Energieschub für die Erfassung von Kundenbelegen

REWAG KG, Energieversorger in Regensburg, setzt FORMS von ReadSoft zur Erfassung von Kundenbelegen ein
(PresseBox) (Regensburg / Neu-Isenburg, ) REWAG, die Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co. KG, setzt zur Erfassung ihrer Kundenbelege auf die Lösung FORMS von ReadSoft. Mit der Software werden gescannte Kundenbelege wie Zählerstands- und Service-Berichte elektronisch erfasst, indem vom jeweiligen Beleg die Kundennummer ausgelesen wird. Diese Nummer wird von FORMS gegen die im SAP-System hinterlegten Stammdaten geprüft. Danach transferiert die Anwendung die Daten direkt an das angeschlossene elektronische Archiv von IXOS. FORMS erfasst bei der REWAG KG insgesamt ca. 5000 Belege monatlich, die sowohl handschriftlich als auch maschinell ausgefüllt sind. Insgesamt werden derzeit ca. 25 verschiedene Belegtypen mit der Software verarbeitet. Ein wesentlicher Vorteil der Anwendung ist die Zeitersparnis beim Suchen im elektronischen Archiv und die dadurch verbesserte Auskunftsbereitschaft gegenüber den Kunden der REWAG. Wurden zuvor die Kundenbelege noch in einem Papierarchiv abgelegt, können sich die Service-Mitarbeiter jetzt innerhalb von wenigen Sekunden die jeweiligen Dokumente am Bildschirm anzeigen lassen.

Die REWAG KG versorgt mit ca. 400 Mitarbeitern den Großraum Regensburg mit Strom, Gas, Wasser und Wärme und erwirtschaftete im Jahr 2002 einen Umsatz von 188 Millionen Euro. Vernünftige, aber nicht unerhebliche Investitionen in den Ausbau und die Erhaltung der Energie- und Wasserversorgung machen das Unternehmen zu einem bedeutenden Wirtschaftsfaktor in der Region. Die Philosophie "Bürgernähe und zukunftsorientiertes Handeln" äußert sich beispielsweise in einem intensiven Dialog mit an Energiefragen interessierten Gruppen, im Engagement für den Umweltschutz und einem Wärme-Direkt-Service. Nicht zuletzt ist auch die Optimierung des Kundenservices und damit der Einsatz der ReadSoft-Erfassungstechnologie ein wichtiger Baustein in diesem Konzept.

Die Software FORMS von ReadSoft wurde speziell für die Verarbeitung von Formularen wie Bestellungen, Anfragen, Antwortformularen und ähnliches entwickelt. Sie lässt sich vom Anwender ohne Expertenkenntnisse sehr einfach für die benötigten Formulartypen konfigurieren. Im Vergleich zur manuellen Datenerfassung spart die Lösung Zeit, ist billiger und gewährleistet eine höhere Datenqualität. Dabei ist es unerheblich, ob die zu erfassenden Formulare handschriftlich oder maschinell ausgefüllt wurden und in welchem Format die Formulare im Unternehmen eintreffen: ob per Post, per Fax oder elektronisch. Alle Informationen lassen sich automatisch erfassen und gegebenenfalls korrigieren, bevor sie im richtigen Format an das Zielsystem (etwa ein Archiv) übertragen werden. Auch ein Abgleich der erfassten Daten mit anderen Datenbanken, beispielsweise mit Adress- und Wörterbüchern, dem Lohnbuchhaltungssystem oder einem Lieferantenstamm, ist möglich. Auf diese Weise lässt sich eine höchstmögliche Datengenauigkeit sicher stellen. Die Software ist in mehreren Sprachen erhältlich und so auch für international arbeitende Unternehmen interessant. Eine offene Architektur ermöglicht die Integration von Produkten beliebiger Fremdhersteller.

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