INVOICES begeistert Verantwortliche aus dem Finanz- und Rechnungswesen

(PresseBox) () ReadSoft nimmt am SAP Human Resources und Financials Kongress teil (10.-11. Dezember 2002)

Neu-Isenburg, 12. November 2002. Mit ihrer Teilnahme am SAP Human Resources und Financials Kongress in Karlsruhe bereichert die ReadSoft GmbH die begleitende SAP- und Partnerausstellung. Auf der Veranstaltung, die am 10. und 11. Dezember 2002 auf dem Karlsruher Messegelände stattfindet, präsentiert ReadSoft ihre Softwarelösung INVOICES für die automatische Erfassung und Verbuchung von Eingangsrechnungen. Damit entspricht ReadSoft den Erwartungen des Zielpublikums, hierunter leitende Angestellte aus dem Finanz- und Rechnungswesen sowie Personal-Verantwortliche, Arbeitsprozesse mit Hilfe intelligenter Lösungen zu straffen und dauerhaft mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.

„Mitarbeiter und Kapital sind – besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten – die starke Basis für den Erfolg Ihres Unternehmens“, so lautet das Grußwort des SAP-Vorstandsmitgliedes Professor Dr. Claus Heinrich. ReadSoft greift in ihrer Präsentation diesen Gedanken auf und zeigt den interessierten Kongress-Teilnehmern Rationalisierungspotenziale auf. Bereits ab einem Aufkommen von rund 400 Eingangsrechnungen monatlich lohnt es sich, die Rechnungserfassung zu automatisieren. Die Lösung INVOICES ist seit etwa einem Jahr SAP-validiert und ermöglicht nach dem Scan-Vorgang und der eigentlichen Erfassung eine direkte Verbuchung in das SAP-Rechnungswesen. Der wesentliche Vorteil für das Anwenderunternehmen ist, dass eine automatische Erfassung und Verbuchung nahezu fehlerfrei und – nach ersten Vorarbeiten – in sehr viel kürzerer Zeit realisiert werden kann als eine manuelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen.

Die Herausforderung einer automatisierten Rechnungserfassung besteht darin, dass es sich bei Eingangsrechnungen im Gegensatz zu Formularen um unstrukturierte Dokumente von diversen Absendern handelt, bei denen der Aufbau nicht einheitlich ist. Dennoch müssen die wesentlichen Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag zuverlässig ausgelesen werden. Dies lässt sich realisieren, indem man dem System zuvor das Lesen von Rechnungen der eigenen Lieferanten beibringt. Anhand einer eingescannten Eingangsrechnung werden die relevanten Belegfelder definiert, an denen INVOICES später die entsprechenden Daten auslesen soll. Dieser Prozess wird zunächst für alle Lieferanten durchgeführt, mit denen das Unternehmen regelmäßig zusammenarbeitet. Dieser einmalige Aufwand bei der Einführung der Software zahlt sich schnell aus: Anschließend erkennt das Programm direkt nach den Scann-Vorgang automatisch alle relevanten Informationen.

Darüber hinaus prüft die Software, ob der Lieferant in SAP vorhanden ist. Nicht zuletzt können auch Rechnungen von Absendern erfasst werden, die der Software noch unbekannt sind. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Lieferant nur einmalig oder auch nur einmal im Jahr eine Rechnung schickt.

Über ReadSoft:
ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software für die automatische Datenerfassung. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft rund 310 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es mehr als 2.500 Eyes & Hands Installationen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt. Zu den deutschen Referenzkunden zählen u.a. Audi, Bertelsmann, BMW, GfK, Infratest Burke, Procter & Gamble, Wella und Avon sowie Installationen in der Öffentlichen Verwaltung.

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