windream Exchange 3.0 archiviert E-Mails in windream

Neue Version der DMS-Lösung für Microsoft Exchange Server verfügbar
(PresseBox) (Bochum, ) Mit windream Exchange 3.0 bietet die Bochumer windream GmbH eine neue Version ihrer Exchange-Lösung für das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream an. windream Exchange 3.0 verfügt im Vergleich zur Vorgängerversion über einen erheblich erweiterten Funktionsumfang. Dazu zählen eine verbesserte Anwendungsoberfläche mit individuellen Konfigurationsmöglichkeiten und die Definition regelbasierter Archivierungsaufgaben einschließlich Filter.

Regelbasierte Konfiguration mit dem Personal Message Archiver
Die neue regelbasierte Konfiguration von windream Exchange gestattet es Anwendern nun, öffentliche und persönliche Postfächer auf dem Microsoft Exchange Server mit beliebigen Zielordnern eines windream-Servers zu verknüpfen. Dadurch werden Nachrichten eines bestimmten Exchange-Postfachs immer in einen festgelegten windream-Ordner verschoben. Anwender können mit dem Personal Message Archiver, der die neu gestaltete Anwendungsoberfläche des Programms repräsentiert, individuelle Archivierungsregeln definieren. Diese Regeln werden als so genannte Archivierungsaufgaben in windream Exchange gespeichert. Aufgaben können jederzeit neu angelegt, geändert oder entfernt werden.

WDA- oder MSG-Format
In den Archivierungseinstellungen des Personal Message Archivers ist einstellbar, ob die Nachrichten im WDA- oder im MSG-Format archiviert werden sollen. Im WDA-Format werden die Anlagen einer Nachricht separat von den anderen Mail-Komponenten in windream gespeichert. Im MSG-Format archiviert das System hingegen die gesamten Exchange-Mails zusammen mit den beigefügten Anlagen.

Neu ist, dass sich entweder nur die Nachrichten eines explizit angegebenen Postfachs oder rekursiv auch alle Nachrichten aus den untergeordneten Postfächern an windream übergeben lassen.

Filter
In den Archivierungsoptionen von windream Exchange 3.0 können nun auch Filter eingesetzt werden. Mit diesen Filtern legen Anwender fest, welche Nachrichten zu archivieren sind. So lassen sich zum Beispiel nur diejenigen E-Mails archivieren, deren Dateien über eine individuell einstellbare Mindestgröße verfügen oder nur Nachrichten, die älter als eine bestimmte Anzahl an Tagen sind.

Zudem sind für jede Archivierungsaufgabe Stichwortlisten definierbar, die als Filter genutzt werden. Das System archiviert dann beispielsweise nur Nachrichten, deren Betreffzeilen ein bestimmtes Stichwort enthalten oder E-Mails, die von bestimmten Absendern stammen. Bei der Verwendung von Filtern übergibt der Archivierungsdienst generell nur diejenigen Nachrichten an windream, die dem jeweils gesetzten bzw. aktivierten Filter entsprechen.

Hintergrund: Das Funktionsprinzip von windream Exchange
windream Exchange ermöglicht eine serverseitige, automatisierte Verwaltung und Archivierung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers. Die Software leitet beliebige Nachrichten und Nachrichten-Anlagen von einem Microsoft Exchange Server automatisch an windream weiter und speichert sie dort. Dieser Prozess führt zu einer deutlichen Entlastung der Mailserver. Zudem können Anwender sowohl von einem Microsoft Outlook-Mailclient als auch über windream auf archivierte Nachrichten zugreifen. Die Datenhaltung ist nicht redundant, da die Nachrichten standardmäßig vom Exchange Server entfernt und nur in windream gespeichert werden.

Bei der Archivierung von Nachrichten hinterlegt windream Exchange auf dem Exchange Server Referenzen, die auf die in windream gespeicherten Mails verweisen. Auf der Clientseite sind diese Verweise in den Postfächern einer Microsoft Outlook-Mailanwendung sichtbar. Anwender arbeiten mit den Verweisen wie mit normalen Outlook-Objekten. In windream abgelegte Nachrichten lassen sich wie jedes andere Dokument indizieren, bearbeiten, archivieren oder löschen.

Windream Exchange ist bereits bei verschiedenen in- und ausländischen Großunternehmen im Einsatz.

Kontakt

windream GmbH
Wasserstraße 219
D-44799 Bochum
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