NEFkom erweitert scanview-Installation um Outlook-Connector

(PresseBox) (Baden-Baden, ) Der fränkische Telekommunikationsanbieter NEFkom hat sich zusätzlich zum bereits eingesetzten DMS scanview® für den Einsatz des scanview® Outlook-Connectors der daa Systemhaus AG entschieden. Ziel ist es, ein- und ausgehende Nachrichten unternehmensweit und strukturiert im Zugriff zu haben, E-Mail-basierte Prozesse beschleunigt abzuarbeiten und insgesamt schnellere Reaktionszeiten zu erreichen.
Das neu eingeführte Modul ergänzt das bei NEFkom seit 2001 installierte Dokumenten-Management- und Archivierungssystem scanview®. Der Outlook-Connector ist zunächst in verschiedenen Abteilungen im Einsatz, ehe er unternehmensweit genutzt wird.

Konkret hat NEFkom durch den Einsatz des scanview® Outlook-Connectors die Möglichkeit, die täglich zahlreich eingehenden E-Mails zu strukturieren und sie anschließend – ebenso wie die ausgehenden E-Mails – zu archivieren. Recherche und Archivierung erfolgen dabei direkt aus Outlook heraus. Die beschleunigte Abarbeitung eingehender Kundenanfragen per E-Mail sowie abteilungsübergreifende Recherchemöglichkeiten stellen einen weiteren Nutzen für das Unternehmen dar.
„Primäres Ziel war die vollständige Abbildung des gesamten Kundenschriftverkehrs im optischen Archiv, damit sowohl Vertrieb als auch Call Center auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen können, wenn sie mit dem Kunden kommunizieren. Notwendig dazu war eine einfach zu handhabende Schnittstelle, die mit den am Arbeitsplatz vorhanden Werkzeugen (Office und Outlook) bedient werden kann“ , erklärt Ulrich Cimander, Leiter IT Billing bei NEFkom.

E-Mail-Handling leicht gemacht
Mit dem Outlook-Connector kann NEFkom über eine Menüleiste mit den Buttons "Archivieren" und "Recherchieren" seine E-Mails im MSG- oder RTF-Format direkt aus Outlook heraus archivieren. Unabhängig vom scanview®-Client kann der Nutzer ebenfalls die archivierten eMails direkt aus Outlook recherchieren. Ob die jeweiligen Anhänge ebenfalls archiviert werden sollen und ob Nachrichten beibehalten, nur als Verknüpfung erhalten oder gelöscht werden sollen, ist dabei frei konfigurierbar. Die Recherche kann über die Auswahl der Dokumentenklassen in scanview® oder direkt aus Outlook erfolgen. Hier besteht die Möglichkeit, jede beliebige gängige Recherchemöglichkeit von scanview® – wie auch bei allen anderen Dokumentenarten üblich – zu nutzen. Ein weiterer Mehrwert der Outlook-Archivierung ist die automatische Übernahme von Qualifizierern wie z.B. „von, Betreff, cc“ etc. ins zentrale Archiv. Alle relevanten Informationen stehen bei der Recherche der Mails somit zur Verfügung.

scanview® bei NEFkom
Seit Juli 2001 ist die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung scanview® erfolgreich bei NEFkom im Einsatz und verarbeitet monatlich 50.000 und mehr Belege. Sie löste die bis dahin praktizierte manuelle Ablage der Aufträge ab und brachte dem Unternehmen erhebliche Vorteile. So steigerte sich die Zugriffsgeschwindigkeit auf Dokumente um ein Vielfaches, Transportwege für Akten entfielen und die Abwicklungszeiträume reduzierten sich drastisch. Weiterhin profitiert die NEFkom von einer erhöhten Transparenz durch den unternehmensweiten Dokumentenzugriff.
scanview® bündelt die zahlreichen Einzeldokumente und Belege, aus denen ein kompletter NEFkom-Vertragssatz besteht, mittels Barcode-Kennung zu einer Akte. Die Verschlagwortung der größtenteils aus Navision stammenden Metadaten erfolgt automatisch durch den Navision-Connector. Seit kurzem werden ebenfalls alle Ausgangsrechnungen des Unternehmens aus Navision automatisiert als pdf-file in scanview® archiviert. Somit sind alle ein und ausgehenden Dokumente schnell und einfach im zentralen Archiv erfasst und eine umgehende und detaillierte Auskunft bei Kundenanfragen ist gewährleistet. Die daraus resultierende optimierte Kundenbindung führte für NEFkom zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit.

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