Dokumentenmanagement im Griff: HPs Total Print Management

(PresseBox) (Böblingen, ) Mit Total Print Management bietet HP ein ganzheitliches Konzept, um die entstehenden Kosten beim Drucken, Kopieren, Faxen und Digitalisieren, um durchschnittlich 30 Prozent zu reduzieren. Wesentliche Komponenten des Ansatzes sind Endgeräteplatzierungen für eine optimale Balance zwischen Produktivität und Kosten. Gleichzeitig sind sie Werkzeuge für Management und Analyse der Druckerinfrastruktur verbunden mit Lösungen, um die Aufwendungen für den internen Support, den Einkauf und die Logistik zu minimieren. HP Experten und IT Verantwortliche im Unternehmen erarbeiten auf Basis intensiver Analysen und Bestandsaufnahmen der vorhandenen Druckinfrastruktur maßgeschneiderte Lösungen und betriebliche Abläufe neu. Das Total Print Management bietet neben dem reinen Kauf von Endgeräten weitere flexible Finanzierungs- und Serviceoptionen bis hin zum kompletten Outsourcing der Druckumgebung. Dabei unterstützt der Ansatz die Unternehmen, Kosten deutlich zu reduzieren und ihre Geschäftsabläufe zu optimieren. Detaillierte Informationen gibt es im Internet unter www.hp.com/de/tpm/

Optimale Druckumgebung — HP setzt auf ganzheitliche Analyse

Im letzten HP Geschäftsjahr hat HP in den Aufbau eines deutschlandweiten Teams von Lösungsspezialisten investiert. Sie sollen bei ganzheitlichen Digital Imaging Projekten analysieren, beraten und diese auch implementieren. Die Teams bestehen aus HP Mitarbeitern, welche zum einen für Großkunden und zum anderen für mittelständische Kunden bei HP Handelspartnern zuständig sind. Während der Analyse untersuchen die Berater neben den reinen Druck-, Kopier- und Faxvolumina auch die Arbeitsprozesse und Infrastruktur des Unternehmens. Ziel ist es die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren.

Quellen der Optimierung

Die Gesamtkosten der im Unternehmen erstellten Dokumente bestehen aus den Arbeitskosten der Mitarbeiter, dem Support- und Serviceaufwand, Energie, Verbrauchsmaterial, Hardware und Beschaffungskosten. Der rein kaufmännische Ansatz, um die Kosten für den Ersatz von Arbeitsplatzgeräten durch kostenoptimierte Abteilungsgeräte zu reduzieren, führt in der Regel zu einer geringeren Produktivität. Die damit verbundenen Verluste an Arbeitszeit überschreiten die Kostenersparnis deutlich. HP setzt daher auf eine Balance zwischen arbeitsplatznahen Peripheriegeräten für die häufigsten Dokumente und zentralen Maschinen für hohe Volumina und spezielle Anforderungen.

Teil des Total Print Management Konzeptes sind Lösungsansätze wie der digitale Dokumentenversand per HP Digital Sender Technologie. Damit lassen sich weitere signifikante Verbesserungen erzielen. Die Produktivität wird gesteigert und die Geschwindigkeit der Kommunikation deutlich erhöht.

Spezialisierte Servicedienste runden das Angebot ab

Mit den von HP angebotenen Komplettservice-Konzepten lassen sich die beim Einkauf von Verbrauchsmaterial entstehenden Beschaffungs-, Lager- und Logistikkosten deutlich reduzieren. Ob bei HP Printadvantage oder dem leistungsfähigen Servicepaket HP Pay per use for Imaging and Printing: Kunden greifen auf eine Premium Hotline als zentralen Anlaufpunkt für alle Anfragen zu. Diese Hotline organisiert beispielsweise den Support im Falle von Reparaturen oder Wartungsarbeiten und veranlasst bedarfsgerecht Toner- und Tintenlieferungen. Damit entfallen sowohl Kapitalbindungskosten, als auch Lagekosten für das benötigte Verbrauchsmaterial.

Transparent und fair

Das Web-basierte Service Portal informiert tagesaktuell über die Druckumgebung und ob jedes Gerät ausgelastet ist, so wird der bisher undurchsichtige Faktor Druckkosten transparent und optimierbar. Um die Total Cost of Ownership zu reduzieren, lassen sich Toner, Tinte und Wartungseinsätzen ohne aufwendige Bestellvorgänge vollautomatische abrufen. Diese Dienstleistung – HP Printmonitoring – können Kunden im Rahmen eines Komplettservice Paketes einsetzen und die Geräte, Dienstleistungen und Verbrauchsmaterialien mieten. Mit dem verbrauchsbasierten „Level-Payment“ bezahlt der Kunde in einem monatlichen Festpreis nur das, was er in Form von Toner und Tinte auch verbraucht hat. Ist der Verbrauch geringer, so bekommt der Kunde dies von HP rückvergütet. Aber auch eine klassische Cost per Page-Abrechnung ist auf Wunsch möglich.

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