VOI-Marktuntersuchung: Dokumenten-Management in Deutschland

Erwartungen haben sich in der Praxis erfüllt
(PresseBox) (Germering, ) Die repräsentative Umfrage des VOI ergab, dass dreizehn Prozent aller deutschen Unternehmen derzeit planen, ein Dokumentenmanagement-System einzusetzen. Wer bereits DMS einsetzt, sieht seine Erwartungen voll erfüllt; 45 Prozent aller Projekte haben sich bereits im ersten Jahr amortisiert. Bestärkt durch das riesige Marktpotenzial erwartet die DocuWare AG, in 2004 an die Erfolge der letzten Jahre anzuknüpfen. Laut VOI-Studie zählt das Softwarehaus zu den Top 3 der DMS-Branche.

Die vom VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. Regionalgruppe Süd im Juni initiierte Befragung hatte zum Ziel, mehr Transparenz in den DMS-Markt zu bringen sowie das Marktpotenzial zu ermitteln. Vorrangig ging es darum, sowohl Erkenntnisse über Unternehmen zu gewinnen, die keine Dokumentenmanagement-Technologie einsetzen als auch die Erfahrungen der DMS-Anwender auszuwerten. Der Untersuchungsbericht ist im November erschienen; als Grundlage dienten die Angaben von 819 deutschen Firmen. Es wurden Betriebe von fünf bis 20 bis hin zu über 500 Mitarbeitern berücksichtigt. Die Unternehmen waren über ganz Deutschland verteilt und kamen aus den verschiedensten Branchen.

Beim Bekanntheitsgrad die Nr. 2

Die Mehrzahl der Befragten (72 Prozent) hatte noch kein DMS im Einsatz. 17 Prozent von ihnen kennen entsprechende Produkte und Hersteller; DocuWare wird mit einem zweistelligen Prozentwert an zweiter Stelle genannt. Auffällig ist, dass weitere Lösungen kaum bekannt sind.

DMS-Planungen sind umso konkreter, je größer das Unternehmen. Zu den interessantesten Ergebnissen der Befragung gehört sicherlich, dass dreizehn Prozent aller Betriebe ohne DMS die Einführung eines Systems konkret planen. Die Verfügbarkeit von DMS steigt mit der Unternehmensgröße; so haben Betriebe mit mehr als 500 Mitarbeitern bereits zu 47 Prozent ein Archivsystem im Einsatz. Legt man die Aussagen aller Befragten zugrunde, so haben sich 45 Prozent aller DMS-Projekte bereits im ersten Jahr amortisiert. Und egal, ob es um Platz- oder Zeitersparnis, Kostensenkung, höhere Sicherheit, verbesserten Service oder gestiegene Wettbewerbsfähigkeit geht - die Erwartungen der DMS-Anwender haben sich in der Praxis voll erfüllt.

DocuWare-Einsatz auch in Großbetrieben

Bei der Häufigkeit des Einsatzes von DMS im eigentlichen Sinne (i.e.S.) rangiert DocuWare auf Platz 3; DocuWare wird verstärkt auch in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern eingesetzt. Beim Anwendungsbereich sehen die Befragten primär die Kategorien Archivierung von Unterlagen und Informationsbereitstellung; Content-, Wissens- und Workflow-Management spielen kaum eine Rolle. Mit über 80 Prozent ist der Bereich Buchhaltung/Controlling immer noch das wichtigste Einsatzfeld, bei den Belegarten stehen kaufmännische Unterlagen an der Spitze. Der Mittelwert bei der Zahl der archivierten Dokumente lag bei 200.000, der Maximalwert betrug 90 Millionen.

Bei der Frage nach der Scannerausstattung im Unternehmen wird sichtbar, dass sich digitale Kopiergeräte bereits etabliert haben. Die wichtigsten Nutzenaspekte sind unabhängig von der Betriebsgröße immer noch Raum- und Zeitersparnis.

Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG verantwortlich für Produkte & Finanzen: „Die Untersuchung zeigt, dass das entscheidende Kriterium bei der Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems die Amortisationszeit ist. Wir können anhand zahlreicher Referenzen nachweisen, dass sich DocuWare in der Regel in zwölf bis 18 Monaten amortisiert. Einen Grund dafür sehen wir in den niedrigen Total Costs of Ownership unserer Lösung.“ Der DocuWare-Vorstand blickt zuversichtlich in 2004: „Ein riesiges Marktpotenzial ist vorhanden. Wir werden es nutzen, um die Erfolge, die wir im Jahr unseres 15-jährigen Firmenbestehens erreichen konnten, weiter auszubauen.“

Die VOI-Marktuntersuchung steht auf der DocuWare-Homepage zum Download bereit.

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