Rechtssichere Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Neue Software erlaubt Trennung von privater und dienstlicher Internet- und E-Mail-Nutzung / klare Regeln für private Nutzung / einfache Verwaltung von privaten Zeitbudgets / Vorgaben des Datenschutzes und rechtliche Rahmenbedingungen werden erfüllt
(PresseBox) (Nürtingen, ) Wenn es um das Thema private Internet- und E-Mail-Nutzung während der Arbeitszeit geht, sind die betrieblichen Lösungen zwar vielfältig, aber in der Regel unbefriedigend. Von der völligen Freigabe der privaten Nutzung am Arbeitsplatz bis zum strikten Verbot findet sich alles in der deutschen Arbeitslandschaft. Dass Kompetenz im Umgang mit dem neuen Medium erforderlich ist, ist unbestritten. Wie viel Arbeitszeit der Einzelne für das private Surfen einsetzen darf, bleibt allerdings ein Zankapfel. Pochen Unternehmen auf ein striktes generelles Verbot der Internetnutzung führt dies aufgrund der eingeschränkten Kommunikationsfähigkeit zu Problemen im effizienten internen Informationsaustausch und in der Kommunikation mit Kunden und der Öffentlichkeit. Restriktionen erschweren zudem die zeitgemäße Entwicklung der Medienkompetenz der Mitarbeiter. Gestatten Unternehmen die eingeschränkte private Nutzung, was in vielen Unternehmen auch durch Betriebsvereinbarungen festgelegt wird, bleibt ein entscheidendes Problem: Surfen alle Mitarbeiter im Rahmen der vereinbarten Zeitbudgets oder gibt es „schwarze Schafe“?

Enge rechtliche Grenzen bei der Kontrolle der Internetnutzung
Die Kontrolle der privaten Nutzungsdaten ist nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG) nur in Ausnahmen erlaubt. Durch die fehlende Trennung privater und dienstlicher Verbindungsdaten, können auch die dienstlichen Daten nur erschwert oder gar nicht überprüft werden. Existieren Betriebsvereinbarungen, die die Privatnutzung begrenzt zulassen und dem Administrator Kontrollrechte gewähren, bleibt trotz allem ein hohes rechtliches Konfliktpotenzial, da die Kontrolle der privaten Verbindungen gemäß dem TKG in der Regel verboten ist. Durch die Vermischung dienstlicher und privater Verbindungsdaten ist auch die Kontrolle von dienstlichen Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erheblich eingeschränkt und rechtlich problematisch.

webFox steuert durch Trennung
Die jetzt vorgestellte Software des Nürtinger Unternehmens erlaubt die Trennung von privater und dienstlicher Internetnutzung. Für alle Beteiligten – Management, IT-Verantwortliche, Betriebsrat und Mitarbeiter – schafft sie damit die geforderte Rechtssicherheit. Dienstliche Nutzungen können durch den Arbeitgeber kontrolliert werden. Private Nutzungen werden legitimiert, unterliegen aber weiterhin einem strengen Datenschutz und werden nur in begründeten Ausnahmefällen mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters beziehungsweise des Betriebsrates nach dem 4-Augen-Prinzip eingesehen.

Setzen Unternehmen Archivierungssysteme ein, schafft webFox auch hier klare Grundlagen. Durch die vorgenommene Trennung der Daten in privat und dienstlich, werden nur die dienstlichen Verbindungen und E-Mails archiviert werden.

Wie funktioniert webFox?
Die webFox-Software wird auf den Rechnern der Internetnutzer installiert. Über eine Eingabemaske am Bildschirm entscheiden die Mitarbeiter, ob sie Internet oder E-Mail für private oder dienstliche Zwecke nutzen wollen. Loggt sich ein Nutzer über „Privat“ ein, befindet er sich in seinem privaten Nutzungsbereich. Hier können die Internetadressen, falls dies überhaupt gewünscht ist, verschlüsselt gespeichert werden. Alle Daten sind nur in begründeten Ausnahmefällen (z.B. Gefahr in Verzug) nach dem 4-Augen-Prinzip einsehbar. Wurden im Unternehmen Vereinbarungen getroffen, dass die private Internetnutzung im Rahmen eines festgelegten Zeitbudgets oder innerhalb der Pausenzeiten erlaubt ist, verwaltet webFox pro Nutzer die jeweiligen Nutzungszeiten.

Auf dem webFox-Server werden die Konten für die private Nutzung verwaltet und alle relevanten Daten für statistische Auswertungen zusammengefasst. Dabei werden sämtliche Daten immer verschlüsselt abgelegt. Auf der einen Seite wird damit der Schutz der Privatsphäre gewährleistet. Auf der anderen Seite kann das Unternehmen die dienstliche Internetnutzung, zum Beispiel durch monatliche Stichprobenauswertungen, kontrollieren.

Neben der privaten Nutzung des Internet kann über webFox auch die private E-Mail-Nutzung verwaltet werden. Innerhalb ihrer „privaten Nutzungsbereiche“ benutzen die Beschäftigten einen privaten E-Mail- Account. Der E-Mail-Server des Unternehmens wird dagegen ausschließlich dienstlich genutzt.

webFox gewinnt Innovationspreis
Von der Initiative Mittelstand hat Aurenz für die neu entwickelte Software den Innovationspreis 2007 erhalten. Die Jury wählte das Produkt als eine der innovativsten und für den Mittelstand interessantesten Lösungen.

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