Rheinische Treuhandstelle für Dauergrabpflege setzt auf DocuWare

Ein Archiv für die Ewigkeit
(PresseBox) (Germering, ) Bei der Rheinischen Treuhandstelle für Dauergrabpflege fallen täglich rund 500 Belege an. Um den hohen Bearbeitungsaufwand reduzieren und Kunden effizienter betreuen zu können, hat man sich für den Einsatz des Dokumentenmanagement-System DocuWare entschieden. Parallel zur Einführung wurde das vorhandene Papierarchiv mit fast 800.000 Dokumenten vom Dienstleister gescannt und in DocuWare integriert.

Die Dauergrabpflege ist ein besonderer Service der Friedhofsgärtner mit steigender Nachfrage, denn immer mehr Angehörige können sich aus zeitlichen oder persönlichen Gründen nicht um die Pflege einer Grabstätte kümmern. Die Rheinische Treuhandstelle für Dauergrabpflege übernimmt nach Vertragsabschluss zwischen Auftraggeber und Friedhofsgärtner die weitere Abwicklung für den Auftraggeber. Bei einer Vertragsdauer von fünf bis 30 Jahren kontrolliert die Treuhandstelle regelmäßig, ob die individuell vertraglich vereinbarten Leistungen eingehalten werden. Gleichzeitig verwaltet sie die Vertragssumme, aus der die beauftragten Gärtner jährlich die festgesetzten Zahlungen erhalten.

Die für das Rheinland zuständige Dauergrabpflege-Einrichtung mit Sitz in Köln hat derzeit circa 30.000 Auftraggeber mit unterschiedlichen Verträgen. Jeder dieser Kunden hat eine Akte mit durchschnittlich 25 verschiedenen Dokumenten, zum Beispiel Verträge mit dem Auftraggeber und dem zuständigen Friedhofsgärtner, Geldeingangsbestätigungen, Korrespondenz, Rechnungen oder Unterlagen über Grabkontrollen. Bislang füllten diese Akten ganze Schrankwände. Neue Dokumente mussten deshalb mit viel zeitlichem Aufwand manuell einsortiert werden. Einmal im Jahr kommen 30.000 Kontoauszüge bei der Bezahlung der Friedhofsgärtner hinzu. Geplant ist, diese Belege zukünftig elektronisch zu übermitteln; via DocuWare COLD werden die Auszüge dann automatisch indexiert und archiviert. Eine parallele Bearbeitung der Akten war bisher nicht möglich. Auch verhinderten lange Suchzeiten eine schnelle und effiziente Kundenbetreuung. Der Wunsch nach einem zentralen Archiv sowie akuter Platzmangel machten eine alternative Lösung dringlich.

Alles aus einer Hand DocuWare erfüllte alle Anforderungen, die die Verantwortlichen bei der Treuhandstelle an ein Dokumentenmanagement-System stellten. Neben einfacher Handhabung und geringem Administrationsaufwand war eine wichtige Voraussetzung, dass sich die 30.000 vorhandenen Akten vom Düsseldorfer DocuWare-Partner Behrens & Schuleit scannen und in das System integrieren ließen. Die räumliche Nähe des Dienstleisters, der "alles aus einer Hand" liefern konnte, war letztlich entscheidend. So wurde für die Treuhandstelle eine spezielle Ablagemaske programmiert, die in Sekundenschnelle die Verknüpfung mit der externen Datenbank, in der die Verträge gespeichert sind, ermöglicht. Wird jetzt ein Dokument abgelegt, muss der Sachbearbeiter lediglich die Vertragsnummer eintippen. Die anderen Eingabefelder mit den Stammdaten wie Name, Straße oder Ort werden in Echtzeit von der externen Datenbank übernommen. Ein Dokument falsch abzulegen ist nicht mehr möglich, da die Stammdaten aus der Datenbank mit den Daten des Dokuments verglichen werden.

Auch eine weitere Vorgabe der Rheinischen Treuhandstelle ließ sich lösen: Das Unternehmen setzt die Software GenoWin der Firma Soft Net ein, ein Individual-Programm für die Verwaltung von Dauergrabpflege-Verträgen. Aus diesem Programm heraus sollten die Mitarbeiter direkt auf gescannte Daten in DocuWare zugreifen können. So wurde GenoWin um einen Archiv-Button erweitert und per API-Schnittstelle mit DocuWare verknüpft. Ein Button-Druck genügt, und der Mitarbeiter erhält alle in DocuWare unter der Vertragsnummer gespeicherten Belege in einer Trefferliste angezeigt. Alle rund um den Auftraggeber gespeicherten Dokumente stehen damit jedem berechtigten Mitarbeitern sofort zur Verfügung, der Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool ist von jedem Arbeitsplatz aus möglich. So konnte die Rheinische Treuhandstelle ihre Servicequalität gegenüber den Auftraggebern durch eine schnelle Auskunftsbereitschaft erheblich verbessern; die bislang zeitraubenden Such- und Bearbeitungszeiten wurden auf ein Minimum verkürzt.

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