Teufelskreis? Sinkende Marktpreise - steigende Kosten = Baukrise

(PresseBox) (Achim, ) Wie lässt sich ein Unternehmen gerade in Krisensituationen vor dem Abdriften in die Insolvenz bewahren? Die andauernd schlechte Marktlage in einigen Bereichen der Bauindustrie ist vom Einzelunternehmer schwerlich veränderbar. Doch die eigene wirtschaftliche Situation ist nicht nur von diesen vielschichtigen äußeren Faktoren abhängig. Bei einer genauen und objektiven Analyse reift in vielen Unternehmen die Erkenntnis, dass man selbst an einer drohenden Krise nicht ganz unschuldig ist. Unzureichende oder fehlende Planung, wenig Transparenz in der Kalkulation, lückenhafter Rückfluss an Informationen während der Ausführungsphase sind die häufigsten Ursachen, die Projekte scheitern lassen.

Agieren können, statt reagieren zu müssen
Natürlich gibt es kein Allheilmittel oder ein Rezept um Aufträge zu gewinnen, Preise am Markt durchzusetzen und Projekte positiv abzuwickeln. Aber es gibt Möglichkeiten, die der Bauunternehmung den Weg zum Agieren ebnen und sie aus der Rolle des Reagierenden befreien.
Ein Hilfsmittel ist dabei die EDV. Die Praxis hat gezeigt, dass eine integrierte Gesamtlösung, die eine direkte Kommunikation zwischen den technischen und kaufmännischen Abteilungen ermöglicht, der Schritt in die EDV Landschaft der Zukunft ist.
Aber der Mensch ist und bleibt Mittelpunkt der Baumaßnahme - auch bei der Nutzung elektronischer Hilfsmittel. Die Symbiose aus intensiv geschultem Fachpersonal und einer für das jeweilige Unternehmen optimal eingestellten Software hilft langfristig eine Existenzbedrohung abzuwenden. Deshalb lohnt es sich, über einige Aspekte nachzudenken.

Ressourcen sinnvoll planen und einsetzen
Die bei einer Softwareeinführung entstehenden Kosten sind nicht unerheblich. Verständlicher Weise versucht sie jeder zu minimieren.
Die Stammdaten sind die Basis der Unternehmung. Ihre Qualität entscheidet wesentlich über das Betriebsergebnis. Nur mit gepflegten und aktuellen Daten lassen sich die immer komplexeren Arbeitsabläufe optimal abbilden.
Oft wird den vorbereitenden Arbeiten bei der Implementierung zu wenig Zeit eingeräumt. Viele Bauunternehmen unterschätzen den Aufwand für Aufbau und Pflege der Stammdaten. Doch Eile bringt hier nichts. Ist eine Übernahme aus einem bestehenden System geplant, sollte sicher gestellt sein, dass Fehler vorher bereinigt werden können: Unschlüssige Nummerncodes, Mehrfacherfassungen, veraltete Adressen oder fehlende bzw. falsche Eintragungen z.B. bei Adressen - keine PLZ oder noch 4-stellige. Die Beseitigung solcher Missstände im produktiven Einsatz ist langwierig und für die Mitarbeiter sehr demotivierend. Aber gerade die Mitarbeitermotivation ist ein wesentlicher Faktor, um hohe Effektivität im Unternehmen zu erzeugen.
Wichtig ist ebenso die gründliche Einweisung der Mitarbeiter zum Umgang mit der Software. Selbstvertrauen in erworbene Fähigkeiten ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf. Unsicherheit führt zu Verzögerungen in der täglichen Routine. Sie schafft enormen Zeitdruck. Dieser erhöhte Stressfaktor führt zwangsläufig nach einer gewissen Zeit zu Frustration, die auf das Programm projiziert wird und in einer Ablehnung des eigentlich willkommenen elektronischen Werkzeugs gipfeln kann. Durch intensive Schulungsmaßnahmen und spätere Auffrischungskurse lässt sich eine optimale Arbeitsumgebung schaffen. Diese Erkenntnis setzt sich mehr und mehr bei den Unternehmen durch. Regelmäßige Veranstaltungen fördern die Routine im Umgang mit der Applikation auch in der Tiefe der genutzten Funktionalität. Gewachsene Sicherheit beim Gebrauch der Software steigert die Effektivität - hilft Kosten zu senken.

