Osiandersche Buchhandlung: Zeitersparnis durch DMS-Lösung fürs Rechnungswesen

ALOS GmbH optimierte Verwaltungsprozesse bei der Tübinger Buchhandlung mit 13 Filialen
Die Buchhandlung Osiander führt die Rangliste von Buchhäusern in Punkto Kundenservice an. (PresseBox) (Tübingen / Köln, ) Im Buchhandelsunternehmen Osiander wurde von der ALOS GmbH das Projekt „elektronische Ablage“ erfolgreich realisiert. Auf Basis der Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare konnte die für hohe Kundenorientierung ausgezeichnete Buchhandlung sowohl die Ablage von Eingangsrechnungen als auch die Ablage der täglichen Kassenabschlüsse in 13 Filialen beschleunigen und vereinfachen. Das Projekt wurde im Zuge der Zusammenlegung zweier Verwaltungsstandorte in Tübingen durchgeführt. Nach dem Umzug in ein neu eingerichtetes Service-Center am Stadtrand Tübingens sollte es nur noch eine zentrale Auftragsannahme und ein Rechnungswesen geben. Die Entscheidung für das System DocuWare und den Support von ALOS fiel innerhalb von nur sechs Wochen, die Installation der Software war bereits nach drei Tagen erfolgreich abgeschlossen. Das Projekt wurde begonnen mit der elektronischen Ablage der Ausgangsrechnungen. Rund 300 Belege täglich, zu Stoßzeiten auch häufig die doppelte Menge, werden mit DocuWare revisionssicher abgelegt. Ebenso wie Lieferscheine werden die Rechnungen daher parallel zum Papierausdruck für den Kunden über den integrierten Druckertreiber TIFFMAKER archiviert. Angaben wie Kundenname, Rechnungs- und Lieferscheinnummer sowie das Datum sind in der DMS-Lösung als Indexbegriffe gespeichert. Mit diesem Vorgang spart Osiander heute mehr als eine Stunde am Tag, die zuvor für die manuelle Ablage aufgewendet wurde. Darüber hinaus ließen sich Lagerkosten in signifikanter Höhe reduzieren: Trotz der Zusammenlegung der Verwaltungsstandorte brauchte deutlich weniger Raum angemietet werden, als vor dem Umzug zur Verfügung stand.

Auch im Bereich der Sammelrechnungen für rund 8.000 Kunden, die mit der Osianderschen Kundenkarte bargeldlos auf Rechnung oder per Bankeinzug zahlen, konnte die elektronische Archivierung reibungslos realisiert werden. Insgesamt werden zwischen 3.000 und 4.500 Sammelrechnungen direkt im TIFF-Format vollautomatisch abgelegt. Die Kundennummern und Stammdaten dienen dabei als Indizes, sodass sich die Belege zu jedem Zeitpunkt in Sekundenschnelle wieder aufrufen lassen.

Bei der Erfassung der circa 80.000 Eingangsrechnungen setzt Osiander auf das DocuWare-Zusatzmodul ACTIVE IMPORT: Nach dem Scannen liest die Software relevante Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsbetrag und Datum korrekt aus. Ein Barcode, mit dem jede Rechnung schon im Posteingang versehen wird, erleichtert als eindeutige Belegnummer die spätere Zuordnung nach dem Scannen und die Verbindung der Rechnung mit zusätzlichen Indexbegriffen aus der externen Buchhaltungsdatenbank. „Die Produktivitätssteigerung durch die Vermeidung von Erfassungsfehlern und den Wegfall manueller Eingaben hat sich sehr positiv auf die Motivation unserer Mitarbeiter ausgewirkt“, beschreibt Thomas Reif, Leiter Service Center/Rechnungswesen bei der Osianderschen Buchhandlung, die Vorteile der neuen Software. Nicht zuletzt sind auch die 13 Osiander-Filialen an das Dokumentenmanagement-System angeschlossen. Die Tagesabschlüsse aller 45 Kassen werden – ebenfalls über ACTIVE IMPORT – automatisch in DocuWare archiviert. Durch die Einführung der Software entfällt damit ein Arbeitsaufwand von 45 Minuten täglich, der für Kassenabschluss, Ausdruck und die manuelle Ablage notwendig war. „Die Übersicht über die täglichen Bareinnahmen per Knopfdruck erleichtert unsere Kalkulation“, ergänzt Thomas Reif.

Im Projekt wurden zahlreiche individuelle Anpassungen durch den ALOS-Projektsupport an die organisatorischen und IT-Anforderungen von Osiander realisiert. Dies belegt zum einen die Flexibilität der Software, zum anderen aber auch die hohe Kompetenz des Systemhauses ALOS. Aufgrund der positiven Erfahrungen und schnellen Projektergebnisse plant Osiander in Kürze weitere Schritte mit ALOS, wie zum Beispiel die Einbindung von Verträgen, E-Mails und des Schriftverkehrs in das DMS. Auch eine Verknüpfung mit dem Warenwirtschaftssystem und der Versand von elektronischen Rechnungen stehen noch auf der Agenda.

Über Osiandersche Buchhandlung:
Die Osiandersche Buchhandlung wurde 1596 gegründet und ist heute die älteste Universitätsbuchhandlung Deutschlands. Osiander ist ein unabhängiges und eigentümergeführtes Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und Buchhandlungen in Tübingen, Baden-Baden, Böblingen, Heilbronn, Konstanz, Reutlingen, Rottenburg, Speyer, VS-Villingen und VS-Schwenningen.

In 2006 wurde Osiander vom Wirtschaftsministerium Baden-Württembergs als Dienstleister des Jahres 2006 in der Sparte „Vorbildliche Kundenfreundlichkeit“ ausgezeichnet.

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