Patienten statt Akten pflegen

Eingangsrechnungs-Workflow in allen Vorarlberger Krankenhäusern live
(PresseBox) (Germering, ) Alle fünf Landeskrankenhäuser der Vorarlberger Krankenhausbetriebsges.m.b.H. verbuchen seit kurzem ihre Eingangsrechnungen automatisch in SAP. Parallel dazu werden die kaufmännischen Belege mit der entsprechenden elektronischen Patientenakte revisionssicher in DocuWare archiviert.

Mussten im LKH Feldkirch früher circa 23.000 Lieferscheine jährlich per Hand rund 45.000 Eingangsrechnungen zugeordnet werden, so gelangen die Belege heute nach Eingang per Post in einen digitalen Workflow. Über DocuWare CONNECT to SAP werden – parallel zur revisionssicheren Ablage im zentralen Dokumenten-Pool – die eingescannten Informationen vollautomatisch per Optical Character Recognition (OCR) und Freeform-Erkennung analysiert und als strukturierte Datensätze an die betriebswirtschaftliche Lösung weitergeleitet. Die Durchlaufzeit der Rechnungen vom Scannen bis zur endgültigen Verbuchung konnte von vier auf durchschnittlich zwei Tage reduziert werden. Alle Dokumente sind direkt aus SAP heraus aufrufbar und aus Gründen der Ausfallsicherung auch direkt in DocuWare recherchierbar.

Seit März 2007 arbeitet das Landeskrankenhaus (LKH) Feldkirch produktiv mit einer elektronischen Patientenakte (EPA). Realisiert wurde die EPA durch Integration des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare in das Krankenhausinformationssystem (KIS) Patidok und in darauf aufsetzende medizinische Programme sowie in die betriebswirtschaftliche SAP-Lösung. Ziel des unter Federführung von Mag. Harald Keckeis in Feldkirch gestarteten Projekts war die konsequente Einbindung papierbasierter Dokumente in den elektronischen Informationsfluss.

Die elektronische Patientenakte
Als Informationsbasis der EPA dient in Feldkirch das papierbasierte Archiv der Jahrgänge 2003 bis 2006, das in Scan-Dienstleistung digitalisiert wurde. Neben klassischen Textdokumenten umfasst eine Krankengeschichte auch grafische Darstellungen wie EKG-Kurven, Ultraschallbilder und Fieberkurven in DIN A3 und größeren Formaten. Inzwischen befinden sich mehr als 120.000 Krankengeschichten mit über fünf Millionen Seiten im DocuWare-Archiv. Aktuelle Patientenakten sollen künftig binnen fünf Werktagen digitalisiert werden.

Das Landeskrankenhaus Feldkirch gehört zur Vorarlberger Krankenhausbetriebsges.m.b.H. und ist Vorreiter bei der EPA-Einführung. Auch im benachbarten Rankwell ist die elektronische Patientenakte bereits im Einsatz; sukzessive erfolgt der Rollout in den angeschlossenen Kliniken Hohenems, Bludenz und Bregenz. Der Eingangsrechnungs-Workflow mit DocuWare ist jedoch seit Ende 2007 in allen Vorarlberger Krankenhäusern live.

DocuWare – Software für Integriertes Dokumenten-Management
Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records-Management gewährleistet einen siche-ren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD-Techniken und für erweiterte Workflow-Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange, GroupWise oder Lotus Notes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern.

DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 13 Sprachen erhältlich.

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