Von der Hand in den Rechner: HP Forms Automation System

(PresseBox) (Böblingen, ) Mit dem neuen HP Forms Automation System verbindet HP die digitale Welt mit den traditionellen Schreibwerkzeugen - Stift und Papier. Wo immer handgeschriebene Protokolle, Listen, Notizen oder Zeichnungen digital erfasst werden müssen, erspart das neue digitale Kommunikationssystem Arbeitsschritte wie die manuelle Eingabe oder das Einscannen von Daten. Das System E-Forms besteht aus zwei Basiskomponenten: der Software HP Connect Workflow 200 und dem digitalen Stift HP Digital Pen 200. Zur Kostenerfassung und Verwaltung der Daten steht die Management-Software HP Transaction Pack 200 zur Verfügung. Das Novum in diesem Bereich: Der Anwender kann das digitale Papier selbst erstellen - auf Basis jedes beliebigen Standardpapiers. Mittels der Software HP Workflow Connect 200 überzieht ein kompatibler HP Laserdrucker das Papier mit einem Netz kaum wahrnehmbarer Punkte. Gleichzeitig können individuelle Formularvorlagen mitgedruckt werden. Die im digitalen Stift integrierte Kamera erkennt anhand des Punktrasters auf dem Papier die Notizen oder Zeichnungen und digitalisiert sie. Mit Hilfe einer am PC befindlichen Docking Station übermittelt der Stift die Notizen anschließend über eine USB Schnittstelle an das Unternehmensnetzwerk. Zusätzlich ermöglicht das HP Transaktion Pack 200 Unternehmen die Anzahl der übertragenen Seiten zu zählen, oder ein bestimmtes Seiten-Kontingent vorzugeben. Das HP Forms Automation System ist ab Mitte November erhältlich.

Einmalige Kosten entstehen für HP Connect Workflow in Höhe von cirka 45.000 Euro. Das HP Transaction Pack kostet 10.000 Euro für 50.000 Transaktionen. 200 Euro kostet der Stift. Generell ist HP Forms Automation System für Kunden interessant, die mehr als 100 Formulare pro Tag einsetzen.

Dokumente optisch erfassen und digitalisieren

Mitarbeiter in Großunternehmen, Versicherungen, Behörden oder Krankenhäusern können mit dem HP Forms Automation System ihre handschriftlichen Aufzeichnungen in kürzester Zeit digital erfassen. Die Grundlage dafür bilden Software, Stift und ein Laserdrucker der beliebiges Standardpapier mit einem digitalen Raster überzieht. Diese Möglichkeit bieten derzeit die HP LaserJets der Serien 2200, 4200, 4300, 8150, 9000 oder der Color LaserJet Serien 2500, 4600 und 5500.

HP Workflow 200

Das Softwarepaket HP Workflow 200 sogt mit seinen fünf Komponenten für einen schnellen Formatierungs- und Digitalisierungsprozess:

· Der HP Digital Layout Designer:
Wandelt Formatvorlagen von Papierform in digitale Layouts um
· Der HP Digital Papier Druckertreiber:
Ermöglicht das Bedrucken des Papiers mit dem digitalen Raster
· Die HP Digital Pen Download Software:
Überträgt die vom Stift erfasste Information auf die entsprechenden Back-Endsysteme
· Der HP Service Controller:
Verwaltet die Kommunikation zwischen Druckern, digitalen Stiften, Back-Endsoftware und den Systemen
· Das HP Digitale Paper Software Development Kit:
Unterstützt bei der Erstellung neuer oder zusätzlicher Formatvorlagen

HP Digital Pen 200

Im HP Digital Pen 200 steckt eine ganze Menge mehr als in einem traditionellen Kugelschreiber. Neben einer normalen Tintenmine verfügt er über einen Image-Prozessor, Speicher, Batterie und Digital-Kamera. Dank einer integrierten LED-Anzeige, informiert der digitale Stift den Anwender über die verfügbare Batterielebensdauer und den freien Speicherplatz. Während der Anwender seine Notizen anfertigt, überschreibt das Gerät Teile des Punktmusters, ein Vorgang, den die Digital-Kamera des Stiftes erfasst. Dabei erkennt der HP Digital Pen bis zu 200 Formatvorlagen. Die aufgenommenen Daten werden verschlüsselt und können Passwort-gesichert einfach über eine Tischladestation auf den PC übertragen und als PDF-Dokument im Unternehmens-Netzwerk gespeichert werden.

HP Transaction Pack 200 schafft transparente Kosten

Sobald der HP Digital Pen 200 via Ladestation die Daten weiterleitet, kommt die Software HP Transaction Pack zum Einsatz. Sie übermittelt die Anzahl der übertragenen Dokumente aus dem Stift an das Netzwerk. Vergleichbar mit der Enter-Taste gibt es auf dem digitalen Papier aus dem HP Laserjet ein separates Feld („Send Box“), auf dem der Anwender nach dem Schreiben ein abschließendes Zeichen setzt. Damit lässt sich die Übertragung des Dokumentes an das nachgeordnete System aktivieren. Dabei sind die Kosten für die Formatübertragung gering: Die Kosten für den Informationstransfer mit dem HP Forms Automation System liegen bei rund 20 Cent. Um eine exakte Kostentransparenz zu erhalten, besteht für Unternehmen die Möglichkeit jederzeit ein Kontingent von bis zu 50.000 Transaktionen im Voraus zu ordern. Sobald der Anwender nach jedem Dokument die „Send Box“ aktiviert, wird die verwendete Seitenanzahl vom Gesamtkontingent abgebucht. Dabei lassen sich sowohl Formate in DIN A3 als auch in DIN A4 problemlos verarbeiten.

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Barbara Wollny
PR Manager IPG
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