Briefumschläge oder Dokumente? ImageTrac-Plattform von IBML verarbeitet beides

IBML auf der CeBIT 2008
(PresseBox) (Konstanz / Hannover, ) Imaging Business Machines (IBML) präsentiert auf der diesjährigen CeBIT Besuchern die Vorteile intelligenter Scanprozesse anhand seiner Hochleistungs-Scanplattform ImageTrac®. Im Live-Einsatz können sie mitverfolgen, wie die robusten Highend-Geräte mit umfassender Software gemischtes Beleggut automatisiert verarbeiten. Dokumente unterschiedlicher Größe und Beschaffenheit können ohne Vorsortieren in einem Arbeitsgang digitalisiert und erfasst werden. Dabei initiiert und steuert der ImageTrac bereits während des Scanvorgangs selbstständig Geschäftsprozesse. Dies ermöglicht die umfassende „Intelligenz“ der Plattform, die viele Schritte automatisiert abwickelt, wo andere Systeme manuelle Eingriffe erfordern oder schlicht keine Lösung bieten.
Erstmals zeigt IBML die neue „Thick-Document-Option“. Diese ermöglicht Unternehmen, mit einem Gerät nicht nur Dokumente, sondern auch Briefumschläge − und zwar bis zur Größe C5 und drei Millimetern komprimierter Dicke − zu scannen. So verarbeitet der Image Trac Scanner den gesamten Posteingang inklusive eventueller Rückläufer. Er liest Adressen per OCR automatisch aus und kann auch Barcodes zum Sortieren oder direkten Zuordnen verwenden.
Zu sehen sind die ImageTrac Scanner an den Messeständen der IBML-Partner Kodak und Elsag sowie auf dem Showcase „Digitale Postbearbeitung“ des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (Halle 3, Stand A29). Dort können CeBIT-Besucher mitverfolgen, wie sich eingehende Dokumente vollständig papierlos bearbeiten lassen, und wie Unternehmen von intelligenten Scanvorgängen profitieren.

Die ImageTrac-Geräte von IBML verbinden leistungsfähige Scan-Hardware mit intelligenter Software. In einem Arbeitsgang digitalisieren sie Papierstapel, extrahieren daraus geschäftsrelevante Daten und lösen Transaktionen aus. Die Software erkennt beispielsweise bei Anträgen, ob diese komplett ausgefüllt sind, und sortiert unvollständige aus. Bis zu 24 Sortierfächer stehen zur Verfügung. Trennblätter sind weitgehend nicht mehr nötig. Darüber hinaus sorgt seit kurzem eine neue Technologie für noch mehr Effizienz: Die Hardwarelösung DynamicTIFFTM regelt die Hell-Dunkel-Justierung beim Scannen heterogener Dokumente. Dadurch lassen sich große Mengen von Papierbelegen schnell und gleichzeitig treffsicher in hochwertige digitale Dokumente verwandeln. Notwendige Entscheidungen für optimale Einstellungen trifft die Software automatisch, aufwändige manuelle Nachbearbeitungen reduzieren sich erheblich und Unternehmen profitieren so von produktiveren Scanprozessen.

Dazu Hans D. Baumeister, Business Development Manager bei IBML Deutschland: „Unser Ziel ist es, die Scanner so effizient und automatisiert wie möglich zu gestalten, um unseren Kunden sinnvolle und weitgehende Arbeitserleichterungen zu bieten. Dafür greifen wir deren Anforderungen sowie Projekterfahrungen auf und statten unsere Scanplattformen kontinuierlich mit erweiterter Intelligenz aus. So liefern sie immer bessere Scan-Ergebnisse bei gleichzeitig zunehmender Automatisierung. Die tiefgehende Einbindung der Plattform in die Dokumentprozesse der Kunden ermöglicht erhebliche Einsparungen im Tagesgeschäft.“

Die während des Scanvorgangs ausgelesenen Daten stehen unmittelbar zur Weiterverarbeitung, beispielsweise in ERP-Systemen oder Branchenapplikationen, zur Verfügung. Somit werden Prozesse, wie die Verarbeitung von Rechnungen, Formularen oder Eingangspost, massiv beschleunigt. „Unsere Integration in das Transaktions-Management entlastet Unternehmen maßgeblich bei der Bearbeitung von Dokumenten unterschiedlichster Art. Manuelle Tätigkeiten wie das Überprüfen von Dokumenten entfallen, sodass ein Return on Invest (ROI) schnell erreicht wird“, fasst Hans D. Baumeister zusammen.

IBML adressiert mit seinen leistungsfähigen Scan-Maschinen insbesondere Scandienstleister, Industrieunternehmen sowie Banken und Versicherungen. Mit den ImageTrac-Scannern ist unter anderem eine simultane Vorder- und Rückseitendigitalisierung in Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß möglich sowie eine mehrfache Bildausgabe eines Dokuments (z. B. als TIFF plus JPEG bzw. Bild-Ausschnitten).
Neu hinzugekommen ist die sogenannte „Thick-Document-Option“. IBML hat seine ImageTrac-Geräte mit neuem Feeder und Pockets ausgestattet, die eine Verarbeitung von Briefumschlägen bis zu Größe C5 und drei Millimetern komprimierter Dicke ermöglicht. „Diese Erweiterung ermöglicht es Unternehmen, ihren gesamten Posteingang mit nur einem Gerät zu verarbeiten“, so Baumeister. „Unsere Kunden profitieren beispielsweise von einer effizienteren Bearbeitung von Rückläufern aus Mailingaktionen. Adressen werden direkt per OCR automatisch ausgelesen und an angeschlossene Back-End-Systeme weitergeleitet. Über Barcodes lassen sich Briefumschläge mit vertraulichen Informationen geschlossen direkt an die zuständige Abteilung weiterleiten.“

Ergänzend dazu bietet IBML mit DocNetics® eine modular aufgebaute Softwarelösung an, mit der Anwender ihre ImageTrac Scanner je nach Anforderung beliebig erweitern können. Mit dem Module Barcode lassen sich bspw. gleich mehrere ein- und zweidimensionale Barcodes oder auch Patchcodes auf beiden Seiten von Dokumenten erkennen. DocType ist das Modul zur intelligenten Erkennung von Formularen. Mit ihm können neue Dokumenttypen rasch antrainiert werden. Die manuelle Sortierung entfällt, Trennblätter werden überflüssig. Weiterhin verfügbar sind die DocNetics Module ChecksAll, mit dem sich sämtliche eingehenden Schecks, Überweisungsträger etc. beim Scannen direkt vom Image erkennen, und Kodierungszeilen sowie OCR-Felder auslesen lassen, sowie Separate on Envelope, durch dessen Umschlags-Erkennung eine automatische Dokumenttrennung, z.B. beim Digitalisieren des Posteingangs, möglich wird. Das Modul Recognition ermöglicht das Einlesen von OCR, ICR und OMR Feldern von beiden Seiten der Seite während des Scanprozesses. Gelesene Inhalte können direkt für die Ermittlung einer Aufdrucksequenz, Datenbankrückfragen, bzw. Zuteilung eines Sortierfachs genutzt werden.

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