Umfrageergebnis: PDF/A kommt – jetzt!

PDF/A-Format inzwischen weitgehend bekannt – über die Hälfte der potentiellen Nutzer plant Einführung in den nächsten zwölf Monaten
(PresseBox) (Berlin, ) Unternehmen, die die Einführung eines einheitlichen Formats für die Langzeitarchivierung planen, setzen zum Großteil auf PDF/A. Dies ist ein Ergebnis der aktuellen Umfrage des PDF/A Competence Center. Weiterhin ergab die Befragung von 377 IT-Entscheidern, dass das PDF/A-Format fast ebenso bekannt ist, wie die bisherigen Archivierungsformate TIFF und PDF, und sogar noch geläufiger als JPEG. Die dagegen noch geringe Verbreitung des Langzeitformats ist auf die erst vor zwei Jahren erfolgte Veröffentlichung als ISO-Standard zurückzuführen. Doch gut die Hälfte aller Interessenten plant konkret noch innerhalb der nächsten zwölf Monate die Einführung von PDF/A. Alarmierendes „Nebenprodukt“ der Umfrage: 63 % aller Befragten Unternehmensrepräsentanten gaben an, ihre Dokumente noch im Originalformat abzulegen. Sie riskieren massive Probleme, was die Verfügbarkeit in den kommenden Jahren angeht und verstoßen gegen gesetzliche Regularien hinsichtlich der Aufbewahrung von Dokumenten. Unternehmen, die das PDF/A-Format nutzen, haben die Garantie, dass die Dokumente langfristig lesbar erhalten bleiben. Sie entsprechen somit gesetzlichen Anforderungen und haben gleichzeitig die Sicherheit, dass digital abgelegte Informationen über Jahrzehnte hinweg verfügbar bleiben.

Das PDF/A Competence Center hat eine Befragung zum Thema Archivierungsformate und PDF/A durchgeführt. Die Ergebnisse wurden jetzt in einem Marktforschungsbericht zusammengefasst und geben einen repräsentativen Aufschluss über die aktuelle Lage von PDF/A. Das im Oktober 2005 veröffentlichte ISO-Format für die Langzeitarchivierung erfreut sich demnach einer verbreiteten Bekanntheit: Bereits 93 % aller Befragten kennen es.
„Dies ist sicherlich auch auf unsere intensive Arbeit im PDF/A Competence Center zurückzuführen“, freut sich Thomas Zellmann, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center, über die Umfrageergebnisse. „Es ist keine Selbstverständlichkeit, dass ein neuer ISO-Standard nach nur zwei Jahren derart ins Bewusstsein der Anwender gerückt ist. Unserer Zielsetzung, dem PDF/A-Format zur Durchsetzung am Markt zu verhelfen, sind wir ein ganzes Stück näher gerückt. Und auch die Zahlen über die geplante Nutzung des Langzeitformats sind sehr erfreulich“, führt Thomas Zellmann weiter aus.
Denn zwar verwenden erst 11 % PDF/A in ihrem Unternehmen, doch 80 % der Befragten gaben an, dessen Einsatz über kurz oder lang zu planen. Für mehr als die Hälfte der Interessenten ist dieses Vorhaben bereits sehr konkret: Mehr als die Hälfte wird entsprechende Projekte innerhalb der kommenden zwölf Monate starten, ungefähr 20 % sogar im nächsten Halbjahr oder früher.

Einsatzgebiete für und wichtige Leistungsmerkmale von PDF/A

Die Umfrage des PDF/A Competence Center gibt außerdem Aufschluss über die aktuellen und künftigen Einsatzgebiete von PDF/A in Unternehmen. Sie werden vorrangig in der Digitalisierung von Dokumenten sowie der Konvertierung digitaler Originaldokumente und existierender PDF-Dateien gesehen. Auch bei der Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie im Rahmen von Archiv-Migrationen ist die Nutzung von PDF/A vorgesehen, so die Angaben vieler Umfrageteilnehmer. Bei den Aussagen zu den wichtigen Leistungsmerkmalen spielt die Langzeitarchivierung eine wichtige Rolle. In etwa 50 % der Fälle erscheint eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren ausreichend. Branchenspezifisch werden hingegen auch deutlich längere Fristen gefordert. Dies gilt insbesondere für den öffentlichen Dienst sowie Banken und Versicherungen. Als weitere Leistungsmerkmale bei der Wahl eines Formats für die Langzeitarchivierung sind die Möglichkeit der Volltextsuche sowie die zweifelsfreie Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen genannt worden. Speziell künftige Nutzer von PDF/A legen zudem einen hohen Wert auf die Unabhängigkeit von Betriebssystem, Software und Hersteller.

Hoher Anteil legt Dokumente im Originalformat ab

Bei der Frage „Welche Formate der Archivierung werden derzeit in Ihrem Unternehmen eingesetzt?“ haben 63 % angegeben, ihre Unternehmensdokumente direkt im Erstellungsformat abzulegen. „Angesichts der gesetzlichen Anforderungen an die langfristige Verfügbarkeit von revisionspflichtigen Dokumenten können sich Unternehmen diese Form der Archivierung eigentlich nicht leisten“, kommentiert Thomas Zellmann. „Doch ist davon auszugehen, dass ein hoher Bestandteil davon auch zu denen gehört, die die Einführung einer Archivierungsstrategie mit PDF/A in absehbarer Zeit planen.“ Bei einer Archivierung im Originalformat ist die gesicherte Lesbarkeit der Dokumente im Rahmen der rasanten Weiterentwicklung der IT nach wenigen Jahren nicht mehr gegeben. Nur unter hohem Kostenaufwand können Inhalte dann noch zugänglich gemacht werden. Eine entsprechende gesetzeskonforme Strategie ist deshalb für jedes Unternehmen unumgänglich.

Über PDF/A

PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Anerkannte Experten gehen davon aus, dass durch die ISO-Standardisierung das PDF/A-Format sehr schnell an Bedeutung gewinnt und das TIFF-Format allein schon aufgrund der Volltextrecherchemöglichkeit kurzfristig ablöst.

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