GFT Solutions automatisiert Rechnungseingang bei Toshiba

Mehr als 150.000 Rechnungen jährlich durch Invoice 123 erkannt und in HYPARCHIV archiviert
(PresseBox) (Hamburg, ) GFT Solutions wurde von der Toshiba Europe GmbH damit beauftragt, Rechnungseingang und -verwaltung europaweit zu automatisieren. Gemeinsam mit seinem Partner Dicom realisiert GFT Solutions eine Lösung, die es dem Technologie-Unternehmen ermöglicht, jährlich mehr als 150.000 Eingangsrechnungen dezentral und zeitsparend zu erfassen, zentral zu archivieren und in den digitalen Prüfungs- und Freigabe-Workflow einzubinden.

Europaweit gehen bei Toshiba jährlich mehr als 150.000 Rechnungen ein, Tendenz steigend. Qualifizierte Mitarbeiter der Finanzabteilung verbrachten bisher wertvolle Zeit damit, buchungsrelevante Daten aufwändig manuell zu erfassen und zu prüfen. In Deutschland soll nun ein Dienstleistungszentrum für die europäischen Länderorganisationen entstehen, das diesen Prozess effizient und automatisiert abwickelt. Mit der technischen Umsetzung der Lösung wurde GFT Solutions betraut, deren Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem HYPARCHIV Toshiba in Deutschland bereits seit 1993 einsetzt. Innerhalb weniger Wochen nach dem Projektstart soll der Pilotbetrieb starten und noch in diesem Jahr das System vollständig in Betrieb genommen werden.

Dabei setzt das Hamburger Systemhaus auf die bei Toshiba in Deutschland bereits bewährte Scan-Applikation „Ascent Capture“ auf. Während Niederlassungen in anderen Ländern die Möglichkeit erhalten, dezentral vor Ort zu scannen und die Ergebnisse über einen Remote-Zugriff zu validieren, erfolgen das automatisierte Auslesen über Invoice 123 von Dicom und die Archivierung in HYPARCHIV zentral.

Invoice 123 liest buchungsrelevante Informationen wie z.B. Lieferantennamen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuersumme und Währung mit Hilfe von formular- und freiformorientierter OCR- und Fuzzy-Technologie aus unstrukturierten Rechnungen mit unterschiedlicher Gestaltung aus verschiedenen Ländern aus. Dabei werden Lieferanten automatisch erkannt und Informationen mit der Lieferantendatenbank abgeglichen. Nach Validierung und Freigabe erfolgt die Archivierung der Rechnungen in HYPARCHIV sowie deren Übergabe an Oracle Finance - das interne ERP-System zur Weiterverarbeitung der ausgelesenen Daten.

Webzugriff durch Upgrade auf HYPARCHIV Release 6D
Zu den Hauptanforderungen zählen eine revisionssichere Ablage sowie ein schneller, dezentraler Zugriff auf die archivierten Dokumente. Dazu steigt man von HYPARCHIV Enterprise 6A auf das aktuelle Release 6D um. Es ermöglicht nicht nur einen Zugriff über Webbrowser, sondern unterstützt die automatische Erstellung von doppelseitigen DVD-Medien. Darüber hinaus beinhaltet es erweiterte Protokollfunktionen der Administratoraktivitäten sowie der Benutzeraktivitäten – ein Merkmal, das gerade bei einer dezentralen Nutzung von Bedeutung ist.

„Wir haben mit HYPARCHIV und der professionellen Unterstützung durch GFT Solutions in den vergangenen Jahren in Deutschland sehr gute Erfahrungen gemacht,“ so Hermann Wüffel, Head of Accounting, bei Toshiba Europe GmbH. „Für die Automatisierung des Rechnungseingangs und der Rechnungsverwaltung setzen wir nun mit dem neuen Release und der Erkennungstechnologie von Dicom auf eine zukunftsfähige und skalierbare Lösung, die in ganz Europa eingesetzt wird.“

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