Die neue Portalgeneration: Effizienz durch Einfachheit

Applikations Designer (PresseBox) (Freiburg, ) Nicht immer wird Software durch möglichst viele Features auch besser in der Anwendung. Die neue Generation von Unternehmens-Portalen hat es sich daher zur Aufgabe gemacht, jedem Mitarbeiter nur die Informationen zu bieten, die er auch benötigt und die Anwendungen möglichst selbsterklärend zu gestalten.

Immer mehr Unternehmen klagen über die Flut an Daten und Programmen im eigenen Unternehmen, nicht wenige Mitarbeiter sehen sich mit der Softwarebeherrschung überfordert. Sollte Software doch ursprünglich eine Lösung sein, um die Arbeitswelt zu vereinfachen, so ist sie inzwischen an vielen Stellen zur Belastung geworden. Viele Unternehmen pflegen Daten doppelt und dreifach in verschiedensten Programmen und Datenbanken und wenden viel Zeit für Aktualisierungen und Recherchen auf.

Portale bieten hier die Möglichkeit, aus dem "Informationssmog" die für den jeweiligen Mitarbeiter relevanten Daten herauszuziehen und auf einer smarten Oberfläche zu präsentieren. Aufgrund der begrenzten Aufmerksamkeit und knapper Zeitbudgets ein großes Bedürfnis, wie eine Umfrage des IDC zeigt: Das Marktwachstum für Portalsoftware innerhalb der nächsten Jahre wird auf etwa zehn Prozent pro Jahr prognostiziert.

Im Gegensatz zum früheren Intranet binden Portale verschiedenste externe Daten ein (z.B. Umsatzzahlen, Personal-, Kunden- oder Lieferanten-Informationen), vernetzen diese mit Prozessen und wickeln damit auf smarte Weise Antragsverfahren, CRM, Qualitätsmanagement und mehr ab.

Der deutsche Softwarehersteller United Planet beispielsweise hat die Sehnsucht der User nach Einfachheit als Grundsatz für seine Produktentwicklung gemacht. "Bei uns muss jede Applikation im Portal selbsterklärend sein. Die Portalerstellung erfolgt nach dem Prinzip: Klicken statt codieren. Icons verbergen die Quellcodes der Programme", so Axel Wessendorf, Geschäftsführer von United Planet. Laut Hersteller soll es mit der Software Intrexx Xtreme möglich sein, innerhalb von zwei Wochen ein fertiges Portal zu erstellen.

Der Grundsatz scheint anzukommen: Besonders mittelständische Unternehmen sowie Gemeinden und öffentliche Verwaltungen setzen auf die Portallösung des Freiburger Softwarehauses. Ganz nach Web 2.0 Manier gibt es unter den Anwendern eine Community, die über das Internet die selbst erstellten Applikationen austauscht - bereits über 300 fertige Anwendungen stehen kostenlos zur Verfügung.

Den Anwendern kommen solche Portale gerade recht: Sie benötigen Interfaces, die ihnen einen schnellen, intuitiven Zugang zu der wachsenden Komplexität bieten. Usability ist dabei das oberste Prinzip: Durch Benutzermanagement wird es möglich, individuelle Oberflächen für das Portal zu gestalten, damit kann z.B. das Marketing eine andere Bedienoberfläche erhalten als das Rechnungswesen. Diese wird optisch so gestaltet, dass sie zur Nutzung einlädt. Die Ästhetik ermöglicht schließlich eine einfache Handhabung und Orientierung und blendet die Technik geschickt aus. Jedem Mitarbeiter werden zudem nur die Daten und Anwendungen gezeigt, die er auch benötig und für die er berechtigt ist.

So wie ca. ein Viertel der Bestellvorgänge im Internet abgebrochen wird, weil die Besucher die Shops nicht verstehen, genauso verhält es sich mit dem eigenen Intranet oder Portal. Wenn die Mitarbeiter sich mit der Technik und den Daten überfordert fühlen, meiden sie das Portal - und Geschäftsführung und IT beklagen sich über die mangelnde Akzeptanz der neuen Lösung. Wie in der Werbung wird es bei Portalen in der Zukunft immer mehr um emotionale Ansprache der User, intuitive Benutzerführung und die Optimierung von Interfaces gehen. Werden diese Regeln eingehalten, so können zukünftige Portale die User vom Konsumenten zum Produzenten wandeln: Dank intelligenter CMS-Techniken und Angebote wie Wikis oder Blogs werden Mitarbeiter ihre Informationen im Unternehmen gerne teilen und mit bestehenden Anwendungen vernetzen.

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