Trilux: „Leuchtendes Beispiel“ bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung

SAP-integrierte Gesamtlösung für den Rechnungseingang von ReadSoft im Einsatz beim Anbieter für Leuchten und Lichtlösungen
Am Firmensitz in Arnsberg produziert Trilux innovative Leuchten (PresseBox) (Arnsberg/Neu-Isenburg, ) Die Trilux GmbH & Co. KG hat eine Gesamtlösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung von ReadSoft eingeführt. Die aufeinander abgestimmten Softwarekomponenten ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, Web Cycle und Invoice Cockpit ermöglichen bereits heute das automatisierte Durchbuchen von gut einem Fünftel aller Rechnungen. Insgesamt "durchleuchtet" der Hersteller von Leuchten und Lichtlösungen jährlich 60.000 Eingangsrechnungen elektronisch. Die für SAP-Netweaver zertifizierte Anwendung ist sowohl in SAP integriert als auch an die Archivlösung IBM Common Store angebunden. Ziel war für die Projektverantwortlichen bei Trilux, den Rechnungsprozess sowohl qualitativ zu verbessern als auch zu beschleunigen. Bei der Auswahl wurden zahlreiche Lösungen und Anbieter unter die Lupe genommen. Insbesondere die nahtlose Integration der Lösung in SAP durch die Rechnungsbearbeitungsplattform Invoice Cockpit sprach für den Einsatz am Stammsitz im sauerländischen Arnsberg. Auch bei der Extraktion der Rechnungsdaten lieferte die Gesamtlösung gute Ergebnisse: "Die Software ist selbstlernend, sodass die Erkennungsrate schnell steigt", sagt Projektleiter Tim Breuner. Kostenrechnungen mit Bestellbezug lassen sich mit den Bestelldaten in SAP abgleichen und können so automatisiert verarbeitet werden.

Um Eingangsrechnungen von den zuständigen Sachbearbeitern prüfen und freigeben zu lassen, setzt Trilux die Workflow-Lösung Web Cycle ein. Hiermit können auch Preisdifferenzen abgeklärt werden. Anhand der auf den Rechnungen angegebenen Besteller wird die Rechnung direkt richtig weitergeleitet. Die Möglichkeit zur Zahlungsfreigabe ist entsprechend eines hinterlegten Limits für die Mitarbeiter individuell geregelt. Rund 230 Anwender arbeiten mit dem Workflow. Seit der Einführung kommen Zeitverzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung nicht mehr vor. Bis elf Uhr morgens sind die eingehenden Belege jeweils erfasst und verteilt.

In der Vergangenheit war es für das Rechnungswesen dagegen kaum möglich, einen vollständigen Überblick über die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu behalten. "Der papierbasierte Ablauf erschwerte unsere Liquiditätsplanung und benötigte darüber hinaus zuviel Zeit. Die Bearbeitung einer Rechnung von deren Eingang bis zur Buchung dauerte einfach zu lange", erinnern sich Tim Breuner und Reinhard Maiworm, Leiter der Trilux-Buchhaltung. Dass der bisherige hohe Level der Skontoausschöpfung erhalten werden konnte, schreibt das Projektteam der softwareseitigen Unterstützung zu. Besonders geschätzt wird, dass sich Rechnungen heute über verschiedene Kriterien suchen und per Mausklick aufrufen lassen.

Darüber hinaus ist die mit ReadSoft realisierte Lösung offen für künftige Erweiterungen. So will man bei Trilux beispielsweise rasch darauf reagieren, wenn von Seiten der Lieferanten und Partner die Umsetzung von E-Invoicing und Elektronischer Signatur gewünscht wird.

Über Trilux GmbH & Co. KG:

Das Unternehmen Trilux wurde 1912 von Wilhelm Lenze gegründet. Trilux ist spezialisiert auf Entwicklung und Produktion von Leuchten sowie der Bereitstellung von Lichtlösungen. Trilux-Produkte werden weltweit eingesetzt, unter anderem in Büros, Schulen, Einkaufspassagen und Geschäften, Kliniken, Flughäfen und Bahnhöfen, Banken und Finanzeinrichtungen sowie an Straßen, Plätzen, Grünanlagen und Fußgängerzonen. Hauptsitz von Trilux ist im sauerländischen Arnsberg, wo das Unternehmen rund 1250 Angestellte beschäftigt. Hier befinden sich außerdem die Trilux Medizintechnik (medizinische Versorgungseinheiten) und die Tochtergesellschaft BAG Electronics GmbH. Weltweit beschäftigt die Trilux-Gruppe rund 3.900 Mitarbeiter.

Der Name Trilux leitet sich aus einer Innovation ab, die das Unternehmen bereits nach dem zweiten Weltkrieg auf den Markt brachte, nämlich die dreifache Lichtausbeute von den "Trilux"-Leuchten gegenüber traditionellen Glühlampen.

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