Umdenken ist gefragt
Derzeit findet ein Prozess des Umdenkens in Richtung Transparenz und Dokumentation in den Unternehmen statt. Um die Erfahrungen aus erfolgreich abgewickelten Projekten für die Zukunft nutzen zu können, ist Controlling der Baumaßnahmen unabdingbar. Durch objektive Auswertung lassen sich lukrative Kernbereiche bestimmen, einmal erkannte Fehler vermeiden. Eine detaillierte und transparente Kalkulation ist die erforderliche Basis für die Optimierung von Akquise, Arbeitsvorbereitung, Planung und Abwicklung.
In der Ausschreibungsphase sind die Kalkulatoren das Herz der Firma. Mit ihrem Wissen, ihrer jahrelangen Erfahrung und Kenntnis der Wettbewerber kalkulieren sie die Anfragen, um mit den Angeboten gewinnbringende Aufträge zu bekommen. Mit ihrer Einschätzung und Planung des Projektes steht und fällt der Erfolg des Auftrags. In Zeiten fallender Preise und sinkender Gewinne sind exakte Risikoabschätzung und detaillierte Kostenschätzung wichtige Eckpfeiler der Auftragsgewinnung und -abwicklung.
Nur die konsequente Nutzung aller Möglichkeiten, die eine Software in Verbindung mit zeitnaher Datenpflege bietet, ermöglicht die Festlegung von Prozessketten. Und die sind in einer modernen und zukunftsorientierten Unternehmung nicht mehr weg zu denken.
Bei der Umsetzung dieses Konzeptes befindet sich das Berufsbild des Bautechnikers im Wandel der Zeit. Denn das Werkzeug, die EDV, steht und fällt mit dem Bearbeiter. Der Mensch steht im Vordergrund. Und der muss motiviert werden, sein Spezialwissen mit der Software nachvollziehbar zu dokumentieren. Noch immer ist bei manchem die Vorstellung vorhanden, dass bei Kalkulation mit Stammdaten jeder ersetzbar wäre. Es ist menschlich nur zu verständlich, dass in Zeiten hoher Arbeitslosigkeit der eigene Arbeitsplatz heilig ist und mit allen Mitteln verteidigt wird. Wie könnte das besser gelingen, als wenn man sich unentbehrlich macht. Dem scheint natürlich die Transparenz in der Bearbeitung von Projekten entgegen zu wirken. Hier ist entscheidend die Geschäftsführung gefordert, ein Unternehmensklima zu schaffen, das den Mitarbeitern ein echtes Gefühl von Zugehörigkeit und Sicherheit vermittelt. Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter mit der richtigen Motivation sind gerade in diesen schwierigen Zeiten unverzichtbar.

Transparente Kalkulation - was bringt's?
Aus der Praxis: Bei Vertragsverhandlungen mit dem Bauherren ist es zweifelsohne äußerst wichtig, über alle Kalkulationsansätze, Details und Hintergründe bescheid zu wissen. So z.B. welche Nachtragschancen erkannt wurden und wie sie in die Kalkulation eingegangen sind. An welcher Stelle bezüglich der Mengenansätze ‚spekuliert' und auf welche Weise Risiken bewertet wurden. Aber auch solche Informationen wie - "auf welche Positionen ist die nicht ausgeschriebene Baustelleneinrichtung umgelegt?" - müssen jederzeit transparent und nachvollziehbar sein, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Ein weiteres Beispiel: Um die Nulllinie des Projektes nicht zu unterschreiten, ist es unumgänglich, dass innerhalb der technischen Abteilung die Mitarbeiter der Planung mit den Kollegen vor Ort in Kontakt stehen. Nur wenn der Bauleiter die Kalkulation ‚lesen' kann und ihm klar ist, mit welchen Zeitansätzen die Ausführung der Positionen kalkuliert wurde, kann er rechtzeitig steuernd in die Ausführung eingreifen. Denn über Gewinn oder Verlust einer Baumaßnahme entscheidet nicht der Materialpreis, sondern ganz wesentlich die aufgewendeten Stunden und damit die Lohnkosten der Mitarbeiter. Wurde beispielsweise eine Position mit einem Zeitansatz für eine spezialisierte Kolonne kalkuliert, die aber auf dieser Baustelle nicht zum Einsatz kommt, können die Zeiten nicht gehalten werden. Mit einer transparenten Kalkulation, die diese Fakten ausweist, kann der Bauleiter entsprechende Maßnahmen einleiten, um die Bauzeiten zu halten. Entweder organisiert er eine andere Kolonne, setzt mehr Mitarbeiter ein oder vergibt die Leistung an einen Subunternehmer, um noch einen Vergabegewinn zu erzielen. Die Kalkulatoren brauchen diese Erkenntnis als Informationsrückfluss. Das hilft, künftig den Zeitansatz korrekt zu ermitteln und die Kosten im Griff zu halten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt zum Thema Lesbarkeit der Kalkulation ist die Ermittlung des Budgets. Nur wenn dem Bauleiter dieser Sachverhalt klar ist, kann er bei der Ausschreibung und Leistungsvergabe an Subunternehmer Vergabegewinne erzielen.

Fazit
Der Einsatz integrierter Branchensoftware ist nur ein unterstützendes Werkzeug, kein alleiniger Schutz vor einer Krise. Aber eine Bauunternehmung ohne das Instrumentarium integrierte Branchen-Software wird naher Zukunft undenkbar sein. Ebenso wichtig wie die EDV sind die Mitarbeiter, die das Kapital des Unternehmens bilden. Vertrauen ist hier das Schlüsselwort und somit die Basis des Erfolges. Vertrauen zur Geschäftsführung und zu den Mitarbeitern anderer Abteilungen. Nur als geschlossenes, homogenes Team lassen sich Schwierigkeiten frühzeitig erkennen, vermeiden und lösen. Nur ein Zusammenspiel aller Abteilungen (Ausführung, Planung, Abrechnung, Einkauf, etc.) garantiert einen reibungslosen Ablauf. In diesem ‚Getriebe' muss ein ‚Zahnrad' in das andere greifen, um die Effektivität und Produktivität zu steigern.

Dirk Juschka, Anwendungsberater der Nemetschek Bausoftware GmbH

Kontakt

NEVARIS Bausoftware GmbH
Im Finigen 3
D-28832 Achim
Manfred Bethge
PR/Marketing Relations/Marketing
Presseansprechpartner
Social Media