Seminartour erfolgreich beendet

GDPdU-zertifizierte Lösungen gibt es nicht
(PresseBox) (Germering, ) Die in der ersten Novemberwoche vom VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme – durchgeführten Seminare zur Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflicht für kaufmännische Daten und Unterlagen fanden regen Zuspruch. Fachreferenten verdeutlichten den Teilnehmern, dass es kein GDPdU-zertifiziertes Dokumentenmanagement-System (DMS) gibt. Nur eine Komplettlösung kann alle Anforderungen erfüllen.

Zirka 200 Anwender erhielten vom 3. bis 6. November 2003 in vier deutschen Städten wichtige Informationen zu den Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie Antworten auf alle Fragen rund um die revisionssichere Archivierung. Rechtsexperten, Unternehmensberater und DMS-Spezialisten erläuterten die Inhalte der Gesetzesänderung sowie die Konsequenzen für Betriebe und zeigten Handlungsalternativen auf. DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar präsentierte eine Komplettlösung aus Dokumentenmanagement-, ERP- und universellem Auswertungssystem, die alle Anforderungen des aktuellen VOI-Leitfadens erfüllt. Der VOI-Leitfaden für die Durchführung eines Projekts zur Abdeckung der Anforderungen der GDPdU steht auf der DocuWare-Homepage zum Download bereit.

Seit Inkrafttreten der GDPdU zu Beginn des Jahres 2002 herrscht in vielen Unternehmen Unklarkeit, wie die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen sind. Dabei ist auch von GDPdU-konformen Dokumentenmanagement-Systemen die Rede. Diese Aussage ist falsch. Der DocuWare-Vorstand stellt klar: „Es gibt kein GDPdU-zertifiziertes DMS. Werden Daten und Dokumente aus einer ERP-Lösung an ein Archiv übergeben, so muss das Archiv diese lediglich dem kaufmännischen System oder einer universellen Auswertungssoftware zur Prüfung bereitstellen. Ob eine Lösung den gesetzlichen Anforderungen, vor allem der Abgabenordnung, den GoBS und den GDPdU entspricht, hängt im Wesentlichen davon ab, wie sie im Unternehmen zum Einsatz kommt. Dazu gehört das Zusammenspiel zwischen der kaufmännischen Software, dem Archivsystem und den Menschen, die alles bedienen. Die Prüfung und Zertifizierung eines individuellen Gesamtsystems wird zum Beispiel von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften angeboten, ist aber für die Finanzbehörde nicht bindend. Die in unserem Dokumentenmanagement-System DocuWare enthaltenen Funktionen und Technologien erleichtern es dem Unternehmen, gesetzeskonforme Lösungen zusammenzustellen.“

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