war es wichtig, dass die neue Lösung den Sachbearbeitern im Rechnungswesen Transparenz über den Status jeder einzelnen Rechnung bietet. Dies war mit den Papierrechnungen vorher überhaupt nicht gegeben. Um die Rechnungen innerhalb der Skontofrist wieder zurückzuerhalten, wurden sogar Listen geführt und fehlende Rechnungen telefonisch im Hause gesucht. Diesen Aufwand haben wir heute nicht mehr“, erläutert Jörg Manthey, bei Symrise verantwortlich für Projektmanagement SAP und IS-Coordination Finance and Controlling. Ein weiterer Pluspunkt für ReadSoft: Der Investitionsaufwand in Soft- und Hardware war im Vergleich zu den übrigen Anbietern niedrig.

Symrise verarbeitet die Rechnungen zentral am Firmensitz in Holzminden nun auch schon im Shared Service für mehrere Konzerngesellschaften. Genutzt wird die Lösung an allen Standorten in Deutschland, da die Dokumente von den verantwortlichen Mitarbeitern vor Ort geprüft und frei gegeben werden müssen. Die Workflow-Komponente Web Cycle, ein zertifiziertes SAP-Add-on, unterstützt diesen Genehmigungsprozess für alle rund 400 potenziellen Empfänger solcher Freigaben. Eine spezielle Anforderung von Symrise an ReadSoft war, dass hierzu entsprechende Nachrichten mit Link auf die archivierte Rechnung vom Web Cycle in den E-Mail-Eingang der Verantwortlichen gesteuert werden. „Der Freigabe-Vorgang lässt sich intuitiv über Lotus Notes starten, die Anwender bekommen zum Bearbeiten eindeutige ‚Aktionsbuttons’ angeboten. Für andere Reaktionen, beispielsweise Kommentare, Ablehnen und Weiterleiten, wurde eine kurze Anleitung geschrieben. Eine spezielle Schulung der Mitarbeiter war dabei nicht erforderlich. Die Akzeptanz der Lösung ist sehr hoch, da viele Funktionen selbsterklärend sind“, beschreibt Projektleiter Jörg Manthey.

Schon während der Projektrealisierung wurde die Lösung intern in den wichtigen Abteilungen Beschaffung, Werbung und Ingenieurwesen präsentiert, in deren Bereiche viele Rechnungen zur Prüfung und Genehmigung geschickt werden. Die Anwender hatten hier gleich den Vorteil des elektronischen Genehmigungsworkflows erkannt. Originalrechnungen bewahrt Symrise im Turnus von einem Monat auf, danach werden sie vernichtet. Hierbei gibt es jedoch Ausnahmen, denn den Bereichen Zollwesen, Patente sowie Ingenieurwesen werden die Orginalrechnungen aus unterschiedlichen Gründen zur Verfügung gestellt.

„Die Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft hat unseren Prozess sehr viel schneller und dabei transparenter gemacht. Unsere Erwartungen wurden damit voll erfüllt“, ist das Resümee von Jörg Manthey.

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