Mikromatic präsentiert Archivierungsworkflow mit Multifunktions-Systemen von Danka

(PresseBox) (Waldbronn/Essen, ) Die Mikromatic GmbH (Stand: 3045) zeigt auf der DMS Digital Management Solutions die Integration des leistungsstarken Archiv- und Dokumenten-Management-Systems windream mit multifunktionalen Digitalkopierern der Marke infotec von Danka. Durch eine optimale Abstimmung dieser Systeme, ist ein einfacher und schneller Arbeitsablauf für die Anwender möglich. Dokumente lassen sich in der Büroumgebung durch den Sachbearbeiter direkt vom Digitalkopierer infotec IS 2045 aus mit einer Geschwindigkeit von 49 Seiten pro Minute einscannen – kopieren und drucken kann das Gerät mit 45 Seiten pro Minute. Im Hintergrund werden die Scans dann automatisch an windream übergeben.

Wenn Dokumente elektronisch archiviert werden sollen, müssen sie digital vorliegen. Dabei unterscheidet man zwischen dem Bestand an Dokumenten, der zu Beginn en bloc ins Archiv aufgenommen werden soll, und den Dokumenten, die im laufenden Geschäftsbetrieb anfallen. Die Scanpoint-Partner der Mikromatic können das Digitalisieren großer Mengen von Bestandsdokumenten übernehmen. Das Archivieren der im laufenden Betrieb anfallenden Dokumente wird meist beim Anwender im Rahmen des regulären Workflows durchgeführt. Dazu ist eine optimale Kombination von Scannern und Archivsystem notwendig.
Werden hierfür spezielle Arbeitsplatz-Scanner verwendet, sind diese häufig entweder zu langsam oder zu teuer oder nicht einfach genug zu bedienen. Zudem beanspruchen die Scanner zusätzlichen Büroraum. Wer statt dessen die Scanfunktion heutiger Digitalkopierer richtig in das Archivierungssystem integriert, profitiert von vielen Vorteilen: die Bedienung ist den Anwendern vom Kopieren bekannt, es entsteht kein zusätzlicher Platzbedarf und die hohe Geschwindigkeit der Geräte sorgt für hohe Produktivität beim Archivieren.

Nach dem Scannen erscheint auf dem Desktop des Sachbearbeiters automatisch das Dokument und eine Indizierungsmaske. Eine individuelle Verschlagwortung kann jetzt vorgenommen werden. Zusätzlich verschlagwortet windream das Dokument selbsttätig per Volltext-OCR nach den enthaltenen Begriffen und legt das Dokument im Archiv ab. Über die windream-Recherchemaske (WEB Browser oder Client) kann das Dokument gesucht, angezeigt und auf dem IS 2045 wieder ausgedruckt werden. Eine solche Lösung ist auch mit multifunktionalen infotec-Systemen anderer Leistungsklassen möglich.

Über Danka:
Danka ist einer der weltweit größten herstellerunabhängigen Systemanbieter im Bereich der Büro-Technologie. Das Unternehmen wurde 1977 in Tampa/Florida gegründet. Es ist heute auf vier Kontinenten mit mehr als 200 Niederlassungen in 28 Ländern vertreten und beschäftigt rund 9.300 Mitarbeiter. In Deutschland ist Danka bundesweit an 11 Standorten vertreten.
Zum Leistungsspektrum der Danka Deutschland Holding GmbH in Stuttgart gehören Beratung, Vertrieb, Service und Schulungen für multifunktionale Systeme, Drucksysteme, Faxgeräte und Kopierer aller Leistungsklassen sowie integrierte Systemlösungen in Zentralen Druckereien, Rechenzentren und Büro-Umgebungen, bei Industrie- und Handels-Unternehmen, Dienstleistern, Behörden, Banken, Versicherungen, ....

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