Masterfoods ergänzt Rechnungsprüfung mit Lotus Notes durch automatische Rechnungserfassung

(PresseBox) (Neustadt/Wied, ) Einen Schritt weiter in Richtung elektronische Rechnungsbearbeitung will die Masterfoods Services GmbH mit dem DOXiS InvoiceMaster Read gehen. Wurden bereits bisher Eingangsrechnungen gescannt und per Lotus Notes zur Prüfung an die Mitarbeiter versandt, so soll nun auch die Erfassung der Rechnungsdaten automatisiert werden. Ziel ist die Abschaffung der manuellen Datenerfassung und die automatische Übergabe der Daten an SAP R/3.

Wesentliches Projektziel von Masterfoods ist ein schrittweiser Übergang zur automatisierten OCR-Verarbeitung der in Papierform eingehenden Eingangsrechnungen. Der vorhandene Prozess soll weiterhin genutzt werden, bei dem die zentrale Rechnungsscannung durch einen Dienstleister am Firmensitz erledigt wird. Einbezogen sind auch die Rechnungen aus den anderen Standorten. Sie werden ebenfalls zur Zentrale geschickt und dort weiter verarbeitet. Der Genehmigungs-Workflow erfolgt in Lotus Notes. Werden die Belege heute noch manuell ins SAP-System eingegeben, so soll die Erfassung der Eingangsrechnungen in SAP R/3 mit der neuen SER-Lösung DOXiS InvoiceMaster Read erheblich beschleunigt werden.

Bereits bei Projekteinführung erkennt der DOXIS InvoiceMaster Read den Rechnungssteller und liest eine Reihe von Kopfdaten aus. Im laufenden Betrieb wird die intelligente SER-Lösung mit Beispieldokumenten trainiert, so dass sukzessive die Erkennungsrate weiter verbessert werden kann. Ziel ist es, die extrahierten Inhalte automatisch an das SAP R/3 System zu übergeben und eine automatische Buchung auszulösen, wenn Bestell- und Rechnungsdaten im System übereinstimmen. Anschließend wird der Beleg im elektronischen Hausarchiv abgelegt und eine entsprechende Verknüpfung im SAP-System erzeugt. So können die Belege aus dem SAP-System heraus recherchiert und angezeigt werden.

Die Masterfoods GmbH ist ein Spezialist für Heimtierfertignahrung, Pflanzenpflege und Süßwaren. Sie gehört zum amerikanischen Unternehmen Mars Incorporated. Weltweit produziert, vermarktet und vertreibt das Unternehmen mit 39.000 Mitarbeitern seine Produkte an 216 Standorten in 65 Ländern.

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