NEU zur SYSTEMS: DocuWare-Integration in Office 2003 Mehr Produktivität bei der Teamarbeit

(PresseBox) (Germering, ) Pünktlich zum Launch von Microsoft Office 2003 präsentiert die DocuWare AG die Integration ihres gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems in die neueste Office-Version. Der Austausch von Dokumenten im Team wird dadurch weiter vereinfacht, die Produktivität gerade in mittelständischen Unternehmen erheblich erhöht. Die neue Lösung ist erstmals auf dem SYSTEMS-Stand des DMS-Spezialisten (Halle A1/521) zu sehen.

Die Integration von Bürosoftware und Dokumenten-Management entspricht der DocuWare-Philosophie vom Dokumenten-Pool, einer zentralen Sammelstelle für alle Dokumententypen aus unterschiedlichsten Quellen. Auch Office-2003-Dokumente lassen sich direkt aus der Bürosoftware heraus archivieren, recherchieren und weiterbearbeiten. Entsprechend ihrer Zugriffsberechtigungen können Anwender auf das gemeinsame Archiv zugreifen. Gerade Teams können ihre Arbeit dadurch wesentlich effizienter gestalten und Unternehmensprozesse verbessern. Immer auf dem neuesten Stand der Technik zeigt das Germeringer Softwarehaus zeitgleich zur Office-2003-Markteinführung die Lösung.

Einfache Bedienung in Office 2003 Über einen in der Symbolleiste integrierten Button werden die Office-2003-Programme Word, PowerPoint und Excel um eine neue 'Ablagefunktion' erweitert. Über diese Schaltfläche wird die Archivierung einer aktuell bearbeiteten Datei in den DocuWare-Dokumenten-Pool eingeleitet. Dabei öffnet sich die DocuWare-Ablagemaske; Indexkriterien lassen sich eingeben beziehungsweise lesen.

Per Knopfdruck werden im sogenannten DocuWare-Viewer archivierte Office-2003-Dokumente angezeigt. Diese lassen sich vom Anwender bearbeiten; beispielsweise können Notizen hinzugefügt oder Textabschnitte farbig hervorgehoben werden. Ein Doppelklick im entsprechenden Office-2003-Programm öffnet eine im DocuWare-Dokumenten-Pool abgelegte Datei zur Weiterbearbeitung.
E-Mails aus Outlook 2003 ablegen
E-Mails, die über Outlook 2003 empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Ordnungskriterien für die Ablage werden die Objekteigenschaften der Mails, etwa Absender, Betreff und Datum, übernommen. Im teilautomatischen Modus stößt der Benutzer für jedes E-Mail individuell die Archivierung an. Er zieht das Mail auf einen Archiv-Ordner, DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt das E-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise kann der Benutzer auch einstellen, dass nur der Anhang als eigene Datei archiviert wird. Werden zum Beispiel in einer entfernten Außenstelle Dokumente gescannt, vorindexiert und anschließend einfach per E-Mail über das Internet an die Zentrale geschickt, übernimmt DocuWare nur das Dokument und legt es automatisch im Archiv ab.

Der Administrator wählt aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter lassen sich Adressen ein- oder ausschließen und Mails entsprechend den eigenen Bedürfnissen ablegen.

Über die Art der Ablage und über die automatische Klassifizierung legt der Anwender fest, welche Mails mit welchen Indexbegriffen in welche Archive gelangen. Im Archiv stehen dann alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.

Schneller ans Ziel gelangen „Moderne Software steigert die Produktivität der Mitarbeiter, indem sie die Geschäftsprozesse und den Datenfluss im Unternehmen beschleunigt. Die direkte Verbindung von Office 2003 und einem zentralen Archiv erhöht die Effizienz der täglichen Büroarbeit zusätzlich“, betont Thorsten Stockmann, Projektleiter Mittelstandmarketing bei Microsoft Deutschland.

Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zuständig für Produkte und Finanzen: „Um die Menge der täglich anfallenden Informationen bewältigen zu können, ist eine zentrale Sammelstelle wie der DocuWare-Dokumenten-Pool unumgänglich. Die Integration von DocuWare und Office 2003 ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsentscheidungen weiter zu zu beschleunigen.“

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