Sicher Dokumente verwalten

HP Digital Sending Software 3.0 macht Multifunktionsgeräte fit für den Workflow
(PresseBox) (Böblingen, ) Mit der HP Digital Sending Software 3.0 (DSS) lassen sich Multifunktionsgeräte von HP in bereits existierende Archiv- oder Dokumenten-Management-Systeme einbinden. Die umfangreichen Softwarekomponenten ermöglichen mittleren und großen Unternehmen, den internen digitalen Workflow zu organisieren und zu verbessern. Die Digital Sending Software 3.0 Workflow wird die Sendefunktion des HP LaserJet 4100 und HP LaserJet 9000 MFP deutlich erweitert. Per Knopfdruck lassen sich eingescannte Dokumente in andere Netzwerkordner, an FTP-Server oder Drucker versenden. Mit der HP Digital Sending Software 3.0 Secure Workflow verfügt der Nutzer zusätzlich über die Möglichkeit sich über das NT- und Novell-Authentifizierungsverfahren per Benutzername und Passwort am Gerät anzumelden. Zusätzlich ist eine LAN-Fax-Schnittstelle integriert, mit der HP Multifunktionsgeräte an die gängigsten LAN-Fax-Lösungen angebunden werden können. Dazu zählen zum Beispiel Ferrari, Tobit David, TopCall oder CAE. Je nach Lizenzen, die sich nach der Anzahl der Geräte und Softwarepakete richten, beträgt der Preis zwischen 368 Euro und 12.285 Euro. Die HP Digital Sending Software 3.0 ist seit dem 18. November 2003 im Fachhandel erhältlich. Zu Testzwecken stellt Hewlett-Packard interessierten Unternehmen eine Demoversion von DSS 3.0 mit einer begrenzten Laufzeit von 30 Tage zur Verfügung.

Sicherheit beim digitalen Senden

Die HP Digital Sending Software bietet dem Nutzer ein umfangreiches Sicherheitspaket, welches auf der NT- und Novell-Authentifizierung basiert. Wer beispielsweise ein Multifunktionsgerät benutzen will, muss sich zuerst an der Domäne per Passwort anmelden. Erst dann lassen sich die Kontaktdaten für den Versand des Dokuments am Display des Multifunktionsgerätes eingegeben. So ist gesichert, dass niemand sonst als der Anwender über seinen Namen Dokumente verschicken kann. Arbeiten eine Vielzahl von Mitarbeitern mit dem Multifunktionsgerät, lassen sich über die Software die entstandenen Kosten erfassen und dem jeweiligen Nutzer zuordnen.

Faxfunktion integriert

Zusätzlich zur NT- und Novell-Authentifizierung lassen sich die Multifunktionsgeräte an eine LAN-Fax-Software anbinden. Mit dieser Lösung können Anwender über einen internen dedizierten LAN-Fax-Server faxen. Der Vorteil: die alten Faxgeräte können ausgemustert werden, da die Multifunktionsgeräte als Faxversand- und Empfangseinheit verwendet werden kann. Durch den Betrieb über eine oder wenige zentrale Telefonleitung, ist das System auch deutlich besser gegen Hacker geschützt. Rund 20 LAN-Fax-Lösungen unterstützt HP Digital Sending Software 3.0 wie beispielsweise RightFax, Ferrari, Windows 2000 Fax, Tobit oder Topcall.

Dokumente bequem verwalten und managen

Mit der HP Digital Sending Software 3.0 sind Dokumente bequem zu verwalten und zu verschicken. Mit der Send-to-Folder oder Send-to-Application Funktion legt der Anwender Daten in einer selbst konfigurierten Ordnerstruktur auf dem Server ab. Dazu gibt er einfach den Namen des Empfänger-Ordners in das Adressfeld des E-Mail-Programms ein. Zusätzlich lassen sich Menüfunktionen vom Anwender selbst definieren und mit einer bestimmten Taste festlegen. Die digitalisierten Dokumente lassen sich als JPEG-, PDF- oder TIF-Dateien mit einer zusätzlichen Steuerdatei ablegen. Mit Hilfe der OCR-Software (Optical Character Recognition Software) kann der Anwender aus einem digitalisierten Bild mit Text eine Datei erstellen.

Kontakt

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D-71034 Böblingen
Barbara Wollny
PR Manager IPG
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