Imperial Reederei & Spedition archiviert mit DocuWare

Auskunft auf Knopfdruck
(PresseBox) (Germering, ) Rund 8500 Belege gelangen monatlich bei der Duisburger Imperial Reederei automatisch in den zentralen Dokumentenpool. Der schnelle Zugriff darauf ermöglicht den Mitarbeitern im Vertrieb und Finanzbuchhaltung einen optimalen Service gegenüber Kunden. Prozesse für den weiteren Ausbau der Dokumentenmanagement-Lösung sind bereits eingerichtet.

Seit dem Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare konnte der Verwaltungsaufwand bei der Imperial Reederei erheblich reduziert werden. Einmal im elektronischen Archiv eingespielt, stehen alle Ausgangs- und Buchungsbelege innerhalb von Sekunden zur Verfügung.

Vor der DMS-Einführung wurden diese Schriftstücke in unterschiedlichen Ordnern abgelegt. Bei aktuellen Nachfragen mussten zur Klärung Original-Ausgangs- und Buchungsbeleg gesucht werden. Zeitaufwändige und durch „Handarbeit“ fehleranfällige Suchvorgänge sowie Platzmangel führten letztendlich zu der Entscheidung, eine Dokumentenmanagement-Lösung einzuführen. Zusätzliche Argumente waren die gesetzlichen Anforderungen wie Aufbewahrungspflichten oder die elektronische Auswertung aller steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten. Wenn ein Kunde heute mit einer Rechnung ein Problem hat, kann sich der Sachbearbeiter den entsprechenden Beleg sofort auf den Bildschirm holen. In der Regel lassen sich Fragen noch während des Telefonats beantworten.

Mit Interface zur Schifffahrtssoftware
Für DocuWare sprachen vor allem die einfache Handhabung, die Nähe zum Wuppertaler DocuWare-Partner GIID – Gesellschaft für InformationsIntegration und Datenverarbeitung mbH – und die von ihm realisierte Schnittstelle zum Programm ISS – Integrierte Software Schifffahrt. Heute können die Reederei-Mitarbeiter direkt aus der Schifffahrtssoftware heraus Dokumente archivieren und recherchieren, ohne ihre gewohnte Anwendung verlassen zu müssen. Die Mitarbeiter greifen über Terminal-Server-Emulation sowohl auf das Dokumentenmanagement-System als auch auf die Integrierte Software Schifffahrt zu. Der externe Beratungsaufwand inklusive Einführung, Archiverstellung, Schulung und COLD-Anpassung betrug 14 Manntage.

41 Listentypen in der Fibu
Seit Juni 2003 nutzen an fünf Standorten rund 30 Mitarbeiter in Vertrieb und Finanzbuchhaltung das DMS zur Archivierung neuer Dokumente. Die monatlich anfallenden rund 8500 Ausgangsrechnungen und internen Belege aus der Auftragsabwicklung werden direkt ins zentrale Archiv eingestellt. Künftig werden Eingangsrechnungen mit Barcode versehen und gescannt, anschließend verschlagwortet, um ISS-Daten ergänzt und archiviert. Auch die Integration der Finanzbuchhaltung ist geplant. Von der Fibu erstellte Massendaten, zum Beispiel Daten aus der Paisy-Lohnbuchhaltung, Summen und Salden sowie OP-Listen, werden dann vollautomatisch im zentralen Dokumentenpool archiviert. Das Volumen ist sehr groß: Pro Monat fallen hier circa 33.000 Seiten an; es handelt sich dabei um 41 verschiedene Listen in vier Sprachen.

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