Kommunenübergreifende Aufnahme und Analyse von Verwaltungsabläufen mit der PICTURE-Methode

Das Team des abgeschlossenen PICTURE-Projekts (PresseBox) (Münster, ) Im Mai 2007 wurde das neunmonatige praxisorientierte Projektseminar PICTURE Te@M abgeschlossen. Zielsetzung des Projektes, welches das ERCIS – European Research Center for Information Systems in enger Zusammenarbeit mit dem Münsteraner IT-Dienstleister citeq und den Städten Münster, Hamm und Bielefeld durchgeführt hat, war die Weiterentwicklung des verwaltungsspezifischen Werkzeuges zur Aufnahme von Verwaltungsabläufen, der sog. PICTURE-Methode und die Prozessaufnahme bei den einzelnen Kommunen. „Das Projektseminar stellt eine notwendige Abschlussleistung für die Studierenden der Wirtschaftsinformatik dar. Dabei setzen die Studenten die erworbenen Theoriekenntnisse in die Praxis um, womit ein Einblick in das spätere Berufsleben geschaffen wird“, so Prof. Dr. Jörg Becker, geschäftsführender Direktor des ERCIS.

Mit Hilfe von PICTURE wird den Kommunen eine Möglichkeit geboten, die komplexen Strukturen und Abläufe von Verwaltungen im Hinblick auf den wachsenden Reformdruck aufzunehmen und zu verbessern. Die Programmierarbeiten der elf Studierenden der Wirtschaftsinformatik tragen dazu bei, dass künftig aufgenommene Abläufe insgesamt eine höhere Qualität erreichen. Zudem wird die Vergleichbarkeit von Prozessen, die in verschiedenen Kommunen aufgenommen wurden, gewährleistet. Hierfür wird eine höhere Standardisierung der Modelle sichergestellt, so dass im Anschluss an die Modellierung aussagekräftigere Auswertungen der Prozesslandschaft entstehen und das Reorganisationspotenzial der Verwaltungsabläufe besser identifiziert werden kann. Der zweite Entwicklungsschwerpunkt zielte auf die Einsatzfähigkeit des Programms im Kontext mehrerer Kommunen mit mehreren Modellierungsprojekten, um so z. B. einen Soll-/ Istvergleich der Verwaltungsabläufe durchführen zu können. „Die intuitive PICTURE Methode versetzt die Mitarbeiter von Kommunen in die Lage, die Verwaltungsabläufe selber aufzunehmen, ohne umfangreiche Kenntnisse der Prozessmodellierung vorauszusetzen. Durch die Anpassungen, die im Rahmen des Projektseminars umgesetzt wurden, wird eine erhöhte, übergreifende Konsistenz der aufgenommen Prozesse garantiert“, so Prof. Dr. Jörg Becker. Im Laufe des Projektes wurden mehrere Tausend Arbeitsstunden durch die Studenten aufgewendet, die diese Praxiserfahrung einhellig als lehrreich und herausfordernd beschrieben.

Darüber hinaus wurden die Verwaltungsprozesse mehrerer Prüfungsämter der Westfälischen Wilhelms-Universität zuerst auf ihre Abbildbarkeit durch die PICTURE-Methode untersucht und im Anschluss modelliert.

Im Rahmen der wachsenden Bedeutung von Informations- und Kommunikationstechnik im Public Sector wurde PICTURE auf der CeBIT 2007 vorgestellt, was zu einem regen Informationsaustausch zwischen den Stellvertretern des ERCIS und Interessenten von Kommunen, Universitäten und anderen Behörden führte, wodurch zusätzliche Einsatzmöglichkeiten der Methode zum Vorschein kamen.

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ERCIS - European Research Center for Information Systems der Universität Münster
Leonardo-Campus 3
D-48149 Münster
Dr. Lars Algermissen
Prozessmanagement und eGovernment
Michael Räckers
eGovernment

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