Neue Office Manager Version mit direkter Schnittstelle zu Sceye 2.0

Zum Jahresbeginn bringt das Softwarebüro Krekeler die optimierte Version 8.0 des Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems Office Manager auf den Markt. Erhältlich ist die neue Software schon wie die Vorgängerversion über Seceidos
om screenshot (PresseBox) (München, ) Das Upgrade bietet interessante neue Funktionalitäten im Bereich der Archivierung von Papierdokumenten. Hierzu gehört zum einen ein Datenabgleich des Belegarchivs mit der digitalen Buchhaltung. Zum anderen ist nun auch die Ausführung der OCR-Texterkennung im Hintergrund möglich, so dass der Anwender ohne Unterbrechung weiter arbeiten kann. Belege lassen sich jetzt direkt für eine Datenträgerüberlassung nach GDPdU Z3 auf CD oder DVD brennen. Weitere Neuigkeiten sind die Barcode-Trennung beim Stapelscan oder die Verknüpfung der Dokumente zu Outlook-Kontakten.

Besonderes Augenmerk bei der Weiterentwicklung lag auf der reibungslosen und bequemen Nutzung neuer Scan-Technologien, wie beispielsweise der digitalen Dokumentenkamera Sceye. Hiermit werden Dokumente nicht klassisch gescannt, sondern fotografiert. Der aktuelle Office Manager beinhaltet neben der Twain-Schnittstelle auch eine schnelle Direktverbindung zur Sceye Version 2.0. Die Dokumente werden als durchsuchbare PDF-Dateien archiviert und über die Office Manager-Volltextsuche jederzeit wiedergefunden. Weitere Informationen unter www.seceidos.de

Über Office Manager

Dokumentenmanagement und Archivierung mit dem Office Manager

Der Office Manager ist ein allgemein einsetzbares, konfigurierbares und leistungsstarkes DMS-Produkt für den schnellen Zugriff auf beliebige Windows-Dokumente.

Er unterstützt die Attributierung (Zuordnung zu Projekten, Gruppen u.a.) und die Volltextindexierung der Dokumente.

Unsere Dokumentenverwaltung wird in zwei Versionen angeboten:

- Office Manager CS mit Client/Server-Technologie für Unternehmens-Netzwerke und hohe Sicherheitsanforderungen
- Office Manager Pro für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke.

Ordnung halten ohne Verzeichnisbaum

Bei der klassischen Ablage in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele Dokumenteigenschaften in einem Strukturbaum zu hinterlegen: C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf

Wie finden Sie jetzt alle offenen Rechnungen aller Kunden?

Im Office Manager erhält das Dokument parallele Eigenschaften: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status "Offen" und es erhält die Belegnummer 7123 mit Buchungsdatum.

Jetzt sind beliebige Suchanfragen möglich:
"Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",
"Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder
"Zeige mir alle Angebote, die mein Kollege für Mustermann erstellt hat".

Welche Eigenschaften ein Dokument erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und Lieferanten, Aktenzeichen und andere Gruppen - was immer Sie möchten.

Volltextsuche ohne Zeitaufwand

Die Dokumentinhalte werden in einer Datenbank indexiert. Bei einer Volltextsuche brauchen die Dokumente nicht mehr geöffnet zu werden - das Programm fragt vielmehr den schnellen Datenbankindex ab.

Sie geben nur noch die gesuchten Begriffe ein und finden das Dokument in weniger als einer Sekunde.

Und so geht's mit dem OfficeManager

Zum Beispiel: einen neuen Brief erstellen...

Sie wählen im Office Manager die gewünschte Dokumentvorlage, geben das zugeordnete Projekt und eventuell weitere Attribute vor und klicken auf OK. Im Hintergrund wird der Brief mit Hilfe der Vorlage erstellt und die Dokumentdatei im Projektverzeichnis gespeichert. Ihre Textverarbeitung -beispielsweise MS-Office oder OpenOffice.org- öffnet sich mit dem neuen Dokument. Sie können den Brief jetzt weiter bearbeiten und beispielsweise ausdrucken. Der Office Manager liest anschließend den Dokumententext ein und erstellt den Index für eine spätere Volltextsuche.

... Dokumente jederzeit wiederfinden ...

