Innovative Kanzlei-Lösung KOLDI spart Zeit und Kosten

(PresseBox) (Siegen, ) Nach dem großen Erfolg des Dokumenten-Management-Systems Doku@Web®
welches bei vielen namhaften Kunden im Einsatz ist, wird der Erfolg mit einer neuen, bisher einzigartigen Lösung fortgesetzt. Um die Vorteile eines elektronischen Archivs mit den spezifischen Anforderungen von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zu verbinden, wurde bei dem Siegener Rechenzentrums - Dienstleister Datasec die Branchenlösung KOLDI entwickelt.

Die Branchenlösung KOLDI ist eine Vorgangsbearbeitung auf Basis elektronischer Archivierung. Die revisionssichere Ablage von Dokumenten steht im Vordergrund. Mit Hilfe der eigenentwickelten Datev - Schnittstelle kann der Vorgang der Buchung und Bearbeitung von Dokumenten deutlich beschleunigt und vereinfacht werden.

Denn Buchungsdaten werden lediglich einmalig im Doku@Web® - Archiv revisionssicher abgelegt und dabei mit einem elektronischen Buchungsstempel versehen. Der dabei entstandene Datensatz wird an die Buchhaltungssoftware wie z.B. Kanzleirechnungswesen der Datev übergeben. Die Belege müssen nicht doppelt (z.B. mit der Buchungssoftware) erfasst werden. Die möglichen Buchungsszenarien entsprechen dabei exakt den neuen Vorschriften der Abgabenordnung (AO).

Die Lösung bietet unterschiedliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Beratern. Beispielsweise kann ein Unternehmen seine Belege wie gewohnt scannen, indizieren und im ASP-Archiv abspeichern. Der Steuerberater greift mit einer Lese-Berechtigung über einen sicheren Remotezugang auf die Dokumente im Hochsicherheits-Rechenzentrum zu und kann die noch offenen Indizes wie Kostenstelle, Gegenkonto oder Buchungskreis angeben.

Sobald der Berater einen Monat auswählt und diesen abschließt, setzt das System alle in diesem Zeitraum bearbeiteten Rechnungen auf den Status verbucht und ergänzt ein Buchungsdatum. Außerdem werden eine Protokolldatei sowie eine Buchungsdatei erstellt. Letztere entspricht genau den Vorgaben der DATEV und kann somit direkt an das Genossenschafts-System übergeben werden.

Natürlich bietet KOLDI Steuerberatern, Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern auch darüber hinaus jede denkbare Unterstützung bei der Organisation, Ablage und Recherche von Dokumenten. So lässt sich beispielsweise der Posteingang digitalisieren und Korrespondenz und weitere Dokumente zu einem Kunden in einer Kundenakte ablegen. Die Lösung bringt den Anwendern eine enorme Zeitersparnis durch einen schnellen Zugriff auf gesuchte Informationen sowie durch die automatische Sortierung nach beliebigen Kriterien. Ein flexibles Produktkonzept, die revisionssichere Speicherung der Daten auf unveränderbaren Medien sowie ein überzeugendes Sicherheitskonzept gehen dabei auf die besonderen Anforderungen der Zielgruppe ein. Nicht zuletzt sind die Kosten aufgrund von monatlichen nutzungsabhängigen Gebührenpauschalen gering und exakt kalkulierbar.

Der Zugriff auf das ASP-Archiv im Siegener Rechenzentrum erfolgt per handelsüblichem Webbrowser über eine gesicherte Datenleitung, ein Virtual Private Network (VPN). Alle Daten werden sowohl verschlüsselt übertragen als auch verschlüsselt und revisionssicher abgespeichert. Nachträgliche Manipulationen von Dokumenten und Belegen sind so unmöglich.

Kontakt

DATASEC information factory GmbH
Welterstr. 57
D-57072 Siegen
Telefon: +49-271/880840
Tobias Weber
Marketingassitent
Social Media