BMWi-Projekt zeigt: Elektronischer Dokumentensafe ersetzt Aktenraum

(PresseBox) (Berlin, ) Zur Fachkonferenz "Rechtssichere elektronische Archivierung" trafen sich am 11. Dezember 2007 rund 150 Experten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung, um über zukunftsweisende Technologien und Methoden zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente zu diskutieren, die an praktischen Erfordernissen ausgerichtet sind. Unter dem Motto "Scannen, Konvertieren, Archivieren" wurden die Ergebnisse des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Technologievorhabens TransiDoc - Rechtssichere Transformation signierter Dokumente - öffentlich vorgestellt.

MDG Detlef Dauke, Leiter der Abteilung Technologiepolitik im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi), betonte anlässlich der Konferenzeröffnung: "In Wirtschaft und Verwaltung sind rechtssichere elektronische Archive von großer Bedeutung. Allein im Gesundheitswesen werden die Gesamtkosten für die Archivierung papierbezogener und elektronischer Dokumente auf ca. 2,5 Milliarden Euro pro Jahr geschätzt. Für die Zukunft kann ein Bedarf von rund 3 Milliarden digital signierten Dokumenten angenommen werden, die jährlich hinzukommen und rechtssicher archiviert werden müssen. Der elektronische Dokumentensafe wird den herkömmlichen Papier-Aktenraum mehr und mehr ersetzen."

Der Bedarf zur rechtssicheren elektronischen Archivierung ergibt sich vielfach aus der Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten, für Dokumentationszwecke oder zur Beweissicherung im eigenen Interesse. Rechtliche und technische Unsicherheiten führen jedoch vielfach dazu, dass papiergebundene und elektronische Dokumente in unnötiger Weise immer noch simultan geführt und aufbewahrt werden, mit der Folge hohen Mehraufwands und zusätzlicher Kosten.

Anlässlich der Fachkonferenz am 13. Dezember 2007 wurden deshalb technische Lösungsansätze wie auch rechtliche Bewertungen zur Langzeitarchivierung präsentiert. Dabei zielt das Vorhaben Transidoc auf die Verbindung von Papierwelt und elektronischer Welt beim Scannen und Drucken von Dokumenten, sowie auf die erforderliche Konvertierung elektronischer Dokumente, z.B. zwecks Anpassung an neue Speicherformate oder neue Anwendungs-Software. Im übertragenen Sinn geht es um die automatisierte Anfertigung einer beglaubigten Abschrift in der Online-Welt.

Wichtige Grundlagen zu diesem Thema wurden bereits in dem vom BMWi geförderten Vorgängerprojekt ArchiSig - Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung digital signierter Dokumente - erarbeitet, das in Pilotanwendungen und einer Simulationsstudie auf Praxistauglichkeit und Rechtsicherheit hin evaluiert wurde. Insgesamt stehen jetzt eine Reihe von Leitlinien, Lösungen und Standards zur Verfügung.

Detlef Dauke: "Es ist ein großer Erfolg, dass die IETF (Internet Engineering Task Force) einen Standard zur Langzeitarchivierung und gesetzeskonformen Signaturerneuerung (Evidence Record Syntax (ERS) / RFC4998) veröffentlicht hat, der auf den ArchiSig-Ergebnissen basiert."

Zwischenzeitlich wurde bereits vielfach nachgewiesen, dass qualifizierte digitale Signaturen eine wichtige Grundlage bieten können, um Geschäftsprozesse sicher zu gestalten, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Für Anwender geht es deshalb nicht allein um zusätzliche Kosten, sondern vielfach um Investitionen, die zu mehr Effizienz und letztlich Kostenersparnissen führen können. Auf der Anbieterseite geht es um einen lukrativen Markt. Bereits heute ist der Gesamtmarkt für Dokumenten-Management-Systeme allein in Deutschland im Milliardenbereich anzusiedeln.

Die Ergebnisse von TransiDoc und ArchiSig wurden breit publiziert. Ein "Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente" (BMWi-Dokumentation Nr. 564) steht als kostenfreier Download auf den Internetseiten des BMWi bereit.

Kontakt

BMBF Bundesministerium für Bildung und Forschung
Kapelle-Ufer 1
D-10117 Berlin
Pressestelle des BMWi
Social Media