Das Programm verfügt zum einen über eine sehr schnelle Volltextabfrage: die Suche nach enthaltenen Wörtern ist in weniger als einer Sekunde fertig. Darüber hinaus können Sie die Dokumente nach beliebigen Attributen, wie beispielsweise dem Projekt, Dokumentnamen, Bearbeitungsdatum oder zuständigem Mitarbeiter filtern. Angenommen, Sie markieren das Projekt "Prinzenallee", wählen den Kunden "Meyer" aus und geben für den Volltextindex "Landshausdiele" vor: nach einem Klick auf "Suchen" befinden sich nur noch die Dokumente in der Ansicht, welche diesem Projekt zugeordnet sind, den Kunden betreffen und das gesuchte Wort im Text beinhalten. Je mehr Attribute Sie vorgeben, desto genauer wird die Suche eingegrenzt. Und das alles unterhalb einer Sekunde!

... einzelne bestehende Dokumente verwalten ...

Dazu starten Sie am besten den Windows-Explorer, markieren die gewünschten Dateien und schieben sie per Drag&Drop auf den Office Manager. Dieser beginnt mit der Volltextindexierung und Sie können das Dokument den gewünschten Attributen, wie dem Projekt zuordnen. Die Drag&Drop-Funktion ist sehr leistungsfähig: beispielsweise können Sie die Projektzuordnung auch vornehmen, indem Sie das Dokument auf dem entsprechenden Projekteintrag ablegen. Das Programm kann diese Zuordnung aber auch automatisch anhand der Verzeichnisstrukturen ermitteln.

Drag&Drop oder das Kopieren über die Zwischenablage sind ebenfalls sehr gut geeignet, um Ihre E-Mails aus Outlook, Lotus Notes und anderen Mailprogrammen in die zentrale Verwaltung zu übernehmen. Ordnen Sie alle projektrelevanten Dokumente, Mails, Faxe und Papiere der zentralen Projektverwaltung hinzu.

... projektorientiert oder auch nicht ...

Wir verwenden hier immer wieder den Begriff "Projekt". Dies ist aber nur als Beispiel für das häufig verwendete projektorientierte Verwalten von Informationen zu sehen. Sie werden ihre eigene Hauptkategorie festlegen und nach Kunden, Bauvorhaben, Warengruppen, Aktenzeichen oder sonstigem ablegen. Der Office Manager erlaubt die gleichzeitige Zuordnung der Dokumente zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien. Oder: Sie verzichten ganz auf diese Attribute und verlassen sich durchgängig auf den Volltextindex, wie es häufig bei der Archivierung von Papierdokumenten getan wird.

... Papierdokumente mit dem Fujitsu ScanSnap einlesen ...

Sie legen ein einzelnes Papier oder einen ganzen Stapel in den Einzelblatteinzug und drücken die Scan-Taste. Das Dokument wird eingelesen und als Bild im PDF-Format gespeichert. Die ABBYY FineReader Texterkennungssoftware hinterlegt den erkannten Volltext im PDF-Dokument. Der Office Manager importiert das Dokument und indexiert den Text. Fertig! Den Office Manager gibt es übrigens auch im Paketangebot mit dem ScanSnap, Adobe Acrobat u.a.

... Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD ...

Sie geben im Office Manager das Projekt und ggf. die Daten für den Schriftkopf ein und klicken auf OK. Im Hintergrund wird die Zeichnung vorbereitet und der Schriftkopf erstellt. Die Zeichnungsdatei wird im vorgegebenen Projektverzeichnis gespeichert und direkt geöffnet. Sie konstruieren die Zeichnung wie gewohnt im CAD. Sobald Sie zum Office Manager zurückkehren liest dieser die Zeichnungsattribute und den gesamten enthaltenen Text für den Volltextindex ein. Die Attribute im Archiv und der Zeichnung können synchronisiert werden: Änderungen, wie beispielsweise ein neuer Zeichnungsname im Schriftkopf, kann der Office Manager automatisch als neuen Dokumentnamen in das Archiv übernehmen.

Kontakt

Seceidos GmbH & Co KG
Pfarrer-Staiger-Str. 39
D-55299 Nackenheim
Robert Hochrein
Seceidos GmbH&Co. KG

Bilder

Social Media