Effizienzsteigerung durch Full-Service bei der technischen Dokumentation

Technical Documentation Lifecycle Services – eine neue Dienstleistung von Océ Business Services
TDLS (PresseBox) (Mühlheim, ) Ob einfaches Haushaltsgerät oder komplexe Maschine – kein Produkt darf ohne technische Dokumentationen ausgeliefert werden. Doch während Unternehmen viel Wert auf die ständige Verbesserung ihrer Produktionsprozesse legen, wird der Herstellung von Begleitdokumenten oft weit weniger Aufmerksamkeit gewidmet. Die Océ-Deutschland Business Services GmbH (OBS) hat ihre Dienstleistungen für produzierende Unternehmen weiter ausgebaut und unterstützt sie bei der Herstellung technischer Dokumentationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Mit den Technical Documentation Lifecycle Services (TDLS) bietet Océ weit mehr als die simple Erstellung von Benutzerhandbüchern und anderen Produktdokumentationen, denn mit TDLS wird ein optimierter, zuverlässiger Prozess implementiert. Dadurch werden unnötige Kosten und Verzögerungen vermieden. Kunden können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und steigern die Effizienz, wenn sie das Management der technischen Dokumentationen an einen spezialisierten und international erfahrenen Dienstleister übertragen. Die Vorteile – höhere Kundenzufriedenheit, kürzeres Time-to-Market, verbesserter Service und einheitlicher Firmenauftritt – sind in allen Bereichen spürbar: in Forschung & Entwicklung ebenso wie im Marketing und bei der Wartung.


Herausforderungen bei der Produktion technischer Dokumente

Unternehmen legen heute viel Wert auf die Optimierung ihrer Produktionsprozesse. Allerdings werden die technischen Dokumentationen dabei häufig nicht ausreichend berücksichtigt, obwohl sie ein zentraler Bestandteil jedes Produktes sind. Und ihre Bedeutung wächst stetig – unter anderem wegen der wachsenden Variationsbreite und der kürzeren Lebenszyklen von Produkten, aber auch aufgrund der Sprachenvielfalt und der unterschiedlichen Medien, für die die Dokumente aufbereitet werden müssen. Selbstverständlich müssen die Dokumente on demand und just-in-time verfügbar sein – für den Versand der Ware, aber auch für spätere Nachbestellungen. Und natürlich müssen mit jedem Produkt auch die richtigen Dokumente – für den richtigen Gerätetyp, in der richtigen Sprache, unter Berücksichtigung der lokalen Produkthaftungsgesetze – versandt werden.

Häufig kann die Herstellung produktbegleitender Dokumente mit diesen Anforderungen nicht Schritt halten. Das führt nicht selten zu kostspieligen Verzögerungen bei der Auslieferung; gleichzeitig geraten die Kosten außer Kontrolle, weil die einzelnen Produktionsschritte nicht effizient und zeitgemäß organisiert sind.


Perfekt gesteuerte und automatisierte Prozesse

Océ Business Services bietet die Implementierung eines perfekt gesteuerten, voll integrierten, weitgehend automatisierten Prozesses an. Die Erstellung der Inhalte ist ebenso klar definiert wie die entsprechende Verantwortung und die Zugriffsrechte. Häufig verwendete Informationen – zum Beispiel Texte im Original oder in Übersetzungen, Fotos, Diagramme, Elemente des Corporate Designs – werden in einem Content-Management-System für den schnellen Zugriff abgelegt. Das heißt zum Beispiel, dass einmal freigegebene Module wie Textelemente und Grafiken immer wieder verwendet werden können. Dadurch wird ein hohes Maß an Konsistenz erreicht, zugleich wird die manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert.

TDLS wurde von Océ entwickelt, um den eigenen hohen Anforderungen an die technischen Dokumentationen für Drucker, Software und Dienstleistungen gerecht zu werden. Von diesem Know-how profitieren jetzt auch andere Unternehmen: Gegenwärtig wird die Dienstleistung bei großen Kunden in zahlreichen Ländern implementiert. Auf der Basis umfassender Kompetenz rund um das Daten- und Dokumenten-Management kann Océ seinen Kunden garantieren, dass sie mit TDLS alle Anforderungen und Verpflichtungen im Zusammenhang mit technischen Dokumentationen erfüllen.


Kostenreduzierung bis zu 20 Prozent, Verkürzung der Durchlaufzeit bis zu 30 Prozent

Neben den entscheidenden Vorteilen einer professionellen, rationalisierten Dokumentenerstellung und -produktion bietet TDLS große Einsparpotenziale. Bei den direkten Kosten können die Einsparungen 20 Prozent erreichen, bei den indirekten und Folgekosten liegen die Einsparmöglichkeiten sogar noch darüber. Beim Modell des Inhouse-Outsourcings werden für den Kunden obendrein die Personalkosten Bestandteil des Dienstleistungsangebotes, denn Océ Business Services übernimmt in diesem Fall die entsprechende Abteilung und stellt dadurch sicher, dass die Mitarbeiter immer optimal geschult sind und so die Prozesse perfekt beherrschen.

Weiterer Vorteil von TDLS: Die Dienstleistung macht Kosten und Ergebnisse transparent. Üblicherweise sind Dokumentenprozesse tief in die Wertschöpfung eines Unternehmens eingebettet und deshalb kaum messbar. Es kann beispielsweise sein, dass die Personalkosten gar nicht konkret auf die Dokumentenproduktion zugerechnet werden können oder dass Kosten auf Abteilungs- oder Produktebene verrechnet werden. Das macht es schwierig, die Gesamtkosten im Blick zu behalten. Durch das Outsourcing an Océ Business Services werden die Kosten sofort transparent. Das macht nicht nur die Budgetplanung einfacher, es ermöglicht auch die genaue Überprüfung der Leistung und des Serviceniveaus. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, um Leistungen kontinuierlich zu verbessern und die Effizienz weiter zu steigern.

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