E-Mail-Archivierung: Neues Release 3 der EMA® jetzt mit mächtiger Suchmaschine

Innovative Volltextsuche findet auch in Dateianhängen
Grafik: Suchdialog der E-Mail Archive Appliance EMA (PresseBox) (Wöllstadt, ) Das Anfang diesen Monats erschienene neue Release 3.01 der E-Mail-Archivierungs-Lösung EMA® verfügt jetzt über eine hochmoderne Suchmaschine, die es in sich hat. Die darin enthaltene, sehr bedienerfreundliche Volltextsuche, die im Übrigen auch gleich alle gängigen Dateiformate von E-Mail-Anhängen mit durchsuchen kann, lässt sich individuell skalieren und ermöglicht es Suchabfragen so zu gestalten, wie es der Anwender wünscht. Zeitgleich steht jetzt auch die während der diesjährigen Messe CeBIT gezeigte optional erhältliche Funktionserweiterung „Print to Archive“ der EMA® zur Verfügung. „Print to Archive®“ erweitert EMA® zu einem Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente. Anwender erhalten hierdurch die Möglichkeit, beliebige Daten während eines Druckvorgangs gleichzeitig digital zu archivieren. Genau so wie beim Vorgang der E-Mail-Archivierung werden auch hier alle Dokumente fälschungssicher mit einer digitalen Signatur sowie einem elektronischen Zeitstempel versehen und mit AES verschlüsselt in das Archivsystem gespeichert.

Innovative Volltextsuche findet ohne langes Suchen

Mit der neuartigen Suchmaschine der E-Mail Archive Appliance EMA® lassen sich sowohl einfache als auch ganz individuelle Suchabfragen durch eine Kombination mehrerer miteinander in Verbindung stehender Suchbegriffe und Suchfunktionen starten. Für optimale Suchergebnisse stehen neben Stemming und weiteren Feinheiten auch vordefinierte Terminologien bei der Indexierung mit sog. „Stoppwörtern“ in 25 Sprachen zur Verfügung. „Stoppwörter“ sind Füllwörter die keine oder eine kaum semantische Bedeutung besitzen und daher von der Indizierung ausgeschlossen werden sollten. Die Terminologien der jeweiligen Sprachen lassen sich dabei beliebig erweitern.

Konventionelle Datensicherungsverfahren können eine revisionssichere Archivierung nicht ersetzen

Eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung wird heute durch den Gesetzgeber vorgeschrieben und stellt eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit dar. Viele Unternehmen verwenden auch heute noch die Begriffe “Datensicherung” und “Archivierung” synonym. Die Unterschiede lassen sich jedoch sehr einfach verdeutlichen: Konventionelle Datensicherungsverfahren stellen prinzipiell nur eine kurz- bis mittelfristig verfügbare Kopie von Datenbeständen dar. Das mag zum Einen daran liegen, dass Hersteller gebräuchlicher Tape-Formate diese im Durchschnitt alle drei Jahre ändern, zum Anderen können Bänder z. B. durch mechanische Beanspruchungen im Laufe der Zeit Fehler aufweisen. Da überrascht es wenig, dass 70 % aller Datensicherungen, die älter als drei Jahre sind, sich nicht mehr vollständig wiederherstellen lassen. Ein zweites, sehr wichtiges Unterscheidungskriterium besteht darin, dass Datensicherungen zwar meist in regelmäßigen Abständen erzeugt werden, sie ermöglichen aber keine kontinuierliche Sicherung von Daten. Beispielsweise lassen sich Datenbestände bei einem Systemcrash nur bis zu dem Zeitpunkt der letzten Datensicherung wiederherstellen. Anders verhält es sich bei revisionssicheren Archivierungssystemen. Sie gewährleisten einerseits, dass Daten bereits direkt nach ihrer Entstehung gesichert werden, anderseits eignen sie sich auch für deren Langzeitaufbewahrung.

EMA® schützt E-Mails optimal vor Verlust oder Manipulationen

Mit EMA® (E-Mail Archive Appliance®) erhalten Unternehmen oder Organisationen ein sehr preiswertes und zugleich revisionssicheres Archivierungssystem, das sich nahtlos und nahezu wartungsfrei in die meisten IT-Infrastrukturen integrieren lässt. EMA® unterstützt die am häufigsten eingesetzten E-Mail-Server-Systeme und kann auch den intern geführten E-Mailverkehr archivieren. Dabei hält sich EMA® strikt an die Vorgaben des Gesetzgebers, der verlangt, dass E-Mails originär zu archivieren sind. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch von EMA® erkannt, mit einem Zeitstempel versehen, digital signiert und mit AES verschlüsselt in das Archiv kopiert. Der Kopiervorgang ins Archiv erfolgt zeitgleich mit der Zustellung oder Versendung jeder einzelnen E-Mail im Unternehmen. Damit wird von EMA® garantiert, dass auch im Falle eines Systemcrashs des Mailservers alle E-Mails revisionssicher im Archiv gespeichert sind – keine E-Mail kann mehr verloren gehen. Durch die bei der Archivierung verwendete digitale Signatur und Verschlüsselung jeder einzelnen E-Mail wird sichergestellt, dass archivierte E-Mails im Nachhinein weder geändert, gelöscht noch durch unberechtigte Personen gelesen werden können.

Mit nur einem Mausklick lassen sich im Bedarfsfall E-Mails wiederherstellen. Flexible Filtereinstellungen erlauben darüber hinaus eine Trennung der geführten E-Mail-Korrespondenz zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails. Zur Gewährleistung des Datenschutzes werden sämtliche Zugriffe auf das Archiv in einer geschützten Protokolldatei notiert. Durch den hohen Sicherheitsstandard den EMA® hinsichtlich Vertraulichkeit, Datenintegrität und -schutz erfüllt, ist auch eine dezentrale Speicherung von Archivdaten, beispielsweise in einem externen Rechenzentrum, gefahrlos möglich. EMA® ist im Vergleich zu vielen anderen Lösungen eine sehr preisgünstige, hardwarebasierende sowie skalierbare Archivierungslösung und eignet sich auch ideal für den Einsatz in kleineren und mittelständischen Unternehmen.

Weitere Informationen sowie eine technische Funktionsübersicht der E-Mail-Archivierungslösung EMA® sind direkt verfügbar unter:

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Bildmaterial ist verfügbar unter:

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